Todo el mundo sabe que un estilo de vida sano favorece un buen estado fí­sico; favorece el cuidado del cuerpo y por tanto, ayuda a alcanzar la mejor versión de cada uno. Algo parecido pasa con los negocios. Desafortunadamente, muchas empresas atascan sus procesos con datos, equivalentes a la comida basura. Del mismo modo que hacer ejercicio y unos pequeños cambios en la alimentación pueden ayudar a mantener la lí­nea y mejorar la salud, una serie de ajustes en el software de gestión empresarial pueden ayudar a mejorar los procesos y la eficiencia en la empresa.

A continuación, nos ponemos en plan Operación Bikini y exponemos consejos útiles sobre cómo mejorar el “estado fí­sico” de tu sistema ERP para hacerlo más “saludable”, más ágil, más “fuerte”. ¡Adiós michelines, hola tableta de chocolate!

Calienta, estira y emplea los músculos de tu ERP

Una solución de negocio ineficiente puede frenar tu negocio, especialmente si contiene “sobrepeso” de datos. La mejor forma de reducir este peso es evitando duplicados, así­ como información innecesaria e irrelevante. Usar las herramientas adecuadas para el trabajo y buscar un ERP con funcionalidades especí­ficas adaptadas a tu modelo de negocio, empresa y sector, ayuda mucho.

Hacer esto de forma rápida no siempre da los mejores resultados. En cambio, hacer pequeñas modificaciones en tareas concretas puede ayudar al rendimiento general, obteniendo un impacto positivo en la productividad. “Estirar” algunas partes de la empresa mientras se “relajan” otras, ayuda a impulsar ciertos procesos y tener un mejor entendimiento de las áreas en las que se está trabajando de una forma más efectiva, detectando dónde se pueden realizar las mejoras. Esto ayudará a tomar decisiones de negocio que optimicen la eficiencia, y en último término, hagan crecer el negocio.

Utiliza tu ERP como un entrenador personal

Como un instructor deportivo, el ERP debe ayudar a potenciar las fortalezas y minimizar las debilidades de la empresa. Muchos negocios reconocen que su sistema de contabilidad está saturado con información, por lo que invierten en nuevo software para ser utilizado conjuntamente. Esto, simplemente añade un nuevo problema creando procesos más amplios y añadiendo todaví­a más datos, lo que hace “ganar peso” al sistema.

Un ERP como Navision sirve para mantener toda la información disponible en todos los departamentos, reestructurando procesos y recortando los complementos indeseados que están frenando la actividad. Un reporting ineficiente también puede derivar en un exceso de stock. Estrechar el control sobre las adquisiciones, la producción y el cumplimiento de órdenes ayuda a entender el inventario y reducir el stock.

Convierte tu negocio en un esprí­nter

Una ensalada no hace ningún bien a tu dieta si la aderezas con excesiva grasa. Si tus reports y procesos cada vez requieren más tiempo y esfuerzo, es posible que el sistema se las esté viendo con demasiados datos, pero también puede que demasiados usuarios estén accediendo al mismo. Se debe evaluar la cantidad de usuarios relevantes y reducir el número de personas que utilizan el sistema, de modo que se mejore la eficiencia y se minimice la repetición en ingreso de datos por parte de diferentes personas.

También es importante salir a estirar las piernas. Algunos programas de contabilidad para pequeñas empresas limitan la movilidad a un simple trote por la oficina. Una solución ERP moderna como Navision permite trabajo en remoto, permitiendo el acceso y gestión de datos desde cualquier lugar mediante smartphones o tablets.

Si reconoces que las limitaciones de tu software están afectando a la salud de tu negocio, toma medidas ya. Con un plan de “actividad fí­sica” que se centre en el fortalecimiento de los procesos más efectivos y una “dieta equilibrada” de datos relevantes, tu empresa puede ser más saludable, fuerte y ponerse en marcha hacia el crecimiento.

Adaptación realizada a partir de la traducción de un artí­culo de Mark Blackmore, Responsable de Telemarketing para el Reino Unido de nuestro colaborador QBS Group.