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Control de stock para reducir la pérdida desconocida

Etiquetas: Almacén

En ocasiones el inventario teórico que se lleva en contabilidad no coincide con el inventario real. Esto, generalmente, se produce por errores de gestión de inventario (aunque puede deberse a otras causas excepcionales como un robo), por lo que un buen control de stock puede ayudar a reducir estas pérdidas desconocidas.

Pero el control de stock ofrece otros resultados que cualquier almacén debe perseguir, como la optimización de costes o el mantenimiento de pedidos en base a la demanda; objetivos que se materializan con una correcta gestión del inventario. Es decir, contabilizando y clasificando todos los productos almacenados.

Este proceso que puede resultar tedioso se facilita enormemente con apoyo de la tecnología. Ya no es necesario meter un gran número de horas extra para recorrer todos los pasillos del almacén, anotando etiquetas, contando bultos, cuadrando cuentas y tratando de averiguar a qué se deben las pérdidas desconocidas de productos haciendo inventario.

 

Qué son las pérdidas desconocidas

Cuando hablamos de una pérdida desconocida nos referimos a una disminución de inventario de la que no se conoce causa. Como se ha comentado anteriormente, aunque puede deberse a robos que no han sido detectados, habitualmente se trata de errores en la gestión de almacén.

Las pérdidas desconocidas pueden derivar en problemas de diferente relevancia en el día a día del almacén, ya que supone contar con productos que realmente no están almacenados. La contabilidad los da por hechos, pero no se encuentran en la supuesta ubicación. Así, la empresa se puede ver en una situación en la que no puede entregar productos que ha vendido, retrasos en las entregas pactadas, pérdidas de tiempo y dinero, insatisfacción de los clientes, mala imagen, etc.

 

Control de stock como solución

Llevar un exhaustivo control de stock supone tener localizado cada producto, sabiendo además la cantidad de unidades que están disponibles. Así, es posible eliminar cualquier problema de los mencionados anteriormente. Para ello es necesario tener una buena clasificación de productos mediante números de lote, fabricantes, costes, códigos de barras y toda la información adicional que sea útil para ofrecer el producto a los clientes (por ejemplo, el color, la talla, la marca o los componentes).

Dentro de este apartado de clasificación, es importante organizar los productos en base a categorías atendiendo al objetivo que se quiere logar, o lo que es lo mismo, pensando en lo que queremos saber de ese conjunto de productos para que la información sea efectiva. Esto puede parecer innecesario en algunas empresas, pero incluso en casos en los que no parece relevante, puede suponer una ayuda para el control de stock. Las categorías de producto clasifican grupos homogéneos, por lo que facilita los informes y el conocimiento de la actividad; por tanto, mejoran la eficiencia de los recuentos de inventario. Un ejemplo clásico son los productos de temporada, por ejemplo en moda, como pueden ser los abrigos. Tener una categoría clasificada (y definida para que todo el equipo comprenda su utilidad y descripción) como «prendas de invierno» ayuda a prevenir roturas de stock en ciertas épocas del año y la acumulación de producto en otras.

También resulta de gran utilidad contar con un sistema de gestión empresarial que permita un control de stock automatizado y consistente. Las ventajas de un ERP para almacén pueden ser numerosas: evitar la posibilidad de tener stock negativo, apoyo en el inventario físico periódico, monitorización constante del almacén, sistema de alarmas al detectar ciertos problemas, digitalización del control de stock eliminando el papel, reducción de errores humanos, control de movimientos internos, marcado de todas las operaciones, comunicación efectiva de incidencias, control administrativo, pedidos automáticos en base a niveles de stock, planificación de inventarios con etiquetas, recopilación de información útil para la toma de decisiones, etc.

 

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