Cambio de ERP: ¿ha llegado tu momento?

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Si tu sistema no ofrece el rendimiento que solía o no está aportando el valor que un día soñaste, no te resignes, es hora de un cambio de ERP. La implantación de un sistema de gestión empresarial es costosa, no sólo en cuanto a los recursos a emplear; por lo que su resultado debe ser algo más que aceptable.

 

Síntomas que hacen necesario un cambio de ERP

En ocasiones, la necesidad de cambio de ERP no es algo que pueda resultar evidente. Por ejemplo, puede ser que se produzcan problemas de rendimiento, pero se achaquen a «cosas de la informática». Si bien muchos de estos problemas se pueden solucionar con unos reajustes, podrían estar indicándonos que la vida de un ERP llega a su fin.

A continuación, enumeramos los principales síntomas que evidencian que necesitas cambiar de ERP.

 

Problemas de rendimiento

  1. Notable lentitud en la operativa habitual.
  2. Aumento de la frecuencia de bloqueos y errores.
  3. Imposibilidad o extrema lentitud para conectarse con otras herramientas comunes (como Excel).
  4. Altos costes en mantenimiento de sistemas.
  5. Necesidad constante de pequeñas actualizaciones.

 

Necesidades no cubiertas

  1. Imposibilidad para adaptarse a la normativa en vigor.
  2. Falta de confianza en la información.
  3. Dificultades para realizar análisis de información.
  4. Imposibilidad para trabajar desde cualquier dispositivo en cualquier lugar.
  5. Dificultades para adaptarse a la digitalización.

 

Problemas de base

  1. Falta de visión global de la empresa y su actividad.
  2. Descontrol en los procesos de la compañía.
  3. Deficiente servicio al cliente.
  4. Sistema demasiado complicado con el que los usuarios no se sienten cómodos.
  5. Dificultades para colaborar y compartir información.

 

¿Por que las empresas cambian de ERP?

La respuesta es muy variada porque cada organización tiene sus problemas, necesidades, objetivos y características concretas. Sin embargo, hay ciertas cuestiones recurrentes que podemos enmarcar en tres grandes tipos:

 

Ahorro

Muchas empresas quieren cambiar de ERP para lograr un mayor ahorro. Un software de gestión empresarial ayuda ayuda a empresas que necesitan:

  • Eliminar tareas repetitivas.
  • Automatizar procesos de bajo valor añadido pero necesarios.
  • Reducir costes de operación.
  • Agilizar y simplificar tareas diarias.

 

Crecimiento

Es frecuente plantear un cambio de sistema cuando se experimenta, se plantea o se prevé un gran crecimiento. Si la organización no está preparada para ese cambio, el crecimiento puede ser negativo. Por ello, un nuevo ERP puede:

  • Gestionar el crecimiento de forma eficiente.
  • Adaptar procesos a la nueva situación.
  • Ayudar a las personas a adaptarse al cambio.
  • Mejorar el tiempo de respuesta de la empresa.

 

Operativa

El cambio de ERP se puede deber a una nueva necesidad que surge para la compañía. Los ejemplos más habituales son los siguientes:

  • Internacionalización; con la consiguiente necesidad de operar en distintas divisas, mejorar la comunicación entre delegaciones o gestionar distintas plantas.
  • Cambio del modelo de negocio; que puede requerir una conexión con tienda online, escucha social o una mayor capacidad de respuesta al cliente.
  • Soporte a la innovación; que sistemas pequeños u obsoletos no son capaces de gestionar o impulsar.
  • Gestión de la Calidad; sobre todo desde el punto de vista de las certificaciones, que pueden obligar a la empresa a contar con un ERP que la soporte y garantice.

 

Fuerza mayor

Existen cuestiones de fuerza mayor que obligan a cambiar de ERP. A continuación, algunos ejemplos de situaciones que vienen dadas a la empresa pero que hay que resolver en cualquier caso:

  • Desaparición del partner; que obliga a cambiar el sistema por estar muy adaptado o contar con muy pocas alternativas de soporte.
  • Fin de soporte del fabricante; que obliga a un cambio o una migración por tratarse de una versión antigua.
  • Cambios legislativos; que no tienen respuesta funcional por parte del fabricante o el implantador.
  • Obsolescencia técnica; que el fabricante no puede o no quiere abordar con mejoras tecnológicas e innovación.

 

Claves de éxito en un cambio de ERP

Si ha llegado el momento de cambiar el sistema ERP, fijarnos en los éxitos de otras empresas en escenarios similares nos puede resultar de gran ayuda. En función de estos, podemos establecer una serie de buenas prácticas que minimizan la posibilidad de fracaso:

 

Crear un plan de implantación

Un plan de implantación ayuda a fijar los objetivos, definir claramente las necesidades y establecer una hoja de ruta a seguir.

Las empresas que cuentan con un plan de implantación antes de iniciar el proceso, generalmente:

  • Tardan menos en arrancar la solución.
  • Se ajustan mejor al presupuesto inicial.
  • Se ajustan más al plazo temporal marcado inicialmente.
  • Reducen más sus costes de operación tras la implantación.

 

Aprender del pasado

Cambiar de ERP supone, necesariamente, haber pasado por una implantación anteriormente. Los aciertos y errores del pasado pueden ser de gran ayuda. Por ello es fundamental detectarlos y documentarlos para otra ocasión.

 

Involucrar a la organización

En ocasiones, el cambio de ERP viene motivado por una necesidad muy concreta de un área específica. Y está bien tener una o dos necesidades fundamentales; pero estas deben ser cuestiones que afectan al conjunto de la organización. Por ello, es necesario involucrar a todos los departamentos. Esto permite, entre otras cosas:

  • Solucionar cuestiones que inciden de forma directa en el porvenir de la empresa.
  • Encontrar otros puntos de mejora en distintos procesos que pueden resolverse con el ERP.
  • Crear equipos multidisciplinares que permitan evaluar mejor la solución.
  • Reducir la resistencia al cambio de algunos recursos.

 

Pensar en el ahorro de forma amplia

Una de las consecuencias más evidentes de contar con un buen ERP es el ahorro. Pero ahorrar no es gastar menos dinero. Por ello, es preciso evaluar el ahorro en función de los beneficios obtenidos. Y teniendo en cuenta, también, los costes ocultos de un ERP.

Un ERP ayuda a la empresa si permite reducir trabajo, eliminar errores, tener la funcionalidad necesaria o hace las tareas más sencillas. No si (sólo) es barato.

 

Visión estratégica

Resolver problemas o satisfacer necesidades precipita un cambio de ERP. Pero una implantación de software de gestión debe tener, como objetivo superior, la mejora competitiva. Por ello, al plantear un cambio o seleccionar el mejor ERP, se debe tener una visión estratégica:

  • Hacia dónde va, o quiere ir, la empresa.
  • Hacia dónde va la industria o sector.
  • Cuál es el objetivo estratégico de la compañía.
  • Qué nuevas oportunidades y amenazas tiene la organización.
  • Qué tendencias tecnológicas pueden resultar una ventaja competitiva.

 

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