ciclo de vida de un ERP

El ciclo de vida de un ERP

Etiquetas: ERP

La implantación de un software ERP es una decisión muy importante para cualquier organización. Se trata de una herramienta clave para planificar, automatizar y administrar todos los procesos empresariales y, en consecuencia, fundamental para la competitividad de la empresa. La relevancia de su aportación hace que su puesta en marcha sea compleja: se necesita destinar una cantidad importante de recursos humanos y financieros para llevarla a buen puerto, donde se aprovecha todo su potencial y se obtiene el máximo valor a la inversión realizada. Pero el proceso no termina aquí, ya que el ciclo de vida de un ERP está acotado: tiene su periodo prolongado de mantenimiento y la fase en la que se pueden extender sus capacidades, pero llega un momento en el que los cambios empresariales, tecnológicos, en el mercado o en la competencia, pueden llevar al sistema a la decadencia.

Cada etapa del ciclo de vida de un ERP tiene sus particularidades y, pudiendo durar más o menos en función de las condiciones de la empresa (habitualmente entre 5 y 10 años), es seguro que llegarán. Así, la implantación de un software de gestión es un proceso que nunca acaba, como veremos a continuación, y eso es bueno.

 

Las etapas del ciclo de vida de un ERP

Aunque nos centraremos en repasar las fases del ciclo de vida de un ERP como sistema efectivo de gestión, es importante saber que el ciclo de la implantación de un ERP es anterior y alarga el proceso global (aquí te contamos todo lo que debes tener en cuenta en un proceso de implantación de ERP).

 

Etapa de despliegue

Una vez está finalizando la implantación del ERP y ya se está utilizando a nivel de toda la empresa, entramos en la primera etapa del ciclo de vida de un ERP. Como en toda etapa inicial, todavía nos estamos acostumbrando al nuevo sistema y pueden surgir errores o dudas. Puede, también, que los usuarios sigan trabajando en alguna de sus tareas de la forma en la que lo hacían antes, sin saber que pueden realizarla de una forma más ágil y sencilla.

Por estos motivos, es importante tener en cuenta y evaluar cuestiones como:

  • La adaptación del ERP a las necesidades concretas de la empresa.
  • La adecuación de las personalizaciones.
  • La soltura de los usuarios con el nuevo sistema.
  • El compromiso del partner con el mantenimiento y evolución de la instalación.
  • La satisfacción con el nivel de soporte.

Para todas estas cuestiones, la relación con el partner es fundamental para mejorar la integración del ERP en la organización, resolver dudas, ampliar la formación y ofrecer un servicio de soporte de calidad.

 

Etapa de optimización

Con el ERP a pleno funcionamiento y los usuarios utilizándolo en todas sus actividades, con conocimiento de todas las prestaciones, pueden surgir mejoras que no fueron consideradas en el proyecto de implantación o métodos para agilizar ciertos procesos. De nuevo, el apoyo del partner es clave para realizar los ajustes pertinentes para que, en menos de un año, el sistema sea totalmente estable y útil para cada usuario, facilitando cualquier operación de la forma más efectiva.

 

Etapa de mantenimiento

Es la fase más larga del ciclo de vida de un ERP, durante el cual, se percibe el valor de la inversión realizada. Con los usuarios plenamente familiarizados con el sistema, se apropian del mismo y, en consecuencia, se pueden ir realizando pequeñas mejoras o extensiones de utilidad para llevar su productividad a un nivel superior. Por ejemplo, integrando otros productos (BI, CRM…), abordando cambios legislativos (SII, TicketBAI…), mejoras tecnológicas (OCR, realidad aumentada…), cambio de equipos (nuevos usuarios, nuevos dispositivos…), etc.

En esta fase, lo habitual es contar con un servicio de soporte que garantice una cobertura total de mantenimiento preventivo, correctivo, evolutivo y solución de dudas  que puedan surgir.

 

Etapa de declive

Si un ERP estuviese construido para durar siempre, su utilidad sería muy limitada. Todo sistema de gestión tiene una fecha de caducidad, que puede venir marcada, habitualmente, por nuevas necesidades del negocio y/o avances tecnológicos. En esta etapa se deben ir planteando cambios de calado, si bien por coste o complejidad, en ocasiones se opta por efectuar arreglos. En este sentido, y aunque no suele ser lo más recomendable, conviene tratar la situación con el partner para evaluar todas las alternativas. Aquí te dejamos un par de artículos sobre esta fase: ¿Cuándo cambiar de ERP? y El paracaídas dorado de un ERP.

 

Etapa de migración

Cuando la situación es insostenible, o mejor, antes de que eso suceda, el ciclo de vida de un ERP entra en la fase de reimplementación. Es decir, volvemos a la casilla de salida, pero con todo lo aprendido durante estos años y con las necesidades, deseos y posibilidades mucho más claras. Así, el proceso de migración suele ser más organizado que el de implantación. Además, optando por la última versión del mismo producto es posible que las necesidades se reduzcan a unas pocas personalizaciones. El ROI, en estos casos, suele ser incluso mejor.