Implantar un software de gestión supone un esfuerzo en todo tipo de recursos, tanto monetarios como personales y temporales, por lo que la empresa se ve seriamente perjudicada si su  ERP no responde a las necesidades para las que fue implantado. Cuando se realiza una inversión de este tipo, se hace por los múltiples beneficios que se van a obtener para la empresa. Esos beneficios serán mayores y más importantes en función de una serie de cuestiones: la valía del implantador, la potencia de la herramienta y la adaptación milimétrica a la compañí­a, sobre todo.

Concluir una implantación de software de gestión para constatar que no sirve a los intereses y necesidades de la empresa no sólo es frustrante, sino que es muy caro. Por ello, el proceso anterior ha de estar bien enfocado y planificado, teniendo en cuenta todos los procesos de la organización y la potencia de la solución para dar una respuesta adecuada.

¿Por qué mi ERP no responde a las necesidades?

Si un ERP no responde a la empresa, es fácil de adivinar. El problema reside en saber por qué, como primer paso para buscar una solución. De lo contrario puede ocurrir algo fatal: que los usuarios opten por no utilizar la solución, cayendo en el olvido y volviendo a trabajar como antes de la implantación. Esto es algo que puede suceder y además de una pérdida importante de tiempo y dinero; también es una regresión en la gestión de la organización. Algo que puede ser muy grave teniendo en cuenta que lo normal es que la competencia siga avanzando.

Contar con un ERP adecuado, en teorí­a, no es difí­cil. Basta con dedicar tiempo y muchas ganas a encontrar el implantador adecuado, que ofrezca una solución adaptada y cree un proyecto optimizado. Sabemos que hay negocios de muy distinto tipo, en diferentes sectores; y además, que cada organización trabaja de una manera distinta. Pero no basta con saberlo, hay que ser consciente de ello y en base a nuestro propio modelo, elegir el programa e implantador que pueda apoyarnos. En este punto es clave el conocimiento exhaustivo del proveedor, incluyendo casos de éxito y referencias que nos puedan servir de ejemplo para nuestro propio sector, modelo de negocio y/o procesos.

En cualquier caso, el software de gestión tiene como fin último la mejora del rendimiento de la compañí­a. Por ello, inevitablemente implica algún cambio en la forma de trabajar, aunque el programa haya sido hecho a medida de cero. La resistencia al cambio es relativamente frecuente, por lo que suele ser uno de los motivos por los que fracasa una implantación. En este enlace se proponen unos consejos para hacer frente a estas resistencias, pero básicamente se reduce a comprender los temores, valorarlos y comunicar el por qué del cambio para que todos entiendan sus beneficios.

Otras veces, aún utilizando de forma satisfactoria el sistema, la empresa puede seguir creciendo (o decreciendo) con los cambios que supone a nivel de organización y procesos. El ERP, ha de ser capaz de absorberlos, pero no contar con un programa adecuado (sin perspectivas de evolución) puede ser un obstáculo en el desarrollo de la compañí­a. Además de interesarse por la evolución del programa y las perspectivas del fabricante a futuro, es recomendable contar con un buen servicio de soporte y mantenimiento; así­ como optar por un ERP modular, que pueda adaptarse a los cambios de forma ágil.

El ERP es perfecto… pero sigue sin funcionar

Aunque no es común, lamentablemente, a veces pasa. Tenemos la herramienta perfecta, la implantación ha sido un éxito… pero el mantenimiento no está a la altura. En el dí­a a dí­a pueden surgir incidencias o simples dudas para las que es necesario contar con un servicio de soporte eficaz. No contar con un aliado que cubra las demandas es una losa para el sistema de gestión y por tanto para la operativa de la empresa. Con algunos ERP el cambio es inviable, pero en general los fabricantes cuentan con una red de distribuidores e implantadores más o menos amplia que es de gran ayuda.

Por esto, conocer el nivel y extensión de la red de partners del programa puede ayudar a la hora de decidirse por un ERP. En el caso concreto de Navision, la red es especialmente amplia lo cual es una garantía de satisfacción con el implantador. Para Microsoft Dynamics NAV el cambio de partner es muy sencillo: basta con explorar el mercado y comunicar la intención de cambio al nuevo candidato. Si finalmente se concreta, en el caso de IGN el cambio puede ser efectivo en cuestión de horas.

La solución se ha quedado pequeña

Lo único que permanece es el cambio. La evolución de la empresa y la presión del mercado, principalmente, pueden hacer que el ERP que hasta hace poco servía en la empresa, se quede obsoleto o pequeño. Abordar un cambio de versión puede ser recomendable, pero se trata de un cambio que en ocasiones las empresas evitan abordar. Los motivos principales son que se considere el precio como alto, que se crea que el proceso va a ser excesivamente costoso o que las mejoras realizadas en la versión no se perciban como relevantes.

De todos modos, existen una serie de motivos por los que las empresas deciden acometer un cambio de versión. Los más comunes son:

• Acceso a nuevas funcionalidades.
• Evolución tecnológica.
• Mejora en la escalabilidad.
• Adopción de mejores estándares industriales.
• Reducción de costes de operación en sistemas tecnológicos.
• Alcance de una ventaja competitiva.
• Mejoras en el rendimiento.
• Mejoras en la productividad de los usuarios.
• Estandarización de procesos.
• Mejoras en la seguridad de los datos.
• Consecución de una mayor integración.

Como en una primera implantación, la actualización de un sistema de gestión empresarial entraña unos riesgos que no se deben subestimar, aunque habitualmente son menores respecto al cambio radical de sistema. Es preciso conocerlos y tenerlos en cuenta para tratar de controlarlos desde el primer momento y llegado el caso, al menos poder minimizarlos. Algunos de los riesgos más comunes que han de tenerse en cuenta, son:

• Proceso de testing inadecuado.
• Problemas derivados de la mala calidad de los datos, su alteración o pérdida.
• Personal limitado en número o perfil necesario.
• No contar con un plan de comunicación que atraiga a los usuarios clave al proyecto.
• Dificultades debidas a cambios en procesos.
• No realizar una revisión crí­tica de ciertas customizaciones.
• Gastos derivados de posible incremento en necesidades (hardware, software, personal…).
• Posibles paradas de actividad o interrupciones de servicio.

Un ERP ha de adaptarse, necesariamente, a los requerimientos de la empresa. Si no lo hace, se deben buscar soluciones. ¿Es tu caso? Pues no dudes en contactar con nosotros; podemos ayudarte.