Los costes de un ERP

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ERP

Una de las cuestiones que más preocupa a las pymes a la hora de abordar un proyecto de implantación de software de gestión es el precio. Y más allá de eso, los costes de un ERP en relación a los beneficios que se van a obtener.

Cuando los recursos son limitados, no es un tema baladí; y esto es algo positivo: tener en cuenta las mejoras que va a reportar una decisión estratégica y controlar al céntimo los gastos es siempre recomendable. Ahora bien, ¿cómo saber si es caro o barato? Bien, los números en cuanto a precios de servicios o licenciamientos suelen estar claros (y si no lo están lo más recomendable es pedir aclaraciones o desgloses) cuando se presenta un proyecto de implantación; pero contar con un ERP tiene otros costes derivados que son más difíciles de detectar y en ocasiones pasan desapercibidos. A continuación, comentamos algunos que no debemos olvidar para evitar sustos.

 

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Los riesgos en una implantación ERP

No tener en cuenta los riesgos derivados de la implantación puede encarecer el proyecto, más que nada porque si aparece algún problema no contemplado, el tiempo corre en nuestra contra para solucionarlo. Un implantador de referencia debe tener en cuenta y comunicar los riesgos de una implantación en la presentación del proyecto; tanto las amenazas comunes de ese tipo de implantación como las preocupaciones principales de los usuarios clave y las personas responsables de tomar decisiones en el proyecto concreto.

Pero esto no exime a la empresa contratante que valore los riesgos, ni mucho menos. Si bien se recomienda un análisis detallado antes de iniciar el proceso, se deberían tener en cuenta al menos los siguientes riesgos principales y establecer un protocolo de actuación en caso de necesitarlo.

 

El ERP no cubre las necesidades de la empresa

Los esfuerzos por encontrar un buen ERP se deben centrar, por encima de todo, en esta cuestión. Si después de todo el proceso y la implementación, resulta que el ERP no sirve para tomar las riendas de la compañía, podría ser demasiado tarde: los costes se disparan, los beneficios serán mínimos y la reacción de los usuarios puede suponer una grave complicación en la operativa normal. Es fundamental una buena planificación previa que analice la idoneidad de las distintas herramientas a valorar.

 

La empresa implantadora no opera según lo esperado

Generalmente, un implantador descubre sus puntos fuertes en los primeros acercamientos; pero se ha de estar alerta a posibles señales que puedan suponer un problema. Es recomendable poner a prueba a la empresa implantadora, conocer sus casos de éxito, las empresas con las que trabaja, los recursos clave que se harán cargo de la implantación, la trayectoria… Si apostamos por un implantador que tiempo después resulta no ser el idóneo o por cualquier circunstancia su desempeño no es aceptable, siempre podremos cambiar. Ahora bien, eso supone un coste importante por lo que una manera de evitarlo es elegir un ERP con un gran número de partners; de este modo el cambio no será traumático y en general sólo supondrá una formalidad administrativa para el cliente.

 

La implicación de los trabajadores supone un freno

En ocasiones los usuarios no están conformes con el cambio de ERP o dicho cambio no les satisface. Ambas cuestiones pueden derivar en la no utilización del sistema, un aumento de gastos de formación e incluso la paralización del proyecto a mitad de camino. En el primer caso, la resistencia al cambio es algo relativamente habitual y se puede solucionar con una buena comunicación del mismo; presentando los objetivos y las necesidades, así como haciendo ver las posibilidades para los usuarios y seleccionando a los recursos clave que promocionen el cambio. En el segundo, es importante tener en cuenta a quienes van a usar el ERP durante el proceso de selección: conocer sus problemas diarios, sus necesidades, las cosas que echan en falta y demás ayudará a dar con el software idóneo; el proceso de adopción será más liviano.

 

Toma de decisiones autoritaria

Unido al punto anterior, tomar decisiones de forma personalista puede ser contraproducente. Fundamentalmente porque la plantilla lo puede ver como una imposición y revelarse ante el cambio; pero también por las posibilidades que el patrocinador principal abandone el proyecto por cualquier motivo. Es preferible contar con un equipo a distintos niveles con perfiles clave que remen en la misma dirección, desde la dirección hasta el suelo del taller.

 

La empresa no ha preparado el cambio

Una vez más, la empresa implantadora es fundamental en este sentido, debiendo establecer un plan detallado para la implantación, la migración de datos y demás. Pero la organización debe tomar cartas también en este asunto, comunicando eficazmente la implantación del ERP, abriendo un proceso de selección exhaustivo, capacitando a los usuarios y teniendo en cuenta las posibles paradas de actividad.

 

Los costes de un ERP dentro de la empresa

Adquirir un ERP (incluso en modo suscripción mensual) no es pagar la licencia y los servicios y listo. Dentro de la propia empresa se pueden generar (y de hecho habitualmente así es) costes que en la fase de planificación se pasan por alto y que pueden condicionar la finalización óptima del proyecto… en el mejor de los casos.

 

Infraestructura

Es uno de los costes internos más habituales. Cuando optamos por renovar un ERP a la última, es posible que requiera una infraestructura también a la última. De hecho, muchas empresas consideran el proyecto de renovación ERP como la oportunidad ideal de mejorar los sistemas tecnológicos de la compañía. Hardware, software, redes, sistemas de comunicación, seguridad y mantenimiento son susceptibles de cambiar; y por tanto se debe tener en cuenta las necesidades técnicas del ERP para asegurarse que los sistemas lo soportan y en caso contrario, decidir si se cambian o se opta por otro software de gestión.

 

Recursos humanos

En este sentido, podemos incurrir en tres costes a valorar o al menos, tener en cuenta desde un inicio para evitar sustos repentinos. En primer lugar, es necesario tener en cuenta la dedicación de los usuarios a la implantación del nuevo sistema en cualquiera de las fases de implantación e incluso después de la misma (un usuario autónomo que ya conoce el ERP puede realizar su trabajo de una forma algo más lenta en las primeras operaciones). En segundo lugar, tenemos la necesaria formación y transferencia de conocimiento por parte del implantador. Y en tercer lugar, algo que dependiendo de la empresa en cuestión puede ser sugerido por el implantador: la contratación de un recurso clave (o varios) para la implantación y posterior uso del ERP.

 

Costes de un ERP a medio y largo plazo

Tenemos el ERP y quizá aún lo estamos pagando… pero sus costes no acaban en la implantación. Uno habitual puede ser la formación para nuevos recursos que entran en la empresa o la actualización de conocimientos y práctica de los usuarios.

 

La evolución del sistema de gestión

Para que su utilidad se mantenga o incluso aumente con el tiempo, es necesario llevar a cabo un correcto mantenimiento del ERP. Generalmente el primer año está incluido pero es altamente recomendable ampliar el mantenimiento ofrecido por el fabricante. También, para evitar fallos y resolver problemas puntuales, lo normal es contratar un soporte con el implantador como garantía ante cualquier incidencia. Estos costes son a menudo tenidos en cuenta al inicio del proyecto; pero existe otro a largo plazo en el que rara vez se piensa: la actualización. ¿El ERP elegido tiene una hoja de ruta marcada a futuro? ¿Ofrece actualizaciones periódicas? ¿Tiene en cuenta posibles cambios legislativos? ¿Facilita migraciones a las versiones superiores que puedan aparecer? Si es todo “no”, habrá que preparar la cartera más adelante.

 

Costes de programación

Aunque generalmente los ERP son estándar y modulares, en ocasiones es necesario realizar adaptaciones ad hoc para cubrir al milímetro las necesidades de la empresa en cuestión. Aún siendo necesarias, estás programaciones a medida suponen un cierto riesgo ya que al no estar mantenidas por el fabricante, ante cualquier cambio legislativo por ejemplo, habrá que “tocar” de nuevo. Por eso es fundamental contar con un implantador de garantía que de algún modo tenga un futuro asegurado; así como conocer al dedillo las condiciones de soporte que ofrece.