Hemos hablado en varias ocasiones de la dificultad e importancia que tiene la implantación de un software de gestión empresarial en una pyme, dada la relevancia que tiene este hito en cualquier empresa. Como en cualquier proceso complejo, la garantía de éxito para una buena implantación ERP, la encontramos en una organización adecuada, para lo cual vamos a dar una serie de recomendaciones para la correcta planificación.
Establecer un proceso
Elaborar un proceso y fijar sus hitos ayuda a no perder el foco y a reflexionar sobre los puntos clave de la implantación. Puede establecerse un “manual” para no olvidar fases clave y que todo el equipo sepa en qué punto se encuentra el proceso y qué punto le sigue. A la hora de diseñar el proceso, identificamos los siguientes requisitos para hacerlo formalmente:
- Establecimiento de criterios de evaluación de cada paso.
- Elaboración de documentación del proceso de implantación.
- Proyección de un plan de trabajo con fechas estimadas.
- Recopilación de documentación de apoyo y consulta.
Conocimiento de la empresa
Antes que pretender conocer los programas a evaluar, los implantadores disponibles e incluso el proceso; es necesario un conocimiento profundo de la propia empresa. En este punto se puede elaborar un estudio tan pormenorizado como se quiera, pero al menos, se recomienda que incida en los siguientes aspectos:
- Estudio de los recursos disponibles, tanto respecto a tiempo como dinero y personas.
- Selección de actores clave, que conozcan las distintas áreas de la empresa a diferentes niveles.
- Reflexión sobre las necesidades concretas y establecimiento de prioridades.
- Proyección de dificultades con las que se puede encontrar la empresa, así como sus limitaciones.
Elaborar un presupuesto
Quizá en un primer momento de decisión baste con una horquilla realista, pero a la hora de iniciar el proceso propiamente dicho (búsqueda de proveedores, selección de necesidades clave, etc.) es imprescindible una cifra los más exacta posible. La clave es proyectar un presupuesto necesario y compararlo con el presupuesto disponible, lo que nos ayudará a enfocar la valoración económica del proyecto cuando el proveedor presente sus números.<
Establecer un cuadro de puntuaciones
Para cada parte del proceso deberemos elegir entre distintas opciones. Dichas opciones se pueden comparar en base a diferentes cuestiones clave, pero éstas pueden no tener el mismo peso entre sí. Un truco que puede ayudar es establecer un cuadro de forma previa, en el que sin influencias que pueden darse posteriormente, se puede asignar una puntuación o un porcentaje en función de interés -necesidad – urgencia.
Preparar solicitudes de información
Para evitar dejarnos llevar y controlar el proceso en todo momento, establecer un “formulario” de solicitud de información permite cuadrar las necesidades y requerimientos con la respuesta que vamos a obtener. El caso contrario es que desde fuera nos indiquen por dónde debemos transitar, cuando quien mejor conoce la propia empresa y sus necesidades es uno mismo. Esto no significa que no nos dejemos asesorar, pero estableciendo las solicitudes con la información que queremos y cómo la queremos ahorra tiempo, facilita el trabajo del proveedor y garantiza un entendimiento total.
El ejemplo más evidente lo tenemos a la hora de realizar un primer contacto con un proveedor de ERP. Si solicitamos información de la empresa estamos dejando vía libre a que el partner “se venda”. Es algo que no tiene nada de malo, pero si enviamos un formulario con las cuestiones que a nuestra propia empresa interesan, además de ayudarnos a realizar un filtro, estamos solicitando al proveedor que se centre en esas cuestiones que son las que nos interesan, sin perjuicio de que éste saque a relucir sus principales puntos fuertes.
Recursos a consultar si estás pensando realizar una buena implantación ERP
- ¿Necesita mi empresa un ERP?: Consideraciones previas.
- Claves antes de iniciar el proceso: Factores a tener en cuenta.
- Consejos para la elección de software: Elegir ERP.
- Pasos a tener en cuenta en la implantación: Implantación ERP.
- Gastos asociados a una implantación: Coste de un ERP.
- Diferencias entre las principales soluciones para pymes: Comparativa ERP pymes.
- Solicitud de consultoría personalizada: Contacto.