Viene pasando de un tiempo a esta parte. Tu equipo se ha estado quejando de que no puede hacer su trabajo de forma apropiada. Les cuesta mucho completar algunas tareas, no tienen acceso a la información adecuada y no saben lo que los demás están haciendo en la empresa. Los directores de departamento no tienen los informes necesarios para tomar decisiones críticas que podrían impulsar el negocio. Las cosas, parecen estar atascadas y es necesario hacer cambios para que la empresa avance. Afortunadamente, quizá hayas estado considerando tus opciones y sabes que para resolver muchos de esos problemas, deberías cambiar de software.
Has ido a la mesa de dirección y has explicado los problemas, antes de que los jefes te den su aprobación. La tarea que se presenta por delante es encontrar el sistema adecuado que resolverá las incidencias y además, hará tu negocio más eficiente.
Esta es probablemente una de las decisiones e inversiones más importantes a las que una empresa debe enfrentarse, así que necesitas asegurar el alcance del proyecto e investigar las opciones para asegurarte de que seleccionas el sistema idóneo.
Por donde empezar para cambiar de software
A continuación, ofrecemos 7 cosas que debes considerar y preguntarte para elegir un sistema ERP. La lista no está ordenada por prioridades, sino que tiene todos los pasos que debes dar durante el proceso.
Controla las incidencias críticas de negocio que quieres resolver
Debes tener una visión clara de los problemas y retos a los que se enfrenta la empresa desde el punto de vista del software. Debe haber una razón válida para implantar, migrar o cambiar de ERP, y la elección debe basarse en la certeza de que va a encajar en tu negocio. No sólo en que tenga buena pinta.
Muchas empresas se han animado a cambiar de software ERP sin pensar demasiado en sus capacidades y en lo que puede hacer específicamente por ellos. Como resultado, pronto sienten los efectos de una inversión demasiado pesada.
Crea una lista de requerimientos antes de buscar soluciones
Recoge las opiniones y el feedback de tu gente, quienes están usando el sistema (o sistemas) de forma diaria. Debes comprender sus problemas y las herramientas que necesitan para ser más eficientes, productivos y en última instancia, ayudar a la empresa a ser más rentable. Esto te dará un buen número de características para la nueva solución.
Piensa en la funcionalidad que necesitas
Reflexiona sobre qué funcionalidad echas en falta ahora y cuál crees que necesitarás en el futuro para resolver los retos a los que te enfrentes. Echa un ojo a tus procesos actuales, comprende las deficiencias de cada departamento y cómo necesitan comunicarse con otros elementos del negocio. Entonces, piensa cómo estos procesos pueden ser automatizados para impulsar el negocio.
Piensa en el futuro
Quieres que tu software sea duradero. Cuando compras un ERP, las decisiones se toman fundamentalmente en las necesidades actuales, pero poca veces se considera dónde estará la empresa en el futuro. Así que intenta tener un conocimiento más claro de los planes de futuro y las ambiciones de la organización, de modo que puedas incorporarlas en tu estudio de soluciones.
Ten en cuenta el presupuesto disponible
Es importante saber con qué presupuesto trabajas, ya que te ayudará a filtrar los ERP más apropiados para tus requerimientos y restricciones financieras. De todos modos, no dejes que el presupuesto sea una barrera y te ate a una solución por debajo de lo necesario, incapaz de cubrir tus necesidades adecuadamente. Si tienes que pagar un poco más por el sistema adecuado, seguramente sea una inversión que merece la pena y que dará sus frutos en el futuro.
Comprende que los usuarios cuentan
Decidir la funcionalidad que requiere la empresa es tu tarea, pero debes decidir también quién va a usar el sistema y qué áreas se verán afectadas. Así que es importante comprender lo que necesitan los usuarios y sus funciones, ya que van a tener un impacto directo en el coste del sistema ERP.
Decide cómo quieres informar
Una de las consideraciones más relevantes es decidir qué clase de información se va a necesitar y cómo se quieren presentar los informes. Si el nuevo ERP no tiene la funcionalidad de reporting requerida, ni siquiera es necesario tenerlo en consideración.
Estos 7 pasos deben ser una parte del proceso de toma de decisiones para cambiar de software. De todos modos, no son sólo preguntas que debas hacerte a ti mismo. Serán dictadas por las necesidades específicas de tu compañía y el sector en el que opera.
Una vez hayas considerado estos pasos, estás listo para contactar con proveedores ERP para acordar demos. Puedes contactar con nosotros si quieres ver la nuestra cuando quieras.
Feliz investigación y mucha suerte con tu proyecto.
Adaptación realizada a partir de una traducción de un texto de Mark Blackmore, de nuestro partner QBS Group.