Hemos comentado en más de una ocasión los factores clave a tener en cuenta durante la decisión de contar con un ERP y las cuestiones determinantes para el éxito de la implantación durante la misma. De esos consejos se puede extraer fácilmente los errores a evitar, pero para que no haya dudas, en esta ocasión enumeramos los principales errores al implantar un ERP; una lista de lo que no hay que hacer durante el proyecto para evitar problemas posteriores.

No nos cansamos de decir que la implantación de un ERP no es tarea fácil. Al fin y al cabo, se trata de una herramienta fundamental para ejecutar una estrategia de crecimiento en la empresa… y todo lo bueno, cuesta. Por ello, entre las dificultades encontramos errores habituales que es recomendable conocer tanto como las buenas prácticas; de modo que el proyecto siga su buen curso.

Las principales amenazas de caer en estos errores, aunque dolorosas, pueden ser relativamente asumibles. Por ejemplo, un sobrecoste o un aumento de horas dedicadas. Pero también pueden resultar una catástrofe, como puede ser que el ERP no se adapte a las necesidades de la empresa. Vamos, un trabajo y un gasto totalmente inservible.

Planificación inadecuada

Un alcance mal definido es uno de los errores más gordos que se puede cometer a la hora de adoptar una nueva tecnología. A menudo se piensa que el ERP es la solución a cualquier problema y el mero hecho de tenerlo ya es suficiente; una concepción que lleva a una mala planificación y ésta a costes no contemplados. Algunos estudios indican que más del 60% de las implementaciones se salen del presupuesto y su duración se alarga cuatro meses más de lo esperado. Poca broma.

Solución: Es imprescindible que la dirección de la empresa se involucre en el proyecto, liderando primero una auditoría interna que establezca los objetivos y metas del ERP en colaboración con los departamentos afectados. Es recomendable establecer un calendario para la implantación y un presupuesto antes de contactar con el proveedor, que debería encargarse de matizar cualquier cuestión de forma realista; pero sabiendo los deseos y el punto de partida del cliente.

Adaptaciones deficientes

Como se suele decir, la customización es un arma de doble filo y más en cuestiones relacionadas con el software en general. Si bien una herramienta estándar tiene múltiples beneficios, también es cierto que el fin último de un ERP es servir a las necesidades de la empresa. Parece lógico pues, que se haga alguna adaptación en cada caso. En el término medio está la virtud: si no se adapta nada, el ERP podría quedarse corto; pero si es demasiado, el software será difícil de mantener y escalar.

Solución: La empresa debe valorar pros y contras no sólo en el momento de la implantación, sino a largo plazo. A partir de ahí contar con un proveedor capaz de basarse en estándar de referencia, cubriendo todas las necesidades posibles con el mismo, adaptando el resto con la máxima calidad.

Evaluación y expectativas

Se estima que un tercio de los clientes no ven una demostración. No realizar esta evaluación ni alinear la solución con los procesos de la compañía aumenta la posibilidad de fracaso. En una (antigua pero reveladora) encuesta, un 25% de clientes consideraban unas expectativas realistas como el principal requerimiento para evitar el fracaso.

Solución: Es del todo necesario evaluar el software antes de decidirse, probando los procesos del negocio. Pero también se debe evaluar al proveedor, su lista de clientes para confirmar la confianza e incluso contactar con alguno de ellos para conocer el proceso de implantación y (¡ojo!) mantenimiento; o al menos estudiar un caso de éxito real.

Gestión del cambio

Un ERP cambia la forma en la que se realizaban los procesos anteriormente en una empresa. Con un sistema nuevo, deben sucederse los cambios a mejor; pero sólo si la organización lleva a cabo una buena gestión del cambio, trasladando la importancia y las mejoras a los usuarios. Sin una adecuada política y comunicación, los usuarios pueden no aceptar el cambio o simplemente dejarse llevar por una imposición. Una buena gestión del cambio es considerada como la principal cuestión para el éxito o fracaso de un ERP.

Solución: Mientras se decide la idoneidad de acometer el proyecto, es necesario que todos los empleados de los departamentos afectados estén al tanto, especialmente los mandos y los usuarios clave. Del mismo modo durante y tras la implantación, es recomendable una información profunda en cuanto a la utilización por parte de todos los usuarios. Según Gartner, es recomendable organizar una buena gestión del cambio con aproximadamente el 15% de los recursos destinados a la implantación; y lo normal es dedicar el 5% (lo cual no ayuda demasiado).

Estrategia de mantenimiento

Instalar un ERP no es cosa de un día. Ni mucho menos cuando ya se ha finalizado la implantación. No tener una estrategia de mantenimiento puede limitar la potencia del ERP a futuro. Se debe contemplar la posible actualización del sistema, la escalabilidad en función de la evolución de la empresa o cambios que puedan darse en los procesos. La empresa debe tener una visión a futuro con un mantenimiento preventivo, correctivo y evolutivo que garantice una plataforma siempre lista para cualquier tarea que precise la compañía.

Solución: Por lo general el fabricante del ERP ofrece un servicio de mantenimiento, que es recomendable para obtener actualizaciones y realizar cambios obligados por nuevas legislaciones. Pero los proveedores de referencia también ofrecen un servicio de soporte y mantenimiento que complementa el anterior. Con él la empresa está totalmente cubierta ante cualquier incidencia. Es importante evaluar este tipo de servicio, así como las opciones de formación para realizar un uso adecuado del ERP en todo momento.

Adaptación realizada a partir de la traducción de un artículo publicado en el blog de Skyward.