Claves para elegir ERP para una pyme

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Elegir ERP para una pyme no es tarea fácil. Todo empieza con la decisión de contar con un ERP en la empresa, algo que puede requerir una amplia reflexión, aunque generalmente es una decisión instantánea a la que se llega por pura necesidad. Lo que nunca debe ser instantáneo y requiere de una profunda reflexión, es el proceso posterior: cuando sabemos que necesitamos contratar ERP, pero tenemos que pensar cual.

 

Elegir el mejor ERP

Contratar ERP en base a necesidades es fundamental para que el proyecto no se alargue más de lo esperado; pero sobre todo para que se culmine con éxito y la herramienta sea capaz de ofrecer el máximo rendimiento para cumplir con los objetivos planteados. Una mala elección es la principal causa de retrasos en la implantación, los temidos sobrecostes o en el peor de los casos, la imposibilidad de aprovechar sus prestaciones de un programa de estas características.

En el mercado existe una gran variedad de software de gestión empresarial, en función de tamaño de la empresa, sector, necesidades… Ante tal magnitud lo mejor es establecer unas lí­neas rojas, es decir, unas prestaciones irrenunciables para la empresa antes de contratar ERP. Con ellas, tendremos un buen filtro para afinar mejor la búsqueda.

 

Cuestiones a considerar para elegir ERP para una pyme

A continuación mencionamos algunas de las cuestiones fundamentales que debemos considerar para atinar en la selección de un nuevo ERP. En todas las cuestiones a considerar (las principales que enumeramos a continuación u otras), conviene no dejarse llevar por impulsos. En algunas el tema estará muy claro y en otras no tanto, pero siempre debemos aproximarnos a la decisión teniendo en cuenta primero nuestra situación y segundo, que la alternativa es utilizada por otras muchas empresas (y por tanto, ha de valorarse como interesante aunque a simple vista no nos lo parezca).

 

El sector

El conocimiento del sector, el modelo de negocio y los procesos habituales de una empresa es un claro factor de éxito a la hora de afrontar un proyecto de implantación de ERP, tan ligado a la gestión empresarial. En este sentido, aunque no son excluyentes entre sí, podemos optar por tres alternativas para contratar un ERP:

  1. Determinar qué proveedor puede hacerse cargo del proyecto por su experiencia o casos de éxito de nuestro interés y confiar en su criterio. Por ejemplo, una de las especializaciones de IGN es el transporte urbano regular de pasajeros y en ese sector es muy difícil encontrar un proveedor de igual garantía.
  2. Buscar en el mercado un ERP vertical, que haya sido desarrollado conforme a las necesidades específicas de empresas de un sector concreto. Es habitual encontrar soluciones para la construcción, logística o la fabricación de muebles.
  3. Conociendo un proceso clave para la empresa que determine el buen funcionamiento del conjunto, se puede optar por centrarse en dicho proceso implantando un software especialmente desarrollado para el mismo. Por ejemplo, la planificación de recursos para fabricación.

 

El tamaño de la empresa

Puesto que las necesidades de una pequeña empresa tienen poco que ver con las de una gran multinacional, también existen ERP centrados en las empresas según su tamaño. El ejemplo más clásico es la potencia de Microsoft Dynamics NAV para empresas que facturan entre 1,5 y 15 millones de € y la eficacia de SAP R3 para compañí­as que superan los 70 millones de euros de facturación.

Sea cual sea la elección al contratar el ERP, es indispensable valorar la implantación de una herramienta flexible, que pueda adaptarse fácilmente a las necesidades si la empresa tiene perspectivas de crecimiento; o en el peor de los casos, si la compañía ha de reducir tamaño en época de vacas flacas.

 

Los módulos necesarios

Saber qué áreas de negocio trabajarán con el nuevo sistema, así­ como el número de usuarios que lo van a utilizar, es muy importante al contratar ERP. Éste análisis se debe abordar también desde el punto de vista de posibilidades no exploradas, ya que quizá no se haya reparado en la necesidad de contar con un módulo de marketing, pero resulta que la empresa no conoce que producto ha comprado cada cliente.

Se pueden elegir ERP para una pyme especializados en un módulo concreto, como puede ser contabilidad; mientras que también existen otros que ni siquiera cuentan con ciertos módulos, como puede ser la gestión de proyectos.

En función de esto, podemos establecer un nuevo filtro que nos lleve al software idóneo:

  1. Elegir un ERP especializado en uno o varios módulos concretos. Por ejemplo, sin perjuicio del resto de áreas de la empresa; si resulta irrenunciable contar con una herramienta destacada en contabilidad, se puede seleccionar software con ese criterio añadido.
  2. Existen herramientas de gestión que no cuentan con ciertos módulos. Si nuestra empresa es una ingeniería por ejemplo, es recomendable desechar el software que no ofrezca módulo de gestión de proyectos.

 

El presupuesto

Aunque resulte obvio, la capacidad presupuestaria ha de ser tomada en cuenta a la hora de elegir ERP para una pyme. Tener un presupuesto, aunque sea aproximado, puede ayudar en la toma de decisiones. Dicha aproximación puede suponer un filtro importante que nos quite de un plumazo varios problemas. Entre otras disyuntivas nos podemos encontrar con las siguientes en función de unos fondos disponibles elevados o escasos:

  1. Seleccionar las prestaciones del ERP a contratar, centrándonos en las imprescindibles o pensando en un desarrollo a futuro más ambicioso.
  2. Contactar con implantadores de cierto tamaño y prestigio, o por el contrario trabajar con proveedores más pequeños que garanticen calidad y atención personalizada.
  3. Meditar sobre la posibilidad de crear un software a medida, desarrollar módulos específicos, integrar diferentes herramientas, etc.
  4. Factores directamente ligados a la elección del software como los usuarios (más o menos), la modalidad (adquisición o suscripción) o las licencias (propietarias o libres).

 

Los plazos

Al igual que el presupuesto o el número de usuarios, tener un plazo determinado para realizar la implantación puede servir para acotar más la búsqueda cuando queremos elegir ERP para una pyme. A mayor complejidad, modificaciones o capacidad; lo habitual es que el plazo sea más largo, sea cual sea la herramienta, aunque siempre hay diferencias y en este caso pueden ser determinantes.

Dentro de los plazos ha de tenerse en cuenta la carga de trabajo de la empresa, por ejemplo si es un negocio muy estacional se debe garantizar que el proyecto altere lo menos posible épocas de alta intensidad. Del mismo modo, no se debe olvidar que después de la implantación se inicia un período de aprendizaje con la nueva herramienta.

Los plazos también son importantes para la selección de un proveedor. El calendario marcado va a venir determinado también por la carga de trabajo del socio tecnológico. Si ambas cuestiones son incompatibles, es preciso valorar cuál de las dos pesa más.

Conviene recordar en este punto que las prisas no son buenas compañeras para este tipo de proyectos y que además, se debe tener en cuenta la evolución de la propia empresa a futuro antes de contratar ERP en un momento dado: hacer una implantación demasiado rápida descuidando detalles puede suponer una modificación más costosa posteriormente.

 

Los recursos de la empresa

Si bien es importante contar con recursos para lograr el éxito del proyecto (como puede ser tener un responsable de proyecto), también conviene valorar la situación una vez se ha puesto en marcha la solución tras elegir ERP. Existen herramientas que requieren un amplio equipo de sistemas que cuide de su buen funcionamiento y otras que no. En este sentido puede ser recomendable elegir ERP en la nube para reducir los gastos en servidores, personal IT y demás.

También es importante saber que cuanto más compleja sea la implantación en función de las modificaciones, es posible que posteriormente haya que destinar recursos más elevados a cuestiones como consultorí­a o mantenimiento.

 

El servicio

Un buen servicio de mantenimiento, soporte y actualizaciones podrí­a decantar la balanza a la hora de elegir ERP para una pyme. En este sentido, muy importante tener en cuenta las siguientes cuestiones:

  1. Actualización del programa. Existen fabricantes de ERP que no actualizan el sistema durante largos períodos de tiempo, lo cual habitualmente puede suponer anomalías; pero en ciertos negocios puede suponer simplemente una cuestión de supervivencia.
  2. Cambios normativos. Tener que adaptarse a cada cambio normativo que pueda darse es un riesgo ineludible (por ejemplo, recientemente con el SEPA o con la e-factura), pero que el ERP contratado se encargue de cubrir estas modificaciones automáticamente con parches o similar, es un punto a favor.
  3. Hoja de ruta. Saber que el fabricante está decidido a apostar por el producto y tiene incluso previsión de nuevas versiones es una garantía de futuro para la propia empresa que utiliza el producto en cuestión.
  4. Disponibilidad de partners. Quizá nos equivoquemos de implantador o incluso que dicho implantador desaparezca. Ante esos imprevistos es mejor estar prevenido y tener la posibilidad de cambiar de socio sin tener que cambiar todo el sistema. A mayor número de empresas certificadas por el fabricante, mayor garantía.

Sumado a esto, por supuesto, las buenas referencias de mantenimiento del proveedor han de ser justamente valoradas: experiencia, clientes de referencia, servicios disponibles…

 

La fase de decisión para elegir ERP para una pyme para la empresa debe ser pausada, partiendo del conocimiento profundo de las necesidades y capacidades de la propia empresa; para después buscar las prestaciones del programa y proveedor que sean capaces de satisfacerlas.

 

“No tengo tiempo para tener prisa” John Wesley