Planear, organizar, motivar y controlar para lograr un objetivo. Esa es la misión de un ERP para Gestión de Proyectos, teniendo en cuenta el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto… así como los imprevistos. Por todo ello, es el aliado imprescindible de ingenierías, constructoras, estudios de arquitectura, consultorías, asesorías, estudios de videojuegos, empresas de mantenimiento, desarrolladores de software, centros tecnológicos, empresas de I+D+i… y todos aquellos negocios cuya actividad esté organizada por proyectos.

Qué aporta un ERP para Gestión de Proyectos a tu empresa

La respuesta corta es que un ERP para Gestión de Proyectos permite planificar todo lo relacionado con un trabajo. Y lo hace teniendo en cuenta tiempos, recursos y responsables para que el proyecto llegue a buen puerto. Ya sea la construcción de un edificio, el lanzamiento de un videojuego, la programación de un curso formativo o el mantenimiento de unas instalaciones.

Finalidad del proyecto

Todo proyecto tiene un objetivo por el cual debe culminarse y cumplir con los requisitos marcados antes de iniciarlo. En base a los mismos, un ERP para Gestión de Proyectos permite establecer las tareas que conforman el trabajo, sea uno o varios los que se deben acometer a la vez.

El sistema de gestión ofrece varias prestaciones que hacen que la planificación del proyecto sea óptima para la consecución de los objetivos. Para ello debe facilitar la comunicación entre las personas implicadas y permitir una difusión correcta de la información a través de los departamentos que participan en el proyecto. Un ERP que gestione proyectos, además, debe ofrecer un sistema de visualización que permita saber la evolución global, la evolución por tarea, la organización del trabajo pendiente, lo que está hecho y lo que queda… de la forma más simple posible.

Evolución de las tareas

Para saber cómo evoluciona una tarea que forma parte del trabajo, un ERP para Gestión de Proyectos debe facilitar la definición de cada tarea y establecer cómo se da dicha tarea por finalizada. Generalmente, cada tarea necesita distintas fases, por lo que el ERP debe ser capaz de crear subtareas, con las personas responsables, el equipo implicado, los recursos de los que se dispone, el plazo de finalización e incluso las fechas a tener en cuenta (reuniones de seguimiento, hitos, etc.).

La planificación propiamente dicha

La planificación de un proyecto puede ser un simple calendario o un trabajo tremendamente complicado con muchas variables, fases y tareas. En estos casos, el software de gestión no sólo debe facilitar la planificación; sino controlar que se cumple (y en el caso de que no lo haga, ayudar en el planteamiento de soluciones).

La planificación se compone fundamentalmente de tareas, fechas, recursos y personas. Y como es prácticamente imposible prever todo lo que puede afectar a esa planificación, la Gestión de Proyectos debe habilitar la posibilidad de añadir cualquier elemento. Eso sí, llevando un control estricto de las desviaciones para, entre otras cosas, no perder dinero.

En la planificación se puede estimar el esfuerzo necesario para cada tarea; ya sea en tiempo, dinero o personas. Un proceso en el que es fundamental involucrar a los interesados por lo que, de nuevo, la comunicación y la actualización constante son fundamentales.

Transcurso del proyecto

Si hay dos palabras clave que definen un ERP para Gestión de Proyectos, son sin duda “planificación” y “control”. Como se ha comentado anteriormente, aunque es indispensable realizar una planificación (que con la participación de los involucrados, debe ser realista); ésta puede fallar. Si un proyecto excede las horas planificadas puede ser relativamente sencillo darnos cuenta, pero no sólo se trata de eso; también hay que poner en marcha los mecanismos para que ese desvío sea mínimo o al menos, minimizar su impacto (por ejemplo, avisando al cliente o recalculando la fecha de entrega). Pero, ¿y los recursos? En la práctica, podemos saber si nos salimos del presupuesto; pero resulta vital saber cuánto, compararlo con la planificación y sobre todo, conocer el límite al que podemos llegar. ¿Cuántos proyectos se entregan sin ganar dinero? La pregunta incómoda que no se suele responder… porque es algo que pasa con cierta frecuencia.

El avance del proyecto debe estar monitorizado al milímetro. La regla de oro es conocer lo que pasa para controlar y subsanar cualquier imprevisto de la mejor manera, ajustando al máximo costes reales y cumpliendo los objetivos fundamentales (incluso si el imprevisto ha sido un cambio en los propios objetivos).

Cierre y evaluación

Con el fin del proyecto, un ERP para Gestión de Proyectos ha creado una base de conocimiento de gran utilidad para futuros proyectos y para la empresa. Con el control llevado a cabo a lo largo del proceso, la evaluación final es mucho más sencilla. El control de las incidencias, la comparativa entre planificación y real; así como las desviaciones recurrentes pueden ayudar a planificar mejor proyectos finales en el futuro.

En definitiva, un ERP para Gestión de Proyectos es el aliado fundamental para rentabilizar trabajos en los que inciden tantas variables e imprevistos. Entregar el proyecto en tiempo y forma es fundamental para la satisfacción del cliente; algo que sólo se puede hacer teniendo todo bajo control.