Las pequeñas empresas, habitualmente con recursos escasos, cuentan con dificultades añadidas a la hora de mejorar su rendimiento ya que en ocasiones, la inversión requerida o el esfuerzo necesario para alcanzar la mejora puede conllevar un gran riesgo. Aunque en ocasiones esto puede resultar evidente, no es menos cierto que existen creencias o prejuicios que no son reales y por su culpa, se pueden perder oportunidades interesantes. Un ejemplo de esto puede ser el empleo de software ERP en una pequeña empresa, que se concibe como una herramienta para organizaciones de mayor tamaño, cuando no necesariamente es así.
En el presente artículo no pretendemos impulsar a todas las empresas a emplear un ERP para mejorar su gestión, sino convencer de la necesidad de evaluar las posibilidades de la empresa y plantear de una forma seria y analítica si una compañía, independientemente de su tamaño, puede permitirse invertir tiempo y dinero en un software ERP.
Tomar una decisión en este sentido en base a criterios preconcebidos no debería ser siquiera una opción. La única opción posible es hacerse dos preguntas:
- ¿Necesita mi empresa un ERP? Sigue las pistas.
- ¿Nos podemos permitir un ERP? Valora las posibilidades.
En las primeras etapas de un negocio, es común ir tomando decisiones sobre la marcha, sobre todo en base a ciertos conocimientos adquiridos y presentimientos. En esas primeras fases puede ser incluso recomendable, por agilidad y gestión de recursos, hacerlo de este modo tomando información sin demasiado “cocinado”. Pero superados esos primeros pasos, si existe una mínima intención de mejora y supervivencia, menospreciar el uso de sistemas ERP en una pequeña empresa puede dar al traste con el crecimiento y la rentabilidad del proyecto.
El estigma del software ERP en una pequeña empresa
Aunque el fin último de un ERP es reducir los costes, el primer contacto con este tipo de software puede abrumar. La inversión inicial necesaria y las necesidades de tiempo / trabajo para la implementación pueden echar para atrás a cierto tipo de empresas. Por si fuera poco, la posibilidad de una implantación fallida sobrevuela el proceso de decisión; algo que realmente es fácil de evitar (eligiendo el software correcto y gestionando el proyecto correctamente).
Para superar este primer escollo es muy importante valorar la cuestión en su justa medida, que no es otra que estudiar el retorno de la inversión. Evaluar la inversión en función de los beneficios obtenidos sin duda hará inclinar la balanza en favor del software ERP; si bien resulta también clave plantear dicha inversión en el momento oportuno… Por muy buenas perspectivas que se tengan a futuro o en relación al uso del nuevo ERP, plantear el proyecto en un momento de menor actividad o de reducción de la facturación, a buen seguro dará al traste con el inicio del proceso.
En cualquier caso, no se trata de algo que deba demorarse hasta el último momento, pudiendo ser ya tarde realizar una implantación cuando ya sea del todo imposible operar con normalidad sin el ERP.
Señales de alarma para implantar un ERP en una pequeña empresa
Una decisión de tal calado no es un capricho; debe derivar de una serie de indicadores que alerten de posibles incidencias a futuro. A continuación, enumeramos los problemas más frecuentes:
1) La empresa tiene capacidad de expandirse, pero no se tiene claro cómo ni hacia donde.
2) No se mantiene un estricto control de efectivo y liquidez.
3) No hay control de la información y tanto la seguridad como la gestión de la misma no es óptima.
4) No se consigue cumplir plazos de entrega, se tiene inventario sobredimensionado o no se predice la demanda correctamente.
5) La tecnología no se adapta al crecimiento.
Si nos encontramos con una o varias de estas señales, es posible que el dinero se nos esté escapando de las manos. En el peor de los casos sin saberlo y en el mejor… sin controlarlo.
Problemas de no contar con un ERP en una pequeña empresa
Es evidente que no contar con un software de gestión de recursos empresariales conlleva una serie de problemas, cuyo nivel de gravedad debemos de cruzar con las posibilidades de solucionarlos y las oportunidades derivadas de hacerlo. De este modo podremos valorar la idoneidad o no de la implantación.
Algunos de los problemas más frecuentes son:
1) Pérdida de tiempo en la búsqueda, distribución y comprobación de la información.
2) Toma de decisiones erróneas por no utilizar los datos pertinentes.
3) Dificultad para conocer márgenes reales, necesidades de inventario o proyecciones de tiempo para la ejecución de tareas.
4) Estimaciones de costo imprecisas, pérdida de competitividad en precios o ejecución de presupuestos erróneos.
5) Limitaciones para la internacionalización o el trabajo con grandes empresas y administraciones públicas.
Mejoras que puede aportar un ERP en una pequeñas empresa
Existe numerosa literatura acerca de esta cuestión, pero nos parece relevante poner en valor los principales beneficios a obtener a la hora de plantearnos si nuestra empresa puede hacer frente a la implementación de este proceso estratégico. A pesar de poder generar muchos y diversos beneficios (en función de la empresa en cuestión), nos detendremos en los más relevantes:
1) Reducción de costes operativos y administrativos.
2) Crecimiento sin incorporar nuevo personal.
3) Mejor utilización de recursos y aumento de la productividad.
4) Mejora en los márgenes.
5) Menor riesgo en la toma de decisiones.
Recomendaciones para las pymes
Llegados a este punto lo recomendable es realizar un estudio más concreto de la propia situación de la empresa, en relación sobre todo a los beneficios concretos que se podrían obtener con un software ERP y a las posibilidades de realizar el esfuerzo necesario.
Siendo el precio uno de los factores más relevantes tenidos en cuenta por las pequeñas empresas, se puede optar por programas más modestos sobre los que apuntalar el crecimiento y acceder a un ERP más potente con el tiempo. Así, en el mercado nos encontramos con programas básicos que atienden a necesidades concretas (como ContaSOL), aplicaciones gratuitas (tipo Visiowin), software libre (por ejemplo Odoo) o ERP básicos (estilo a Sage Eurowin); así como herramientas modulares capaces de adaptarse a cualquier situación cambiante en la empresa que pueden acompañar durante todo el trayecto (por ejemplo, Microsoft Dynamics NAV).
No contar con software de gestión es cada vez más una desventaja competitiva, por lo que no es recomendable cerrarse a la implantación por creencias o reflexiones poco profundas.
Bibliografía
¿Su pequeña empresa puede acceder a la ERP?, Cindy Jutras.