¿Cómo elegir ERP para mi empresa?

Contar con un software de gestión es, cada vez más, un punto crítico para la mejora competitiva de las empresas; lo cual repercute directamente en el futuro de la compañí­a. Pero no se trata de una panacea ya que elegir ERP, implantarlo y gestionarlo requiere un gran trabajo.

Uno de los puntos más crí­ticos del proceso, por tratarse del pistoletazo de salida para el proyecto, es la elección del software. A continuación enumeramos los principales puntos en los que hemos de detenernos para analizar cuál es el mejor ERP para nuestra pyme en concreto.

1. La pregunta ineludible para elegir ERP

Todo proyecto comienza con una cuestión: ¿para qué es necesario? Esta primera fase no tiene que ser una simple pregunta; puede tratarse de la detección de una necesidad, la permanencia en el tiempo de un problema de cierta gravedad o un análisis de la situación de la empresa frente a la competencia.

¿Necesita mi empresa elegir ERP?

El primer paso ineludible en un proyecto de implantación de ERP es ser conscientes de su necesidad. Algunas razones frecuentes que deben alertarnos acerca de la necesidad de un nuevo software de gestión empresarial son:

1. La empresa se encuentra en un mercado extremadamente competitivo.
2. La dirección no tienen una visión global del negocio.
3. No existe coordinación entre departamentos, no fluye la comunicación o no hay colaboración entre compañeros.
4. Se teme por la seguridad de la información, se duda de su veracidad o no se obtienen datos relevantes de la actividad.
5. Existen síntomas de que se están despilfarrando recursos o que algunos procesos podrían ser más eficientes.
6. Hay una preocupación creciente por el futuro de la empresa y su competitividad.
7. El sistema de gestión anterior se ha quedado obsoleto, sin soporte, no funciona como debería o no cubre las necesidades actuales.

Las piezas clave para seleccionar ERP

Una vez se plantea la necesidad, es importante nombrar a un responsable que lidere el proyecto. Esta figura, además de ser la encargada de tomar las decisiones relativas a las posibilidades de la implantación, la elección del software concreto o el proveedor (entre otras); ha de empujar al resto de la organización. Esto supone motivar a los usuarios, explicar la necesidad y resolver dudas; y sobre todo convencer e involucrar a las figuras clave para el éxito del proyecto.

Es común que el Gerente o Director General sea una figura clave, pero en empresas fabricantes por ejemplo, una posible figura clave adicional puede ser el Director de Producción; al igual que en una de servicios puede serlo el Director Financiero o el Director de Operaciones.

Seleccionar el perfil que lidere el proyecto

El perfil ideal debe equilibrar las siguientes competencias:

1. Habilidades de liderazgo.

• Visión estratégica, con capacidad para entender el modelo de negocio actual y proyectar el futuro de la empresa.
• Resiliencia y empatía, para saber gestionar la frustración y la resistencia al cambio de los empleados.
• Resolución de conflictos para mediar cuando surjan discrepancias entre departamentos por los nuevos procesos.

2. Comunicación.

• Capacidad para transmitir los beneficios del ERP y escuchar las preocupaciones del equipo.
• Poder de negociación para mediar entre la dirección, los usuarios clave y los consultores externos.
• Capacidad de influencia para poder motivar a la plantilla a adoptar las nuevas rutinas de trabajo.

3. Conocimiento del negocio.

• Visión transversal que facilite una comprensión profunda de cómo interactúan todas las áreas (finanzas, compras, ventas, logística, etc.).
• Aunque no imprescindible, es preferible alguien con trayectoria interna que conozca los «puntos de dolor» actuales, la actividad y los recursos disponibles.
• Orientación a procesos, con un enfoque en la optimización y reingeniería de procesos antes que en la automatización de vicios antiguos.

4. CGestión de proyectos.

• Dominio de herramientas de control de tiempos, costes y entregables.
• Cierta cultura digital que le aporte una comprensión técnica suficiente para hablar el mismo idioma que los implantadores del software.
• Gestión de datos con criterio para definir qué información es crítica migrar y cuál se debe descartar.

5. Autoridad

• Respaldo de la dirección, con el apoyo explícito del CEO o el comité directivo.
• Capacidad para una dedicación muy exigente, ya que se trata de un proyecto que requiere tal volumen de trabajo que no puede compatibilizarse al 100% con las funciones del día a día.
• Liderazgo informal, que lo haga una figura respetada y legítima dentro de la organización, no alguien impuesto.

2. Preparación del proyecto para valorar el ERP

Es hora de remangarse y elegir ERP. Detectada la necesidad, problemática o posibilidad de crecimiento; es tiempo de valorar si puede ser resuelta por un software de gestión en concreto y si es el caso, si realmente merece la pena el esfuerzo.

En este punto, es importante saber valorar si otras prestaciones del software pueden ser beneficiosas para la empresa y si ésta será capaz de sacarles partido. También es el momento de establecer un presupuesto orientativo (sin olvidar posibles costes ocultos) y hacer una proyección de las necesidades de recursos que se necesitarán; así­ como un plan de control de posibles inconvenientes. En definitiva, todo lo necesario para conocer si debemos dar el paso o posponerlo.

3. Prospección del mercado ERP

Dada la extensa cantidad de programas que se pueden evaluar, es conveniente hacer una primera criba. Para la misma, existen algunas claves que pueden ayudarnos a seleccionar los sistemas que se van a analizar con mayor profundidad: módulos necesarios, sector, presupuesto, plazos, etc.

En este momento también puede ayudarnos tener claro el objetivo de la implantación. Cualquier programa a valorar debe darnos la seguridad de que podrá satisfacer esa necesidad clave. Posteriormente ya habrá tiempo de ir «sumando puntos» en función de otras caracterí­sticas importantes, pero tener la principal siempre presente ayudará a agilizar este primer estudio.

Análisis de las posibilidades

Tras la primera criba, entran en juego otros factores relevantes que han de guiarnos hacia la mejor opción. Podemos preguntarnos por ejemplo la idoneidad de utilizar software libre, si nos viene mejor un programa en la nube o si necesitamos un programa a medida. Es importante evaluar todas las posibilidades y no descartar ninguna opción.

Este paso puede dilatarse en el tiempo pero su correcta ejecución hará mucho más fácil el proceso posterior. A continuación enumeramos algunos ejemplos de cuestiones que deberían analizarse:

• Alineación con modelo de negocio, sector, caracterí­sticas de la empresa…
• Existencia de una hoja de ruta que garantice la renovación a futuro.
• Disponibilidad de actualizaciones, cada cuánto tiempo y de qué tipo.
• Posibilidades de conexión con otros programas relevantes en la empresa.
• Cumple con los requerimientos establecidos.
• Análisis tecnológico que destape posibles obsolescencias.
• Se puede realizar la implantación por fases en función de resultados o implantación de requisitos más avanzados.
• Análisis de garantí­as de seguridad.
• Balance entre puntos fuertes y puntos débiles.
• Análisis de posibles cambios en la forma de trabajar de la empresa y qué consecuencias podrí­an derivarse.
• Disponibilidad de proveedores o partners.
• Búsqueda del proveedor.

Lo ideal es tener un programa concreto en mente cuando lleguemos a este paso; pero si no es así­ y tenemos 3 o 4 como candidatos, buscar el proveedor idóneo puede resultar de ayuda para inclinar la balanza.

4. Búsqueda del proveedor ERP

La clave fundamental es que dicho proveedor sea especialista en el software que hemos preseleccionado; pero, teniendo en cuenta que debe ser quien nos guíe en lo sucesivo, es fundamental asegurarnos de que la elección es la correcta en función de varios puntos:

• Casos de éxito de empresas de referencia (por entorno, tamaño, sector, necesidades similares…).
• Análisis de propuesta económica en función de beneficios y garantí­as aportadas (no como valor absoluto).
• Reputación del proveedor en el mercado.
• Curriculum de los responsables que se harí­an cargo del proyecto (no de quienes pretender vender el proyecto).
• Conocimiento del sector y el mercado en el que se mueve nuestra empresa.
• Opciones de mantenimiento.
• Experiencia y especialización en el software elegido (cartera de clientes, casos de éxito, acreditaciones, formación…).

5. El punto de no retorno

Se acabó el tiempo para elegir ERP. Evaluadas todas las posibilidades, la decisión ha de ser tomada. Es importante tener atado cualquier cuestión relativa al proyecto para evitar sorpresas posteriores. Un buen proveedor se encargará de que nada se quede a merced del azar.

Es recomendable organizar el proyecto con la ayuda del proveedor para que las garantí­as de éxito sean las máximas. Puede resultar también recomendable realizar una reflexión acerca de las ventajas que podemos cosechar frente a nuestra competencia, de modo que la motivación sea mayor y el posterior análisis de resultados más ajustado.