Gestionar los datos bien en cualquier empresa, siempre ha sido importante. Siempre se ha necesitado saber qué meses hay más demanda o qué canales de venta convierten mejor. Pero con el desarrollo tecnológico, la cantidad de datos disponible para analizar puede ser enorme.

Muchos consideran el big data como el petróleo del siglo XXI, porque una gestión de datos eficaz permite desarrollar todo el potencial de cualquier empresa. No sólo se puede llegar a conocer el más mínimo detalle de cualquier área de la empresa, si no que se puede hacer con total veracidad.

Interpretar la información de forma correcta es vital para unos buenos resultados en la empresa. Los datos no engañan, pero hay que saber leerlos para tomar las decisiones acertadas, verificar hipótesis o responder a preguntas clave. Y hay que hacerlo extrayendo datos de forma eficiente, agilizando el proceso de toma de decisiones y poniendo en valor la información realmente relevante.

Esto es una tarea compleja ya que se han multiplicado los datos que se manejan en cualquier negocio. Y podrían ser muchos más, así que una buena gestión de datos comienza con un filtrado de los datos que se deben recoger: ¿cuáles aportan valor y cuáles no?

Se multiplican los datos, pero también se multiplican las fuentes de información. Por ello, discernir qué es lo relevante, establecer un procedimiento de extracción rápida, interpretar correctamente el dato y agilizar la respuesta basada en realidades son factores clave de éxito.

Para ese procedimiento se ha acuñado un nuevo término de moda: Smart Data, o datos inteligentes. Es decir, no basta con tener una gran cantidad de datos, hay que extraerle todo el jugo. Eso es lo realmente importante, porque muchos datos sin contexto, sin interpretación o sin cruzar puede ser simplemente, ruido.

Gestionar los datos bien es todo un desafío, sobre todo para las pymes, que pueden tener una capacidad más limitada para incorporar perfiles, herramientas y procesos. Aunque no es imposible.

 

Cómo implantar un procedimiento para gestionar los datos correctamente

Para que el conocimiento resulte útil en la empresa, se deben tener una serie de cuestiones en cuenta. Pero siempre sobre la base de una premisa: el cumplimiento de los requisitos legales, la protección de datos de carácter personal, el principio de confidencialidad y la ética.

A partir de aquí, el procedimiento para gestionar los datos como es debido está al alcance de todo tipo de empresas o negocios, independientemente de la cantidad de datos que recojan o los recursos disponibles.

En primer lugar, es indispensable poner a las personas en el centro de la estrategia. El cliente siempre está en el centro y ahí debe seguir cuando gestionamos datos. Lo importante es buscar las decisiones, no los datos; así se evita recoger una mayor cantidad de datos que finalmente no aporta valor.

El “cliente” que debe estar en el centro, no siempre es el consumidor o el usuario. Dependiendo de los datos que se vayan a recoger, en qué áreas y con qué propósito, el “cliente” puede ser un proveedor o un trabajador. Así que es fundamental, como se ha mencionado, poner a las personas en el centro. En este sentido, también es importante contar con profesionales especializados en la gestión, análisis, interpretación y/o visualización de datos; porque los datos y la tecnología no sirven si no hay quien los utilice.

En segundo lugar, se debe buscar la información global. No se trata de recoger datos porque se pueden recoger; la cantidad no siempre es la mejor opción. Pero sí se debe buscar recopilar información de todas las fuentes que puedan estar disponibles porque entre ellas se pueden matizar. A partir de ahí, llegará el momento de tratarlas y analizarlas; pero es importante que nos cuenten historias desde distintas perspectivas, igual que es mejor informarse en distintos medios de comunicación para evitar sesgos.

Además, es importante enfocar los procesos de la compañía al análisis de datos. Cada área de la empresa debe ser consciente de su importancia para que permita recogerlos, pero también para que los tengan en cuenta para tomar sus propias decisiones de forma adecuada.

En tercer lugar, se necesita una herramienta. Es físicamente imposible tratar los datos sin ayuda de la tecnología, pero si se pudiese sería muchísimo más caro y peor. Por ello, hay que apoyarse en herramientas de análisis de datos que nos permitan llegar al máximo conocimiento.

Una buena herramienta de Business Intelligence, además de potente y siempre a la última, es también fácil de usar. Su diseño debe volver al primer punto: las personas en el centro. La experiencia de usuario es tan importante como la información a extraer, para que esta pueda ser empleada, trabajada y compartida.

Y a la par que la herramienta está el proveedor, una empresa como IGN que acompañe al cliente en todas las fases del proceso para implantar la tecnología y guiar al cliente.

En cuarto lugar, cabe mencionar un aspecto que debe estar presente en cualquier cambio que se realice en la empresa: la evolución. La información está viva por lo que se debe prestar siempre atención al sistema para asegurar siempre la calidad, la fiabilidad y la actualización de los datos, las fuentes, la información y los resultados.

Además, en un mundo en constante cambio, debemos estar preparados para que lo que funciona hoy se pueda mejorar mañana. La innovación conlleva la apertura a nuevos datos, nuevas fuentes y nuevas tecnologías que mejoren los procesos y los resultados. Así que lo mejor es establecer una serie de mecanismos que permitan incorporar cualquier innovación que haga evolucionar el propio proceso.

 

La gestión eficiente de los datos en la empresa es una clara ventaja competitiva que tiene una repercusión directa en la cuenta de resultados. No hay nada mejor para un negocio que conocer al mínimo detalle su actividad, competencia, clientes, procesos, proveedores y necesidades, tanto inmediatas como futuras.