Cuando empezamos a conocer una empresa, habitualmente detectamos de manera rápida que las tecnologías que están empleando no se adaptan a sus necesidades y más que ayudar, están poniendo palos en las ruedas. La tecnología debería ser un impulso para cualquier empresa, pero vemos demasiadas veces cómo algunas compañías no paran de perder dinero con la tecnología.
El motivo es, frecuentemente el mismo: se ha puesto el foco en la herramienta o plataforma, cuando lo principal es siempre reflexionar acerca de las necesidades de la organización. En nuestro caso, siempre planteamos los proyectos poniendo el foco primero en los problemas fundamentales de la compañía (no de un departamento o de la persona con la que nos comunicamos, sino en los principales problemas de la empresa a todos los niveles). Generalmente nos encontramos con dos o tres problemas sustanciales, en los que nos centramos para ofrecer una solución adecuada. Esa solución va de la mano de una herramienta tecnológica, pero ese es el segundo paso.
Posteriormente y una vez planteado un proyecto que solucione esos problemas, ponemos el foco en cómo la(s) herramienta(s) seleccionada(s) puede(n) aportar más valor. Analizamos una serie de requerimientos, necesidades principales y necesidades secundarias a responder. Y finalmente, ya centrados en la tecnología en sí, buscamos cómo las prestaciones de la herramienta seleccionada pueden ayudar de otro modo a la empresa.
En definitiva, como hemos comentado en más de una ocasión, la tecnología es un medio y no un fin; por lo que la cuestión principal a la hora de adoptar una solución tecnológica es tener claro cuál es el problema y cuál la solución. A partir de ahí, seleccionar la herramienta que mejor encaja y realizar un despliegue adecuado.
¿Cómo evitar perder dinero con la tecnología?
Sin perder de vista el planteamiento descrito de manera escueta más arriba, podemos enumerar una serie de consejos que, desde nuestra experiencia con software de gestión, ayudan a no perder dinero con la tecnología.
Primer paso: detectar la necesidad
Aunque puede resultar evidente, en ocasiones, incluso en la vida personal; los avances tecnológicos nos apabullan y terminamos consumiendo soluciones que no necesitamos realmente. En una empresa, esto puede resultar fatal.
Lo primero de todo es detectar una necesidad que necesita ser cubierta. A veces se trata de una cuestión que surge de forma repentina, otras veces se empieza a intuir poco a poco y en otras ocasiones, cuesta ser conscientes de su existencia. Pero quien lanza una propuesta de este tipo, debe poder explicar por qué y, preferiblemente, una estimación de cuánto le cuesta a la empresa.
Tomando un ERP de ejemplo, tenemos varios indicadores que pueden servir para plantear acometer el proyecto.
Segundo paso: quién va a liderar el cambio
Que una persona esté al cargo o lidere un equipo destinado a plantear el cambio, supone tener a alguien pensando continuamente por qués, cómos y cuándos. Este equipo conoce las necesidades y puede evaluar las distintas propuestas que reciba la empresa.
Un equipo encargado de reflexionar sobre la problemática, buscar alternativas, controlar el presupuesto, definir el alcance y gestionar el cambio entre otras cosas; es uno de los principales factores de éxito para la utilización de una nueva herramienta, plataforma o aplicación.
Tomando de nuevo el ejemplo de un ERP, podemos tomar estas claves como referencia para definir un equipo de implantación óptimo.
Tercer paso: buscar soluciones
Sí, en plural. Un problema puede tener resolverse mediante distintas soluciones y tecnologías. Por eso es importante tener un equipo que valore cuál es la idónea para la situación de la empresa. De nuevo, lo fundamental de este y el resto de pasos es conocer el problema o necesidad a solucionar.
En la búsqueda se debe tener en cuenta la prospección de soluciones y la selección de colaboradores expertos, teniendo en cuenta los tiempos, el presupuesto y lo que el proyecto requerirá de la empresa (recursos, tiempo, hardware, etc.).
En nuestro mundillo se debe tener en cuenta cómo seleccionar un buen partner ERP y las claves para elegir el mejor ERP para la empresa.
Cuarto paso: establecer la hoja de ruta del proyecto
Teniendo los pasos anteriores controlados, llegamos al final antes de dar el pistoletazo de salida. Este cuarto paso supone establecer una hoja de ruta oficial; pero se ha de tener en cuenta que el equipo seleccionado en el paso dos ha tenido que adelantar este trabajo con una proyección.
En este sentido, es fundamental tener en cuenta la gestión del cambio, organizar el proyecto, establecer un calendario aproximado, saber cuáles son los hitos principales, establecer una forma de control de tiempos y costes, evaluar propuestas de mantenimiento, etc.
Siguiendo el ejemplo de la implantación de un ERP, estos son los pasos a controlar a la hora de realizarla.
¿Por qué no paro de perder dinero con la tecnología?
Generalmente la respuesta (que no la solución) es sencilla: no se ha planteado el proyecto de forma óptima. Simplificando los problemas con los que nos solemos encontrar, podríamos decir que básicamente no se sabía por qué había que cambiar o no se sabía cómo se debía hacerlo.
Cómo reducir el gasto en tecnología
Dependiendo de las características de la empresa, se pueden tomar una serie de medidas que permitan mayores beneficios gracias a la tecnología: reducción de costes o mejora de la productividad.
Tecnología en la nube
Una de las características principales de los servicios cloud es la menor demanda de recursos. Por un lado, suelen ser soluciones más económicas, pero por otro nos permiten prescindir de ciertos gastos (servidores, personal especializado, seguridad…). De manera adicional, la disponibilidad y la flexibilidad de estas soluciones también puede conllevar ahorros.
Conocimiento de la empresa
La tecnología actual permite un control milimétrico de todo lo que sucede en la empresa, por tanto no hacerlo es dejar escapar oportunidades de mejora. El análisis de la información y el control de todos los procesos permiten, cuando menos, mantener la competitividad sin aumentar costes. El empleo de software de Business Intelligence, además, puede ayudar a una toma de decisiones más eficaz, lo cual revierte de forma positiva en los resultados de la empresa.
Adaptación al cambio
El mundo evoluciona continuamente y si la empresa no lo hace, se queda atrás. Un claro ejemplo de ello lo tenemos en la movilidad, algo que la empresa ha tenido que integrar casi de forma obligada. Las innovaciones tecnológicas posibilitan ventajas que se debe valorar aprovechar; pero también hay que tener en cuenta el coste de no hacerlo.
Soluciones estándar y outsourcing
Muchas veces caemos en la tentación de sentirnos únicos. Crear una infraestructura o sistema propios puede ser de gran utilidad, pero el coste es demasiado elevado. Más aún cuando se debe mantener y desarrollar en el tiempo. En el mercado hay miles de soluciones en continua evolución y empresas especializadas, capaces de coordinarse a otras tantas soluciones y empresas. El resultado es una capacidad de adaptación al 99,9% de las organizaciones, sectores, modelos de negocio o procesos imaginables; a un coste acotado.
Transformación del departamento técnico
La informática ha cambiado muchísimo y los perfiles técnicos se han convertido en un activo fundamental dentro de las empresas. En tiempos de transformación digital, industria 4.0, innovación y nativos digitales; el departamento de sistemas debe involucrarse en la elaboración de estrategias para el conjunto de la compañía. ¿El objetivo? Hacer más con menos.
Bibliografía:
¿Por qué mi empresa pierde dinero en tecnología?, Sergi García en Revista Cloud Computing.
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