Hablemos de dinero: ¿Cuál es el coste de un ERP? ¿Cuánto cuesta implementar este software de gestión? ¿Es una inversión rentable?

A la hora de afrontar la implantación de un software de gestión en la empresa, como en cualquier inversión importante y estratégica de una compañí­a, el precio a pagar es un factor clave de decisión. Las cifras pueden ser capaces de distraer o distorsionar la realidad, por lo que es importante cruzar el gasto con los posibles beneficios.

En el caso de un ERP, determinar un precio estándar resulta complicado. Esto depende de diversos factores como el fabricante, el implantador y las caracterí­sticas de la empresa; pero también podemos elegir entre un amplio abanico de personalizaciones, extensiones y formatos de adquisición que alteran el precio final. Por el contrario, enumerar los beneficios si todo transcurre de forma correcta con la implicación de la empresa protagonista y los implantadores; resulta más sencillo.

 

Beneficios de implantar un ERP

Entre los argumentos de implantación habituales, podemos destacar los 3 beneficios más relevantes para las empresas, que suelen ser determinantes para valorar el coste de un ERP:

 

• Máximo control sobre todo lo que acontece en la empresa.

 

• Mejora de la productividad gracias al ahorro de costes y la mejora de procesos.

 

• Crecimiento de la empresa, impulsado por mejoras en el servicio, ayuda en la toma de decisiones y aumento de la productividad.

 

El coste de un ERP

Como prueba de lo comentado anteriormente en relación al coste de un ERP, tenemos los datos de un estudio realizado en 2005 por Gartner, en el cual se reflejaba una horquilla entre los 300.000 € y los 215 millones de euros. No nos sirve de mucho, más allá de reforzar la idea de que cada proyecto ha de tomarse con cautela y teniendo en cuenta todo tipo de factores para evitar sorpresas.

Pero se trata de una cuestión importante como para quedarnos ahí­. De hecho, es una de las principales preocupaciones de los responsables empresariales… ya lo gritaba Tom Cruise a pleno pulmón en Jerry Maguire:

¡Enséñame la pasta!

 

Las cifras del estudio han evolucionado desde el año en el que se realizó. Dada la necesidad de contar con este tipo de herramientas por parte de empresas que no podí­an asumir ese coste tan elevado, en los últimos años han proliferado distintos modelos de ERP más ajustados en prestaciones y precio; además de haber asistido a la democratización de herramientas líderes que entre otras cosas permiten ser adquiridas en modo suscripción (alquiler o pago por uso) o con menos módulos.

A dí­a de hoy, las pymes cuentan con numerosas alternativas que pueden valorar en función de necesidades y recursos disponibles. Por poner un ejemplo y como tal, debe tomarse con cautela; la adquisición del paquete básico de Microsoft Dynamics NAV supone una inversión que ronda los 4.000 € para 3 usuarios, mientras que en suscripción serían alrededor de 70 € por usuario y mes. En esta implantación básica de ejemplo, el importe de los servicios superaría los 15.000 €; sin olvidar el coste del mantenimiento anual (obligatorio el primer año) por el 16% de la implantación.

 

Gastos asociados a un ERP

A la hora de evaluar el coste de un ERP es importante tener en cuenta qué se incluye en el precio. Generalmente se deben tener en cuenta tres factores indispensables, como son la licencia del software, los trabajos de consultorí­a y el mantenimiento; pero tampoco podemos olvidar otros como las necesidades de hardware o los posibles costes ocultos.

 

 

Licencia de software

Por cuestiones obvias, es el coste más fá¡cil de controlar ya que cuenta con un precio fijado en función de las prestaciones por parte del fabricante. El precio final puede venir dado por el número de usuarios que va a utilizar la herramienta, las posibilidades de cada usuario, los módulos a implantar y/o la capacidad de dichos módulos.

En software libre, es un coste inexistente o muy reducido, aunque evidentemente esto tiene sus contraprestaciones. Hablando de software privativo, con todas las garantí­as que ofrece, podemos encontrar en el mercado ERPs muy básicos por unos 500 €/usuario, hasta potentes herramientas en torno a los 5.000 €/usuario.

 

Consultorí­a

Se trata de la parte más costosa de todo proyecto, pero a su vez es la que mayor valor aporta a la implantación. La consultorí­a trata de adecuar el software a las caracterí­sticas especí­ficas del cliente, haciendo que éste obtenga el máximo partido de la solución y sea capaz de alcanzar todos los objetivos marcados. Así­, se suele dividir en varias fases:

• Análisis previo del negocio y la empresa.
• Instalación del ERP.
• Adaptación y modificación.
• Migración de datos.
• Formación.
• Arranque.

 

Mantenimiento

El mantenimiento ofrece una garantía adicional al contemplar actualizaciones, corrección de fallos, solución de errores y cualquier otra incidencia técnica, relacionada con la evolución del software o cambio legislativo que pueda plantearse. En este sentido, se puede optar por una de las tres alternativas posibles (o una combinación de varias):

• Mantenimiento del fabricante. En ocasiones obligatorio durante un perí­odo determinado de tiempo desde la implantación, es recomendable estar al dí­a del mismo. En Microsoft suele ser un 16% del coste de la licencia, obligatorio el primer año.
• Mantenimiento del implantador. Altamente recomendable al ser los conocedores en profundidad del proyecto, es la opción que ofrece mayores garantí­as.
• Contratación de un experto. Supone un coste muy elevado al tratarse de profesionales altamente cualificados y especializados, pero es una posibilidad a estudiar si los recursos lo permiten. Se debe tener muy en cuenta sus conocimientos, la experiencia y la formación especí­fica sobre el ERP implantado así­ como sobre el propio proyecto y la empresa.

 

Hardware

Los sistemas ERP deben estar sustentados en un hardware los suficientemente robusto. En esta partida ha de contemplarse la infraestructura básica, como los servidores, la base de datos o la red de transmisión. También se debe estudiar la disponibilidad de equipos y su posible actualización; así­ como los sistemas de seguridad. En el modelo de suscripción en la nube, generalmente incluye estos costes en la licencia (cosa que ha de comprobarse).

Aunque no se trata de un coste habitual, es preciso valorar la incoporación de software y su consiguiente coste ya que puede resultar de gran utilidad; por ejemplo la inclusión de business intelligence en el proyecto o una suite ofimática que se sincronice con el ERP.

 

Costes ocultos

Es importante conocer los posibles costes ocultos que se pueden dar en una implantación de este tipo ya que incrementan el coste de un ERP pudiendo hacer que se tambalee el proyecto.

Los más habituales tienen que ver con la propia actividad de la empresa: necesidades de formación, posibles paradas de procesos y horas de trabajo de los usuarios (tanto horas dedicadas al proyecto como horas que dejan de destinar a su labor habitual), fundamentalmente.

En relación al sistema ERP, es conveniente revisar la calidad de los datos (que puede alargar el proyecto) y posibles personalizaciones que requiera la herramienta para ayudar a la perfección al negocio.

 

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