Cuando hablamos de implantar un software de gestión en la empresa, generalmente nos detenemos en las necesidades de la compañía y cómo las distintas herramientas solucionan las mismas. Y aunque se cita siempre la importancia de encontrar al implantador adecuado en cada proyecto, quizá sea algo que se queda en segundo plano. Craso error, ya que elegir un buen implantador ERP marca claramente la diferencia a la hora de lograr el éxito del proyecto.
El equipo de implantación es fundamental para lograr que la implantación del ERP sea exitosa, y por tanto, la herramienta ayude a la empresa de forma eficaz en sus necesidades fundamentales: continuar creciendo, internacionalizarse, mejorar la eficiencia, ahorrar costes al máximo…
Buscando el ERP adecuado
La selección del ERP puede ser anterior o posterior a la selección de partner. Si se hace previamente, el valor principal del implantador, será el conocimiento del ERP seleccionado. Por el contrario, si se hace después, lo más importante en el implantador será la experiencia en el sector concreto de la empresa.
En cualquier caso, es recomendable seleccionar los implantadores de referencia en el sector empresarial y área geográfica concretos, para dejarnos guiar en función de las necesidades. Las herramientas, siendo importantes, son un medio para conseguir objetivos; no un fin en sí mismas.
El proveedor ERP ideal, debe cumplir (al menos) los siguientes requisitos:
- Conocimiento experto del sector, demostrable con implantaciones similares, casos de éxito, clientes del sector y soluciones propuestas a necesidades o problemas típicos del negocio concreto.
- Disposición y capacidad para abordar el proyecto, que se puede intuir estableciendo fechas, trabajos compartidos y preguntando acerca de dudas, necesidades o problemas que pueden surgir de cara a un posible proyecto.
Evaluar al mejor candidato
Teniendo el filtro de implantadores candidatos, hay diversas formas de decidirse por uno:
- Percepciones personales, como puede ser el trato recibido o la capacidad de entendimiento.
- Calidad de la propuesta, desde un punto de vista de conocimiento y referencias.
- Encaje de la herramienta, como implantador de referencia con un ERP que encaja claramente con las necesidades.
¿Lo ideal? Una mezcla de las tres, aunque el segundo punto (calidad de la propuesta trasladada, experiencia en el sector y casos de éxito similares) debería ser el que incline la balanza a favor.
En este sentido, conviene evaluar también el equipo que se hará cargo de la implantación si todo sigue su curso. No sólo a nivel curricular (experiencia global, conocimientos técnicos, habilidades de gestión, conocimiento del sector, participación en proyectos similares, etc.); también el trato personal (cohesión del equipo, organización interna, capacidad de comunicación, etc.). Por ello, es importante poder tratar de forma directa con parte de ese equipo ya que durante la implantación será un apoyo fundamental. Aunque es habitual, sobre todo en un primer momento, contactar con personas más enfocadas a la labor comercial o consultores senior sin intención de participar en la implantación, se debe exigir conocer al equipo de implantación designado y tratar directamente con el mismo.
En este punto también conviene conocer las posibilidades de la empresa. Puesto que nadie está a salvo de sufrir alguna incidencia, no se puede depender de una persona concreta en un proyecto de tal magnitud. En el caso de que se deba sustituir a algún perfil por fuerza mayor, debemos tener la garantía de que otra persona pueda tomar las riendas de sus tareas con total garantía.
Por último, si el proyecto y el equipo satisfacen los requerimientos, hay que fijarse en el planteamiento del proceso. Una planificación temporal realista y adecuada, una inversión estimada ajustada a los trabajos y una transferencia de conocimiento de primer nivel, son tres puntos calientes en los que detenerse.
¿Qué servicios debe ofrecer un implantador ERP?
La compañía elegida para implantar el software de gestión en la empresa es la encargada de dirigir el proyecto de la mejor forma, motivando y ayudando al cliente; pero es éste el responsable último de una implantación satisfactoria. Por ello, se debe exigir al implantador comunicación fluida, dirección, deberes para la empresa y propuestas personalizadas.
Además de dirigir todo el proceso, es fundamental un trato cercano para la gestión de incidencias; así como una capacidad demostrada y planificada para la gestión del cambio. En este sentido, no sólo se trata de ofrecer toda la información y documentación necesaria; sino también de acompañar y ofrecer soporte a los usuarios de modo que vaya incrementando su autonomía.
La fase de selección es crucial: dedica tiempo de calidad para elegir a tu equipo, tu herramienta y el implantador de la misma. No sólo te ahorrará dinero en el futuro; también serios dolores de cabeza.