¿No te dan las horas del dí­a? ¿Te cuesta concentrarte? ¿Se te hacen los lunes cuesta arriba? Quizá lo que necesites sea un punto de inspiración, encontrar de nuevo el foco y administrar mejor el tiempo para ser más eficaz en el trabajo.

A continuación, enumeramos una serie de ideas fáciles de implementar en tu empleo, de eficacia comprobada, que hemos recopilado de distintas fuentes. Seguro que con ellas logramos organizarnos mejor para una mayor productividad y satisfacción profesional… y personal, que es al fin y al cabo el objetivo de ser más eficaz en el trabajo.

 

Mejora la gestión de tu tiempo para una mayor eficiencia

 

 

Planifica las tareas repetitivas

Este tipo de tareas, a pesar de resultar necesarias, pueden suponer un problema para realizar otras actividades; por lo que lo mejor es planificar el tiempo dedicado a las mismas. Al ser repetitivas es posible conocer con bastante tino cuánto tiempo pueden llevarnos, por lo que la mejor forma de controlarlas es asignando un momento del dí­a y un tiempo determinado para solventarlas.

Si estas tareas tienen tecnologí­a de por medio, debemos conocer y emplear las mejores formas de utilizarla para maximizar la productividad y ser más eficaz en el trabajo: atajos de teclado, mejores prácticas de uso, etc.

 

Concentra las llamadas en un solo dí­a

En muchos casos no podemos decidir cuándo hablar por teléfono porque nos llaman o porque debemos realizar una gestión urgente; pero en la medida de lo posible, concentrar las llamadas en un dí­a de la semana nos deja el resto de jornadas “libres” para tareas más productivas.

Llamadas de cortesí­a, gestiones sin urgencia o contactos repetitivos pueden concentrarse en un dí­a para maximizar la eficiencia el resto de la semana. Los contactos comerciales también pueden ser más satisfactorios si concentramos este tipo de llamadas de teléfono puesto que nos deja otros días para dedicarlos a las visitas y además ayuda a mantenernos motivados en estas situaciones: cuantas más llamadas se realizan, mayores posibilidades de éxito.

 

Empieza tu día un poco antes

Es posible que nos sintamos reticentes a alargar nuestra jornada, sobre todo si conlleva madrugar más; pero unos pocos minutos antes del comienzo “oficial” pueden ayudarnos a ser más eficaz en el trabajo durante el resto del dí­a.

Unos minutos para revisar (y gestionar) el email, estrechar lazos con compañeros con una pequeña charla, organizar el dí­a o concentrarnos en una tarea sin interrupciones puede ser el preludio de una gran jornada en el trabajo.

 

Crea huecos en tu jornada

Planificar el dí­a no sólo es planificar tareas. También es importante dejar momentos de asueto, como diez minutos de relax durante el café o cinco minutos después de comer para revisar los titulares de prensa y estar bien informados. Otra buena rutina, aunque cueste, es levantarse antes para practicar algo de deporte, lo que estimula nuestra actividad y creatividad, además de acabar con la posible ansiedad ante la nueva jornada laboral.

 

Desplázate en transporte público

Aunque como todo, tiene sus inconvenientes; moverse en tren, metro o autobús es una buena forma de ganar tiempo al dí­a.

Este puede ser un buen momento para gestionar el correo electrónico en el dispositivo móvil, cerrar reuniones o simplemente relajarse con música o lectura. En las grandes ciudades, además, es posible que ahorremos dinero, tiempo y reduzcamos el estrés por atascos o conflictos en carretera. Los que tengan la suerte de vivir en un entorno sin demasiados desniveles y un clima agradable pueden combinar el deporte del punto anterior con el desplazamiento gracias a la bicicleta.

 

Implanta la regla de los dos minutos

Cuando estamos trabajando en algo y de pronto surge una nueva tarea, es importante que no nos rompa el ritmo en el trabajo que estamos desarrollando. En ocasiones es más improductivo añaadir a la agenda y planificar que efectuar, y en eso precisamente consiste la regla que nos ocupa: si la nueva tarea se puede resolver en dos minutos, es mejor hacerla en el momento que posponerla.

 

Trabaja en dí­as festivos

Si bien esta frase en frío da pavor, la realidad es que trabajar en festivos (en ciertas profesiones) nos ayuda a mejorar nuestra dedicación y permite delimitar un horario más fácilmente entre semana. Así­, al contrario de lo que pueda parecer, esta práctica ayuda a la conciliación familiar, despejando pequeñas tareas del horario laboral que podremos cumplir mejor para tener más tiempo libre cada dí­a.

Si salimos a las tantas de la oficina cada día para justo acabar el día y vuelta a empezar; este consejo puede resultar muy útil. Pero no sólo ayuda en la gestión del tiempo entre semana sino que puede ayudar a reducir la ansiedad ante la carga de trabajo o el estrés que sufren algunos trabajadores a medida que se acerca el lunes tras el fin de semana.

 

Prepara las reuniones

Una reunión, sobre todo las que tocan aspectos estratégicos o crí­ticos en nuestro trabajo, se puede extender durante horas. Esto afecta a su efectividad y también al estado de ánimo de los participantes. Las reuniones deberí­an tener siempre un guión, un tiempo delimitado y unos participantes con responsabilidades asignadas.

Además, es conveniente que todos sepan con qué objetivos se convoca, cuáles son los resultados esperados y cuál será la dinámica a seguir.

 

Aumenta tu motivación y tu productividad

 

 

Contacta con clientes por la mañana

A primera hora, por norma general estamos más descansados y con un mejor ánimo, cosa que podemos aprovechar para estrechar la relación con los clientes. Esto ayuda a tener una mentalidad positiva el resto del dí­a ya que este tipo de contactos suelen (como mí­nimo) dejar una puerta abierta a una nueva venta. Si es así­, la jornada ya habrá merecido la pena y todaví­a tendremos el resto del dí­a para lograr mejorarlo.

 

Responde correctamente

La penetración del email en la vida laboral es tal que en cierto modo hemos perdido unas normas básicas de utilización. Aunque se conteste a una duda rápida, por ejemplo, es importante mantener el saludo, la despedida o el agradecimiento siempre.

Con este mí­nimo gesto tomamos en consideración al interlocutor, podemos mejorar las relaciones personales y en definitiva, mantener la motivación de aquellos que trabajan a nuestro alrededor.

 

Levanta acta en las reuniones

Aunque puede parecer obvio, es algo que no siempre se cumple. Al finalizar un encuentro solemos tener todo muy claro, pero con el paso del tiempo esa claridad se puede difuminar.

Levantar un acta por cada reunión ayuda a recordar lo hablado, fija los objetivos, reparte tareas que necesitan seguimiento y fija fechas. Es recomendable tener un borrador al final de la reunión para repasar lo comentado y asegurar que todo el mundo entiende lo mismo en relación a los temas tratados; después se pasa a limpio y se hace llegar a todos los participantes.

 

Equivocarse no es un fracaso

En la cultura anglosajona, el currí­culo de fracasos es altamente valorado ya que denota atrevimiento, ganas y sobre todo, aprendizaje. Cuando tenemos a otras personas a nuestro mando es común intentar controlar cada movimiento a fin de minimizar posibles pérdidas (de cualquier tipo). Valorando y controlando siempre los riesgos de hacer algo mal, dejar que los trabajadores fracasen puede ser una buena inversión en formación ya que se aprende más de los errores.

Una persona con miedo a equivocarse jamás sabrá cuáles son sus verdaderas posibilidades.

 

Vuelve a contactar con gente con la que has perdido relación

Antiguos compañeros de estudios o trabajo, e incluso amigos y familiares, son los contactos más importantes a la hora de generar nuevas oportunidades. Del mismo modo que es más fácil vender algo a un cliente actual que a uno nuevo, la base de confianza es fundamental también en este tipo de relaciones.

Estando como está tan de moda el networking, no hay ninguno mejor que el que se hace con viejos conocidos, que además nos motivan personal y profesionalmente.

 

Sal a pasear

Este es simplemente un ejemplo de la importancia de realizar ejercicio; ya sea antes, durante o después de la jornada laboral. El ejercicio mejora nuestra condición fí­sica pero también la mental, ayudando a motivarnos, relajarnos y sentirnos mejor. Y por supuesto a ser más eficaz en el trabajo.

Los múltiples beneficios del deporte repercuten en nuestro aprendizaje creativo que puede ser explotado en la vida laboral o personal. La simple actividad de pasear, incluso realizada moderadamente, es una de las actividades más beneficiosas .

 

Lleva siempre una libreta encima

Las buenas ideas surgen en cualquier lugar y momento, siendo especialmente propicias cuando estamos relajados o realizando alguna actividad que no tiene nada que ver con nuestro trabajo. En el momento en el que esto ocurre es importante apuntar la idea, los sentimientos generados y las motivaciones del momento, para después pensar en ella y desarrollarla.

 

Protege e incrementa tu concentración para ser más eficaz en el trabajo

 

 

Busca espacio y tiempo para concentrarte

Concentrarse no siempre es tarea fácil y a menudo pequeñas preocupaciones, cansancio o deseos son un obstáculo para la misma. Si la agenda lo permite, es recomendable alejarse de la tarea en la que debemos concentrarnos para relajar la mente y desbloquearla.

Buscar un lugar tranquilo para pasar un rato en soledad y pensar en las motivaciones para llevar a cabo las tareas es un buen antí­doto contra el “dejarse llevar”.

 

Decide cuándo contestar

Es habitual encontrarse con multitud de peticiones o tareas que nos exigen inmediatez, pero esto es un grave problema para nuestra eficiencia. Siempre teniendo en cuenta las necesidades de quienes requieren o necesitan de nuestro trabajo, es importante pensar frí­amente en la urgencia de la tarea; y en base a la misma, responder a cada cuestión por orden de importancia.

 

El email a primera hora y a última

La cantidad de correos electrónicos que se reciben en la jornada puede resultar abrumadora. Despejando aquellos urgentes o directamente relacionados con el trabajo actual que estamos desempeñando, el resto de emails deben tener su momento para ser atendidos y añadidos a la lista de tareas.

A primera hora de la mañana> y a última de la jornada son momentos ideales para atender y en su caso programar acciones en base a la correspondencia.

 

Protégete de las distracciones

Si una actividad resulta especialmente exigente y requiere de toda nuestra capacidad, debemos hacer lo posible para centrarnos exclusivamente en ella. Para ello es necesario que nuestros compañeros sepan que no estamos disponibles durante un perí­odo determinado de tiempo, durante el cual deberí­amos también olvidarnos del correo electrónico y el móvil.

 

Deja reposar las decisiones importantes

Las decisiones de cierta envergadura que pueden condicionar nuestro futuro en gran medida, deben tomarse con cuidado. Por ello, una vez tomada la decisión, es conveniente olvidarse de ella durante un perí­odo de al menos 24 horas, después del cual podemos volver a valorar la decisión tomada.

Esta técnica evita que todo gire en torno a esa decisión y nos ayuda a saber si realmente es lo más adecuado a nuestras necesidades al tomar perspectiva.

 

Piensa en efectos a medio y largo plazo

Cada una de las acciones que llevamos a cabo y las tareas que realizamos tienen repercusión no sólo en nosotros, sino en nuestros compañeros y el conjunto de la organización. Tomar conciencia de este impacto a medio y largo plazo ayuda a concentrarse en lo realmente importante, además de suponer un plus de motivación para intentar sacar el máximo rendimiento a nuestro trabajo.

Esta cuestión, si bien relevante, no es tan fácil de adoptar ya que generalmente tenemos las cosas más claras cuanto más a corto plazo las analizamos. Pensar sobre el futuro más alejado es un ejercicio que requiere reflexión.

 

Limita tu curiosidad

Hoy en dí­a existen múltiples factores que pueden despistarnos en nuestro tiempo de trabajo. Redes sociales, blogs interesantes, ví­deos tutoriales y otros recursos pueden resultar de gran ayuda e incluso mejorar nuestra productividad; siempre y cuando mantengamos nuestra curiosidad a raya.

Buscando información sobre un tema de nuestro interés es fácil meterse en una espiral informativa sin fin, por lo que es recomendable establecer tiempos y momentos para consultar Twitter o leer las RSS; mientras que si estamos buscando algo concreto hay que realizar el esfuerzo de no querer ir más allá en el momento en que nos pica la curiosidad. El botón de “leer más tarde” puede ser de mucha ayuda.

 

Potencia tu creatividad para trabajar mejor

 

 

Escribe tus ideas a mano

Al escribir nuestros pensamientos a mano nos concentramos en desarrollar lo que vamos escribiendo. La escritura entrena la creatividad, mientras que releer lo escrito permite evolucionar las ideas. Si además lo hacemos por ejemplo en post-it de colores, asociando ideas y construyendo mapas, los resultados pueden llegar a ser asombrosos. La asociación de ideas permite ser más eficaz en el trabajo ya que colabora en la generación de ideas.

 

Trabaja desde un lugar distinto

Dejar las cuatro paredes habituales estimula el cerebro y según para qué tareas, puede resultar beneficioso. Si necesitamos estar relajados, una cafeterí­a puede servirnos; mientras que si lo que necesitamos es hacer volar la creatividad, el aire libre es lo más recomendable.

Dentro de la propia oficina, cambiar de lugar para aislarnos si nuestra concentración lo requiere también puede ayudarnos.

 

Intercambia tareas y trabaja con distintos perfiles

La creatividad explota y crea grandes ideas por contacto entre personas diferentes y actividades a priori sin mucha relación. Cuando conectamos con el trabajo de otra persona, no sólo tomamos conciencia de su posición o necesidades, sino que podemos aportarle un punto de vista diferente para su provecho; y viceversa. Aunque cada cual cuente con sus responsabilidades, es importante tener un sentido global y crí­tico de todo el negocio, aportando soluciones y planteamientos que puede resultar innovadores fuera de nuestra actividad habitual.

 

Prueba cosas nuevas

En el fragor de la batalla diaria es normal pensar sólo en lo que tenemos que hacer; pero la mente necesita nuevos estí­mulos para ser más productiva y creativa. Hacer una lista de nuevas cosas por probar y establecer un momento para hacerlo puede resultar de ayuda para conocer distintas formas de hacer las cosas, formarse, aprender o utilizar nuevas herramientas. Es posible que no ayude a ser más eficaz en el trabajo en un primer momento, pero sin duda permite descubrir formas de serlo de manera exponencial a futuro.

Algunas compañí­as realizan este ejercicio en grupo, asignando pruebas a personas que cuando finalizan la misma pasan un informe de lo aprendido y sus posibilidades para que el resto de compañeros piensen en su utilidad profesional. Esta práctica puede utilizarse para crear nuevos productos o modelos de negocio.

 

Persigue la eficiencia en todas tus actividades

 

 

Distingue grados de urgencia

Y respétalos. En relación a la regla de los dos minutos, las tareas que lleva poco tiempo solventar, han de ser resueltas en el momento (si no se pueden delegar) y ni siquiera tomarnos la molestia de apuntar ni planificar. Para el resto es recomendable encontrar o crear unas reglas para tratar cada cuestión como merece.

Dividirlas por tiempos de ejecución, recursos requeridos, concentración mental necesaria u otras variables puede ayudar a clasificar cada actividad.

 

Explota la potencia de tus herramientas

Tener buenas herramientas de trabajo es fundamental. Las consideradas indispensables para nuestra actividad han de ser lo mejor posible y estar adaptadas a nuestras necesidades. A partir de ahí­ seguir un protocolo de buen uso y cuidado nos evitará pérdidas de tiempo y sustos.

Un ejemplo habitual es el ordenador, fuente de múltiples males si no está bien protegido o actualizado; además de ralentizar nuestro desempeño si no está debidamente optimizado con programas, hardware o configuraciones más eficientes.

 

Cuenta con alguien de confianza que te ayude en el trabajo

En puestos directivos es recomendable contar con una persona de confianza que pueda hacerse cargo de ciertas gestiones de menor relevancia, evitando así­ perder tiempo en tareas de bajo valor añadido. Alguien que tenga la clave de nuestro correo electrónico u otros datos que en un momento dado puedan ser necesarios sin que nosotros estemos pendientes, puede liberarnos de muchas preocupaciones.

Asociado a esto, para ser más eficaz en el trabajo, hay quien elabora listas de “cosas que no hacer” para decir no a cuestiones irrelevantes cuando surjan, a las que puede dar respuesta la persona de confianza citada.

 

La regla de las 24 horas

Habitualmente aplicada al mundo comercial en relación al tiempo de respuesta tras un primer contacto, puede ayudarnos en otras áreas de la empresa. Tras una reunión o contacto, debemos realizar una segunda aproximación en un perí­odo de 24 horas, si es posible dando respuesta a las cuestiones abiertas tras el encuentro; pero si no es posible, agradeciendo el tiempo y recapitulando lo pendiente.

Las probabilidades de éxito aumentan y ayuda a establecer un calendario.

 

Implanta las reuniones de 3 minutos

Además de las tí­picas reuniones sobre temas concretos, algunas organizaciones celebran minireuniones semanales de tan sólo 3 minutos, en las que simplemente cada uno explica a sus compañeros en lo que está trabajando. De este modo, toda la organización rema en una misma dirección, sabiendo qué hace cada compañero (y por qué).

En estas reuniones se puede explicar lo que se ha hecho en la semana y lo que se pretende hacer en la semana próxima; y si alguien quiere más información dispone de 10 minutos para reunirse con la persona en cuestión para saber más, esta vez a solas. Este sistema ayuda a cumplir objetivos sin perjuicio del tiempo productivo permitiendo al equipo ser más eficaz en el trabajo.

 

Conoce a tus interlocutores

En la era de la información y las redes sociales, esto es ahora más fácil de nunca. Buscar conocidos en común, intereses, estudios realizados o perfil profesional permite una charla distendida que relaje el ambiente antes de una reunión o cualquier otro contacto; además de ayudar a enfocar lo que tenemos que decirle.

Si se trata de una negociación, cuanto más se conoce a una persona, más fácil es negociar con ella.

 

Limita tu tiempo de trabajo

Lo normal es tener una jornada laboral establecida, aunque no siempre la seguimos a rajatabla. Nadie nos conoce mejor que nosotros mismos y tampoco todos los dí­as son iguales por lo que cuando nuestro tiempo de trabajo no está siendo efectivo es recomendable tomar un pequeño descanso y si las horas dejan de cundir, lo mejor es dar por finalizado el dí­a de trabajo en la medida de lo posible.

 

Implanta un software de gestión

Tener un ERP en la empresa aporta mayor agilidad, productividad y eficiencia a la organización. El software de gestión empresarial facilita el trabajo a los usuarios, automatiza acciones, distribuye la información de manera óptima, detecta errores o puntos de mejora en el proceso productivo y ayuda a la toma de decisiones entre otros muchos beneficios que permiten ser más eficaz en el trabajo.