Ante el escenario de incertidumbre que estamos viviendo con la crisis del coronavirus, muchas empresas se han volcado en implantar el teletrabajo para seguir con la actividad minimizando los riesgos de contagio.
Teletrabajar es una de las medidas que han propuesto las autoridades para frenar la epidemia, a la vez que se suaviza el tremendo impacto económico que está teniendo la expansión del COVID-19. Y es un acierto, sobre todo para todas aquellas personas que tienen síntomas (tos, fiebre y dificultad para respirar principalmente) ya que pueden evitar contagiar a sus compañeros y compañeras.
Es también una medida acertada en empresas que se encuentren en las zonas de mayor riesgo, así como para aquellas en las que haya profesionales considerados población de riesgo (mayores de 60 años, enfermos crónicos, personas con problemas respiratorios, etc.).
Aunque el teletrabajo no es una opción para muchas organizaciones o puestos de trabajo, se puede activar en la medida de lo posible, aunque solo sea de forma parcial. Pero en el mejor de los casos, tampoco es un camino fácil: puede exponer a la empresa a riesgos de ciberseguridad, bloquear algunos procesos, requerir modificar otros, incrementar ciertos gastos o replantear toda una forma establecida de hacer las cosas (almacenamiento, colaboración, reuniones…).
A continuación, detallaremos algunas cuestiones a tener en cuenta para que el proceso sea lo más simple posible, ya que la opción de teletrabajar podría ser la única alternativa al cierre para muchas empresas en medio de esta alerta por coronavirus. Además, según coinciden muchos expertos, puede ser una prueba de fuego para una tendencia cada vez más utilizada para paliar otros problemas globales como la polución o el tráfico.
Consejos para activar el teletrabajo
Se considera trabajo a distancia todo aquel que se puede realizar fuera de la oficina o el puesto habitual. Y como tal, requiere un fuerte apoyo de las tecnologías de información y comunicación, así como el establecimiento de unos procedimientos que pueden diferir de la forma en la que se desarrolla la actividad en las instalaciones de producción.
Cuestiones básicas para el trabajador a distancia
Trabajar en casa, requiere el mismo proceso de preparación que ir a la oficina. Ponerse delante del ordenador en pijama puede ser tentador, pero la experiencia indica que es contraproducente. Por ello, lo recomendable es seguir la rutina habitual antes de ponerse a trabajar a la misma hora; incluso llegando a vestirse como se hace antes de salir de casa.
Teniendo en cuenta las recomendaciones de las autoridades, el teletrabajo en estos momentos puede no ser un escenario ideal, ya que es posible que se tenga a los hijos en casa por cierre de colegios. En cualquier caso y aunque no sea una dinámica perfecta, para desarrollar la actividad como es debido, hay que intentar asemejar el horario al habitual en la oficina.
Avisar a los clientes
Siendo una situación anómala, es conveniente avisar a todos los clientes y colaboradores de la nueva forma de trabajar: hasta cuándo, por qué, qué implica, etc. El trabajo se puede llegar a desarrollar con total normalidad de cara al cliente en ciertos puestos, pero es conveniente avisar de posibles dificultades, tomarse en serio la situación y establecer una serie de recomendaciones desde la empresa.
El teletrabajo no debe asustar a nadie, pero es más complicado en empresas que aún pudiendo desarrollarlo, no han avanzado en su digitalización. Sea como sea, es fundamental no improvisar. Si esta crisis por el coronavirus pilla a la empresa sin un plan de contingencia, es mejor parar y reflexionar, aunque suponga un tiempo de inactividad. Quizá no tengan que acceder todos los usuarios a todos los servicios, quizá haya algunas tareas que son prioritarias para hacerlas desde casa por ciertos perfiles, quizá haya cosas imprescindibles para que la empresa funcione mientras todo lo demás está parado…
Mantener un contacto continuo
En la oficina se tiene al compañero en frente, cosa que en casa es imposible. Pero el espíritu de esa relación debe permanecer. Comunicarse con los colegas es crucial y hoy en día hay una gran variedad de herramientas disponibles para ello: mensajería, email, videoconferencia.
Por otro lado, para mantener la calma y la comunicación, es necesario que la empresa cree un canal de anuncios para que todos estén informados convenientemente. Así, algunas herramientas incluidas en Office 365 como Yammer permiten crear “estados”, útiles para que todos vean en qué situación se encuentra cada compañero (disponible, en cuarentena, de baja, etc.); así como anuncios, actualizaciones y discusiones al estilo de una red social. Microsoft Teams, también parte de Office 365, cuenta con una versión gratuita que permite acceder a invitados de fuera de la organización para videoconferencia, llamadas, compartir pantalla, enviar archivos, colaborar en documentos, etc.
Principal objetivo: la ciberseguridad
Los nuevos teletrabajadores son un claro objetivo de los hackers. Por ello, la empresa debe asegurarse de que se trabaja con total seguridad.
La mayoría de empresas optan por la utilización de redes privadas (VPN) para crear conexiones encriptadas desde el equipo del usuario al sistema informático de la compañía. Pero es necesario tener en cuenta que, incluso con una VPN de calidad, es posible que se requiera hacer ciertos cambios, principalmente:
- Ampliación de licencias.
- Gestión de permisos de acceso.
- Ampliación de la capacidad del servidor para accesos concurrentes.
- Tests de estrés o pruebas de carga para asegurar que no se ralentice el trabajo.
- Trabajo previo para organizar la información adecuadamente.
Otra opción, que se puede combinar con la anterior, es utilizar un software de escritorio remoto, que puede requerir también aumento de licencias y por tanto, un coste a valorar.
Un mínimo de seguridad a nivel usuario
Partiendo de la base de que la seguridad es cosa de la empresa, si bien todos los trabajadores deben estar bien formados e informados para mantenerla, hay algunas cuestiones menores que pueden ahorrar sustos. El primer día como teletrabajador es un buen momento para repasar las medidas básicas.
Actualizar la contraseña de wifi con una clave larga y alfanumérica, incluso si la anterior ya lo era, es un primer paso básico. También es recomendable actualizar los sistemas operativos, los programas y las aplicaciones a la última versión disponible. Y sobre todo, no confiarse: todo lo desconocido ha de tomarse como no seguro. Siempre hay una primera vez y si no hay alertas, lo normal es probar; pero durante esta situación excepcional por el coronavirus, la buena práctica dicta que si no se ha accedido antes a un sitio o herramienta, no se pruebe ahora.
Conexión de calidad a internet
Por extraño que pueda parecer, algunos hogares no disponen de conexión a internet de cierta velocidad. Pero esto es un punto clave e imprescindible para teletrabajar.
Disponer de una conexión de calidad, rápida y segura es el primer paso para empezar a trabajar desde casa. Y después, hay que asegurarse de que el proveedor permite la conexión mediante VPN, ya que esto puede varias según la compañía, los paquetes y las zonas.
Con esto, es posible utilizar herramientas colaborativas para tratar con clientes o compañeros como el ERP Dynamics 365 BC o las utilidades de Office 365: Outlook para el email, OneDrive para almacenamiento, SharePoint para compartir documentos, Word / Excel / PowerPoint para crear documentos, Teams para reuniones, Access para gestión de bases de datos, Skype para videoconferencia, etc.
Evitar las distracciones
El hogar es un lugar libre de trabajo para muchas personas, lo cual no ayuda cuando es necesario permanecer en casa sin cesar la actividad. La primera recomendación contra esto es procurar un mínimo de fuerza de voluntad: establecer un horario para hacer descansos, evitar picar entre horas, no jugar con las mascotas, olvidarse de la televisión…
Algunas personas requieren de una supervisión, por lo que si la pareja o compañero de piso está en la misma situación, puede aprovecharse para realizar un control mutuo. Si no, se puede quedar con un compañero de trabajo para conectarse a una conferencia en vídeo para evitar tentaciones. Aunque no haya represalias y puede incluso que no se esté siquiera atento al vídeo, es una forma efectiva de reducir la procrastinación.
Utilizar los dispositivos de la empresa
En el mejor de los casos, estarán disponibles ordenadores portátiles y móviles de empresa que ya se usaban de forma habitual. Estos dispositivos, frecuentemente, están dotados de unas medidas extra de seguridad y están preparados para trabajo fuera de la oficina. Una red segura en un equipo seguro es un teletrabajo seguro.
Pero dada la excepcionalidad de la situación actual, si no se dispone de equipos portátiles, se podría incluso valorar la posibilidad de transportar los equipos de sobremesa a las casas. Si no es posible, la única opción que queda es utilizar los equipos domésticos o personales.
En este supuesto, las normas de la oficina han de trasladarse a la casa. Un usuario normal puede no conocer todas las normas de seguridad y protocolos de los sistemas, por lo que es importante que el equipo informático traslade una serie de pautas mínimas recomendadas que puedan ser entendidas y puestas en práctica: establecer contraseñas robustas, no conectar dispositivos desconocidos (USB, bluethoot, etc.), realizar copias de seguridad cada cierto tiempo y demás.
Con estos consejos y el desarrollo de tantas aplicaciones informáticas interesantes, esta crisis puede suponer un impulso para extender el teletrabajo en los perfiles que se sientan más cómodos con el, sin tener fricciones con otros compañeros o con la empresa. Puede además, ayudar a superar otras situaciones anómalas más habituales y menos graves, pero que al fin y al cabo suponen un problema (grandes nevadas, inundaciones, grandes retenciones de tráfico…).
Otro beneficio es la posibilidad de conciliar vida personal y laboral, así como mejorar la eficiencia del trabajo evitando desplazamientos innecesarios o reuniones presenciales. Pero siempre será necesario pasarse por la oficina de vez en cuando para impulsar la creatividad, mejorar las relaciones personales e impulsar ciertos proyectos que requieren una colaboración estrecha.
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