El área de contabilidad de una empresa es un departamento absolutamente imprescindible para la buena marcha de una organización. Y a su vez, siendo estrictamente necesario, es realmente difícil que aporte un valor añadido. Por ello la automatización contable es de las pocas formas de ahorrar tiempo y aumentar la productividad de todo el departamento.

Se calcula que los empleados de oficina dedican alrededor de un tercio de su jornada laborar a tareas administrativas o repetitivas: casi 70 días de trabajo al año que puede ser empleado para otras cuestiones gracias a la automatización. El estudio del que se extraen estos datos, cifra la pérdida en 300 millones de dólares anuales para el conjunto del Estado. Una ineficiencia muy cara.

La obligatoriedad de una compañía de controlar y registrar gastos e ingresos está reñida con la productividad. Ciertas tareas de seguimiento de las operaciones económicas de una empresa son monótonas, repetitivas y con poco margen para la creación de valor, más allá de la pura necesidad. Más monótonas y repetitivas son otras operaciones habituales como la introducción de datos en distintas herramientas o la búsqueda de información en distintos sistemas; que además, no aportan nada a la cuenta de resultados de la empresa ni al crecimiento del trabajador.

Por ello, la informatización es uno de los avances más importantes que se puede experimentar en estos departamentos, aunque no sea la panacea. Las herramientas informáticas permiten evitar descuadres o cumplir obligaciones fiscales; pero los administrativos y contables no están libres de caer en la ineficiencia del día a día. Diferentes hojas de cálculo con muchas pestañas o incluso la utilización del email como medio principal de difusión de la información, supone un lastre para la productividad.

Así, el siguiente paso en la mejora es la automatización de la contabilidad, mediante soluciones informáticas de gestión. Un ERP es capaz de reducir drásticamente los tiempos de contabilización, impulsando la productividad de un departamento resignado al tedio.

La automatización contable permite agilizar distintas operaciones cotidianas utilizando patrones o realizando copias sobre las que reescribir los datos: asientos de cobros y pagos, registro de facturas, amortizaciones mensuales, contabilización de remesas, impresión automática, etc.

Por otro lado, también es posible realizar un control exhaustivo de la actividad, evitando por ejemplo los descuadres. El punteo permite cruzar facturas con cobros y pagos; así como la comprobación de movimientos.

En tareas recurrentes, la automatización contable supone una gran ayuda que libera tiempo para dedicar a cuestiones que aporten un alto valor añadido a la empresa.

Ventajas de la automatización contable

• Ahorro de tiempo.

• Seguridad de la información.

• Control de la situación de la empresa.

• Distribución efectiva de la información.

• Reducción de errores.

• Modernización del departamento.

• Impulso de la productividad.

• Más tiempo para cuestiones estratégicas.

• Facilidad de uso.

• Mejor accesibilidad.