implantar un ERP

Implantar un ERP sin morir en el intento

Etiquetas: ERP

En el artículo anterior detallábamos las cuestiones fundamentales que deben valorarse a la hora de elegir ERP para la pyme; y en esta ocasión cerramos el cí­rculo con los asuntos crí­ticos que deben tenerse en cuenta para que implantar un ERP sea lo más llevadero posible y culmine con el éxito del proyecto.

Antes de continuar, recordamos los pasos previos a la implantación que son, a grandes rasgos, los siguientes:

  1. Detectar la necesidad.
  2. Encontrar un “promotor” del proyecto.
  3. Preparación y presupuesto.
  4. Análisis de posibilidades.
  5. Búsqueda de proveedor.

 

Como comentamos en, cabe la posibilidad de que seleccionar una empresa implantadora no sea el final de esta primera fase y por el contrario, realicemos todo el proceso de la mano de una empresa de referencia. Esta posibilidad puede ser recomendable, ya que a fin de cuentas, el conocimiento y experiencia de dicha empresa superará con creces la capacidad de la propia compañí­a a la que representamos. Si optamos por este camino al implantar un ERP, debemos tener muy presentes las siguientes cuestiones:

  • El proveedor debe ser el “sherpa” que nos guí­a, no el “montañista”. La responsabilidad de dar cada paso es de la propia empresa, no del proveedor.
  • Es fundamental elegir el proveedor en función de los mismos parámetros que si siguiésemos el esquema habitual.
  • Resulta importante evaluar el desempeño del proveedor en todo momento.
  • Puede ser recomendable conocer profesionalmente a las personas responsables del mismo en el proveedor. Haber trabajado con esa empresa anteriormente y tener cierta confianza / seguridad evitará sustos.

 

Llegados al último punto en la elección de software, es hora de iniciar el proyecto con ayuda del proveedor seleccionado, que si el trabajo anterior está bien hecho, será el socio que mejor se adapte a las características de nuestra pyme.

 

1. Organización del proyecto para implantar un ERP

Para culminar la implantación con éxito se debe contar con un equipo que “patrocine” el cambio y que sea la referencia ante cualquier incidencia o duda. Aunque existen distintas fórmulas, lo más recomendable es crear un equipo con personal del cliente (con conocimiento de Dirección General, suele haber un Coordinador de Proyecto que trabaja con los Usuarios Clave y los Usuarios Finales) y del proveedor (Jefe de Proyecto, Consultor, Analista Programador y Programador, siempre en conocimiento de un perfil directivo); todos ellos con sus tareas y responsabilidades.

En cualquier caso, el personal seleccionado debe conocer al detalle el negocio y tener disponibilidad de tiempo para dedicarlo. Además, el Coordinador del Proyecto debe tener dotes de liderazgo y posición jerárquica para manejar cualquier conflicto. En relación al resto de la empresa, es importante que todas las áreas están alineadas con el proyecto, desde el Director General hasta el último usuario.

 

2. Consultorí­a

Antes de nada, cliente y proveedor han de consensuar un calendario en el que se especifiquen las fases adaptadas a los tiempos. Es recomendable establecer una serie de hitos a la hora de implantar un ERP que permitan valorar el desempeño, identificar desví­os y motivar a los participantes directos.

Generalmente se divide en análisis de necesidades, toma de datos y valoración de posibilidades o alternativas. Si bien el proveedor ha de llevar la voz cantante y dirigir este proceso, la propia empresa debe ser consciente de la importancia de su papel en esta fase:

  • Recolección de datos.
  • Control del calendario y tareas establecidas.
  • Análisis de los trabajos junto con el proveedor.
  • Realización de pruebas en departamentos y entre departamentos.
  • Comprobación de cumplimiento de especificaciones iniciales.

 

3. Desarrollo

Es la fase correspondiente al diseño, las adaptaciones, migraciones y configuración de la solución. De nuevo, el proveedor debe dirigir y llevar el peso de esta fase, pero la actitud del cliente es relevante para que se realice de la forma más eficiente posible. En esta fase crítica, la disponibilidad de consultores, jefes de proyecto y coordinadores ha de ser total.

Antes de pasar al siguiente punto en el proceso de implantar un ERP, se ha de valorar de nuevo si todos los procesos se ajustan a las especificaciones que se han marcado al inicio del proyecto.

 

4. Arranque

La hora de la verdad. Aunque pueden realizarse las últimas migraciones, este punto se centra en el paralelo y la formación de usuarios.

Dos recomendaciones importantes en esta fase para ajustar un ERP son:

  • No tener en cuenta necesidades imprevistas.

El proyecto está en una fase avanzada por lo que, seguramente, lo mejor sea tomar nota, concluir el desarrollo e implementar las nuevas funcionalidades que cubran esas necesidades no contempladas en el futuro.

  • Tomar nota de cada error que se produzca y reportarlo.

En función de la cantidad e importancia, se deberán ir solucionando de forma escalonada.<

 

5. Soporte

Concluida la implantación, la empresa ha de estar vigilante ante actualizaciones, cambios legislativos y cualquier otra cuestión que afecte al software de gestión implantado. Es importante comprometer ciertas actualizaciones y exigirlas cuando estas deban producirse aunque un proveedor de categorí­a estará también vigilante en este sentido, siendo proactivo para implantarlas.

Además, lo habitual y más recomendable es contratar un mantenimiento tras instaurar un ERP. Algunos programas exigen la contratación de un mantenimiento mí­nimo que se hace cargo de las cuestiones fundamentales. Para Microsoft Dynamics NAV, por ejemplo, el mantenimiento es obligatorio el primer año.

De todos modos, los implantadores de referencia ofrecemos nuestro propio servicio de soporte y mantenimiento, que ha de ofrecerse en los siguientes sentidos:

  • Correctivo. Defectos de las aplicaciones, cambios de parametrización, garantí­a de soporte…
  • Preventivo. Seguridad del sistema, diagnóstico periódico, revisiones periódicas…
  • Evolutivo. Cambios por modificaciones, nuevas necesidades, desarrollo legislativo…
  • Atención al usuario. Consultas sobre utilización, corrección de errores de los usuarios…

 

Del mismo modo, se deben exigir las siguientes prestaciones para un servicio óptimo tras la implantación ERP:

  • Reporte de incidencias registradas y resueltas.
  • Informe de seguimiento ante solicitudes de nuevos desarrollos para ser aceptado o rechazado.
  • Flexibilidad en opciones de cobro.
  • Atención personalizada en función de necesidades: control remoto, soporte presencial…
  • Equipo multidisciplinar, amplio y experto, con consultores y programadores.

 

Valoraciones adicionales al asentar un ERP

En IGN solemos decir que la tecnologí­a no es un fin en sí­ misma, es un medio para obtener los objetivos marcados. Por tanto, lo fundamental es establecer objetivos y necesidades para posteriormente valorar qué software y de qué forma se pueden lograr.

En cualquier caso, deben existir 3 objetivos adicionales irrenunciables en cada proyecto:

  • Obtención de resultado óptimo.
  • Menor coste posible.
  • Mínimo tiempo posible.

 

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