La gestión de inventario es una de las tareas más costosas para muchos negocios, principalmente, aquellos que tienen una alta rotación de productos; pero que pueden ser habituales en empresas con recursos limitados en el almacén o que tienen un sistema de gestión obsoleto. El descuadre de inventario es un problema habitual en estos casos, lo cual produce un efecto dominó: es necesario encargarse de nuevas tareas para solucionarlo, pero estas no añaden ningún valor al trabajo, y mucho menos a los clientes.
Por tanto, llevar el inventario al día es una tarea estratégica para cualquier empresa con almacén. De no ser así, es fácil incurrir en gastos innecesarios, pérdidas de clientes o generar nuevos errores que lastren la actividad de otros departamentos.
Los errores más comunes que evitar
Aunque pueden ser de otra clase según el tipo de negocio, estos son los errores que hacen que se descuadre el inventario:
Pérdida de mercancía
Parece difícil que esto pueda llegar a ocurrir, pero la realidad es que no es una situación descabellada. En la mayoría de los casos, se trata de una colocación errónea del producto en el almacén, lo que complica su búsqueda. Esto se puede dar porque existen movimientos que no han sido controlados internamente u otros fallos que un sistema de gestión de almacén ayuda a evitar.
Procesos mal definidos
La indefinición de procesos o el escaso control sobre los mismos da como resultado errores en el control administrativo. Se necesita un escrupuloso rigor en las anotaciones de movimientos de descarga o recepción para minimizarlos al máximo.
Accidentes
Aunque muchas veces se escapan al control de la empresa, es necesario tener en cuenta la posibilidad de accidentes y poner las medidas necesarias para que no ocurran o su gravedad sea mínima. En cualquier caso, cualquier rotura o avería al manipular las mercancías, por ejemplo, ha de ser informada y tenida en cuenta.
Descontrol
El descontrol se puede manifestar porque se administran todos los productos de la misma forma (siendo totalmente diferentes), porque no se tiene en cuenta los tiempos que necesita un proveedor para servir una materia, porque hay una rotura de stock derivada de una deficiente previsión de demanda, porque ha aumentado de forma considerable el catálogo sin una planificación estratégica… El caso es que todas estas situaciones que ocurren sin una reflexión previa son caldo de cultivo para el descuadre de inventario.
Buenas prácticas para evitar descuadre de inventario
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Sistema de gestión de almacén
Un SGA con módulo de control de inventario ofrece numerosas ventajas como el registro seguro de datos en tiempo real, lo cual, en un almacén con movimientos de materias primas, productos terminados, mercancías, devoluciones, etc. es de gran ayuda. La capacidad de estos sistemas para automatizar procesos, además, ahorra tiempo y dinero, mejora el trabajo de los operarios y elimina tareas manuales que pueden llevar a errores, pérdidas de tiempo o mala gestión de inventario.
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Control de inventarios
El almacén tiene que ser un lugar monitorizado constantemente. El control del inventario repercute de forma positiva en todas las áreas de la empresa, por lo que es importante llevar un control de todos los indicadores y procesos.
Para esto es necesaria una organización del almacén en base a operativa y productos, así como una infraestructura que facilite su manipulación, un sistema de organización que sea eficiente y una adecuada formación de todos los trabajadores. De este modo, será más sencillo detectar problemas, oportunidades y áreas de mejora.
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Control de stock
Hay muchas formas de llevar un control del stock, pero pueden ser difíciles de manejar, gestionar y actualizar. Por tanto, la única vía recomendable es digitalizar este control y olvidarse de hojas de cálculo o papeles.
Un sistema informático permite una mayor eficiencia y control; por tanto, reduce casi por completo los errores humanos, repercutiendo de forma positiva en los costes.
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Administración de productos
La clasificación de los productos del inventario ayuda a tener una visión amplia de todos los artículos, con la posibilidad de manejarlos mejor, responder de forma más ágil y aumentar la productividad del trabajo.
Dado que lo habitual es que cada producto se venda de una forma (mayor o menor rotación), es aconsejable gestionarlos de forma distinta (por familias, departamentos, perfiles, marcas, secciones, temporadas…). De este modo se podrán mover de una forma más eficiente y sacar estadísticas relevantes que ofrezcan información de valor para su venta.
Un ERP para evitar el descuadre de inventario
El control interno es la mejor medida para evitar inventarios descuadrados; y para eso hay que saber cuánto tenemos, cuánto se vende, cuánto entra, cuánto sale, cuánto se rompe, dónde está, cómo está…
La única manera de hacer esto de una forma viable es utilizando un ERP que permita automatizar ciertos controles y disponga de todas las utilidades para hacer frente a cualquier problema que surja en el almacén. Con un ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central se puede automatizar la gestión de stock, controlar que los precios establecidos son viables, controlar los movimientos internos, informar de la rotación de inventario, realizar un seguimiento de las operaciones, etc.
Un ERP, además, ofrece una visión global de la empresa y datos únicos a través de toda la organización, por lo que todos los equipos (dentro y fuera del almacén) trabajan con la misma información y reman en la misma dirección.