El proceso de decisión que se inicia cuando la empresa comienza a necesitar un ERP es en cierto modo complejo ya que han de tenerse numerosos factores en cuenta. Uno de esos factores es la posibilidad de utilizar un ERP estándar o a medida.

Si bien lo ideal es contar con un implantador de confianza que nos guí­e y asesore en ese camino, a continuación exponemos las ventajas y desventajas de ambas elecciones para que la decisión sea un poco menos difí­cil.

 

Qué es un ERP estándar

Un ERP estándar es la herramienta de gestión que se vende de forma paquetizada, de modo que sus prestaciones son genéricas y procuran solucionar las cuestiones más comunes en la gestión de la empresa. Esto no significa que todos sean exactamente iguales ya que en la mayoría de casos permiten adaptaciones y desarrollos sobre el propio estándar.

 

Podríamos identificar tres tipos de ERP estándar:

1. Soluciones que cubren ampliamente las necesidades de cualquier empresa, que suelen trabajar por módulos (se implantan los módulos necesarios para la organización).
2. Soluciones genéricas que se centran en un proceso concreto (como por ejemplo, contabilidad), mientras que el resto ofrecen prestaciones básicas.
3. Soluciones verticales que son desarrolladas teniendo en cuenta las caracterí­sticas comunes en empresas de cierto sector o tipo de negocio como puede ser la construcción o el transporte.

 

La implantación de un ERP estándar es el modelo más extendido (casi el 80% de las empresas lo integran de este modo), aunque es frecuente que cuenten con ciertas modificaciones ya que cada empresa tiene sus necesidades especí­ficas a las que el software de gestión debe dar respuesta de forma efectiva.

 

 

Ventajas de un ERP estándar

Aunque siempre hay excepciones, en general podemos identificar una serie de ventajas que frecuentemente son comunes en los ERP estándar:

 

1. Garantía doble del fabricante y el implantador.

2. Implementación más rápida y con menos sobresaltos.

3. Continuidad garantizada y desarrollo del producto.

4. Amplia documentación respecto al ERP.

5. Generalmente aporta la libertad de poder cambiar de implantador sin cambiar la solución.

 

Desventajas de un ERP estándar

Al igual que en el punto anterior, con cierta precaución, podemos identificar algunas teóricas desventajas:

 

1. Cierta necesidad de adecuación de los procesos de la empresa al ERP.

2. Al coste de licencia se suma habitualmente el de las adaptaciones.

3. Podría darse el caso de que se implanten módulos que la empresa no necesite.

4. Habitualmente requiere una infraestructura avanzada.

 

Qué es un ERP a medida

Un ERP desarrollado a medida supone en la prática que se desarrolle todo el sistema de gestión empresarial desde cero. Generalmente en estos supuestos el software cubre de forma milimétrica las necesidades de la empresa en cuestión lo cual obviamente tiene importantes ventajas, pero las desventajas suponen un riesgo que generalmente inclinan la balanza en favor de un ERP estándar.

De hecho, sólo 1 de cada 4 pymes “se atreve” a contratar un desarrollo a medida por el riesgo y dificultades que supone, teniendo en cuenta la flexibilidad que están adquiriendo los sistemas estándares de gestión actuales.

 

 

Ventajas de un ERP a medida

Sin lugar a dudas, la ventaja principal de este tipo de sistemas es que se crean en base a las necesidades de la empresa en una gran medida. A continuación, enumeramos lo que frecuentemente se toma como ventajas de estos desarrollos:

 

1. Habitualmente, no hay coste de licencia.

2. Las prestaciones del ERP se ajustan a la necesidad y características de la empresa.

3. Se pueden reducir los tiempos de formación y adaptación al cambio.

4. De cara a los clientes, se puede convertir en un elemento diferenciador.

 

Desventajas de un ERP a medida

Además de suponer un esfuerzo titánico, tanto a nivel económico como humano y técnico, estas son las principales desventajas.

 

1. Implementación muy lenta.

2. Incertidumbre respecto al resultado final y a la continuidad del programa a medio-largo plazo.

3. Puede suponer la consolidación de prácticas poco eficientes de la empresa, al adaptar el programa a las mismas.

4. Supone una atadura a aquellas empresas o recursos que conocen el sistema.

 

Mención aparte merece el tema de la actualización. Cualquier novedad tecnológica que se quiera implementar, conlleva un nuevo desarrollo mientras que en los ERP estándar (en muchos casos), esa evolución tecnológica es seña de identidad.

Pero en cuestión funcional, sobre todo, la actualización se complica más por suponer incumplimiento de la normativa vigente por ejemplo. Cualquier cambio legislativo, es habitual que un ERP estándar lo tenga en cuenta con un mantenimiento del fabricante que suele ser obligatorio el primer año. Así, la incorporación de estas novedades está garantizada mientras que en los desarrollos a medida, de nuevo, podríamos necesitar una programación exclusiva para nuestra empresa.

 

¿ERP estándar o ERP a medida?

Como decía la canción: depende. La respuesta a la pregunta debe poner en el centro de la cuestión a nuestra propia empresa.

 

¿Es mejor tener un ERP estándar o un ERP desarrollado a medida? 

 

Podemos aproximarnos a la cuestión con las pistas que nos da la experiencia de otras organizaciones que han iniciado el camino antes que nosotros.

En función de lo comentado anteriormente, hay un punto clave especialmente significativo que hace que la elección de un ERP estándar sea, sobre el papel, la más interesante: la posibilidad de conocer en profundidad la solución gracias a la experiencia de múltiples implantadores, casos de éxito de cientos de clientes, la gran cantidad de documentación disponible y el conocimiento del fabricante fruto de años de estudio y desarrollo.

 

 

Entre las cuestiones que pueden ayudarnos a decidir y que de primeras está un poco difusa, tenemos el precio. Aunque por norma general es mayor en desarrollos propios, dependerá mucho de las necesidades concretas de la empresa.

 

Un ejemplo a tener en cuenta

El ejemplo de Microsoft Dynamics NAV (Navision), ERP con el que trabajamos nosotros, ofrece garantí­as adicionales a las mencionadas anteriormente sobre los ERP estándar.

Por una parte, la gran cantidad de partners especialistas no sólo permite elegir al que mejor se adapte a nuestras necesidades; sino que también ofrece la posibilidad de cambiar de proveedor sin mayores complicaciones en caso de que la relación no sea satisfactoria. Por otro lado, la hoja de ruta del ERP está bien definida, siendo una apuesta fuerte del fabricante, lo cual no sólo garantiza la pervivencia del producto en el futuro, sino su desarrollo tanto funcional como técnico.

Teniendo en cuenta el principal punto fuerte de los ERP a medida, incluso en ese aspecto se requiere una reflexión a favor de este modelo estándar. Se trata por supuesto de la adecuación de las prestaciones a las necesidades concretas de la empresa; que es claramente una razón de peso para el desarrollo propio. Sin embargo, incluso en los ERP estándar es común que se realicen desarrollos paralelos y personalizaciones, adecuando lo máximo posible el sistema a los requerimientos individuales de cada compañía. Por tanto, si las desventajas nos echan para atrás a la hora de tratar esta cuestión, debemos considerar la posibilidad de que un ERP estándar también puede cubrir nuestras necesidades por únicas o poco habituales que sean.

 

¿Cuándo debo optar por un ERP a medida?

Existen algunos supuestos en los que sí­ o sí­, deberí­amos tener un desarrollo a medida como primera opción:

 

• La actividad de la empresa no está contemplada por ningún ERP del mercado.
• Cualquier cambio estandarizado podrí­a poner en peligro alguna ventaja competitiva.
• Los procedimientos de la empresa son originales y no se requieren modificaciones.

 

Esperamos haber ayudado con estas indicaciones y remitiéndonos al inicio de este artí­culo, estamos a vuestra disposición para valorar esta y cualquier otra posibilidad relativa al software de gestión si así­ lo deseáis.