Excel y Power BI son dos herramientas de análisis de datos muy populares desarrolladas por Microsoft. Ambas son muy poderosas en lo que hacen, pero cuando se utilizan juntas, pueden mejorar significativamente la capacidad de análisis y presentación de datos de cualquier usuario.
Excel es la archiconocida y usadísima herramienta de hojas de cálculo que se utiliza habitualmente para realizar cálculos, crear gráficos y organizar datos en filas y columnas. ¿Qué empresa no utiliza Excel? En todo el mundo, se usa para realizar tareas como el seguimiento de presupuestos, crear informes o simplemente para elaborar listas.
Power BI, por su parte, es una herramienta de visualización de datos que se utiliza para crear informes interactivos, tableros y paneles. Se trata de una herramienta más moderna que está diseñada para ayudar a los usuarios a tomar decisiones basadas en datos y para que las empresas puedan compartir información de una manera más visual y fácil de entender.
Cuando hablamos de análisis de datos y, sobre todo, visualización de datos, aunque también se utilice para ello, Excel no es tan fácil de usar para los usuarios que no tienen experiencia en análisis de datos. Además, sus posibilidades en este sentido son algo limitadas, reduciéndose a lo básico. Por ello, su combinación con Power BI, que es más fácil de usar y está diseñada para ayudar a los usuarios a tomar decisiones basadas en datos, es una alternativa ganadora.
Cuando se utilizan juntas, Excel y Power BI pueden proporcionar una experiencia de análisis de datos muy rica. El ejemplo más común es usar Excel para realizar cálculos y organizar datos en filas y columnas, y luego importar esos datos en Power BI para crear visualizaciones interactivas y tableros intuitivos. La función “Get Data” en Power BI permite a los usuarios conectarse a diferentes orígenes de datos, como hojas de cálculo de Excel, bases de datos y servicios web, y luego importar los datos en Power BI para su análisis y visualización.
En la era actual de la información, el volumen de datos generados y almacenados está en constante crecimiento, y las empresas tienen la oportunidad de aprovechar esta información para tomar decisiones más informadas y precisas. Tomar decisiones basadas en datos implica utilizar información objetiva y relevante para evaluar las opciones y tomar la mejor decisión posible.
Excel puede ayudar en el análisis y la organización de datos, pero en algunos casos, no resulta útil para la toma de decisiones. Esto se debe, principalmente, a cinco cuestiones:
- Falta de automatización: En Excel, muchos procesos se realizan manualmente, haciéndola más propensa a errores y al desperdicio de tiempo. Así, resulta más compleja la limpieza de datos y la preparación de informes.
- Dificultad para manejar grandes volúmenes de datos: Excel puede ser eficaz en el manejo de conjuntos de datos pequeños, pero cuando se trata de grandes volúmenes, su rendimiento se ve limitado, haciendo el análisis lento y tedioso.
- Limitaciones en la visualización de datos: Las opciones de gráficos y visualizaciones del programa estrella de Microsoft 365 son limitadas, lo que puede hacer que sea difícil presentar la información de una manera fácil de entender.
- Problemas de integridad de datos: Esta cuestión, producto de los dos primeros puntos de esta lista, implica errores y fallos a la hora de mantener la coherencia y la precisión de los datos, fruto de las fórmulas complejas y las macros.
- Dificultad en la colaboración: A menudo, la toma de decisiones basadas en datos implica la colaboración de varios departamentos o equipos. Excel puede ser difícil de compartir y no está creada para facilitar la colaborar con otros usuarios, lo que puede ralentizar el proceso de toma de decisiones.
Y es precisamente en estos cinco puntos débiles de Excel donde Power BI mejor se desenvuelve. Una herramienta especializada en el análisis de datos que sirve para ayudar a las empresas a identificar nuevas oportunidades de negocio, a optimizar procesos y a mejorar la eficiencia operativa. Los datos pueden ayudar a la empresa a identificar áreas donde se pueden realizar mejoras, lo que puede llevar a una mayor productividad y ahorro de costes.
La importancia de tomar decisiones basadas en datos radica en que, al hacerlo, se reduce el riesgo de tomar decisiones equivocadas, que suelen basarse en conjeturas. Los datos proporcionan una visión más clara y objetiva de los problemas, lo que puede ayudar a las empresas a identificar tendencias y patrones que de otra manera podrían pasar desapercibidos.
Además, la toma de decisiones basadas en datos puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y recursos al evitar la necesidad de hacer pruebas reales y eliminar un alto porcentaje de los errores para llegar a una conclusión. Los datos proporcionan información concreta y objetiva que permite, por ejemplo, medir el impacto de las decisiones en tiempo real y realizar ajustes si es necesario. Esto permite una mayor flexibilidad y agilidad en la acción; algo crítico en entornos cambiantes.
Las ventajas de Power BI y cómo reforzarlas con Excel
¿Significa todo esto que debes dejar de utilizar Excel y abandonarlo por Power BI? En absoluto: Microsoft Excel es la aplicación más utilizada por las empresas de todo el mundo para organizar datos, realizar cálculos habituales, realizar gráficos sencillos o realizar el seguimiento de proyectos básicos.
Pero, como se ha comentado anteriormente, Excel y Power BI son herramientas complementarias que se pueden utilizar juntas para mejorar procesos clave de negocio. Las hojas de cálculo son un útil primer paso para organizar, limpiar y preparar datos, importar cifras de una amplia variedad de fuentes, crear plantillas de informes y trabajar datos a nivel de detalle para luego utilizar la inteligencia de negocios de PBI en sus puntos fuertes:
- Análisis visual de datos, con la posibilidad de crear informes interactivos y paneles personalizados.
- Integración con múltiples fuentes de datos.
- Automatización de informes, permitiendo a los usuarios recibir actualizaciones automáticas en tiempo real.
- Colaboración en tiempo real en informes y paneles, facilitando la toma de decisiones en equipo.
- Escalabilidad, muy útil para analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real.
Definitivamente, emplear Excel y Power BI refuerza las capacidades de ambas herramientas en un claro ejemplo de la potencia de la integración de soluciones. A partir de ahí, imagina lo que puedes conseguir sacando partido a todo el entorno de productividad empresarial de Microsoft con Business Central, Sales, Linkedin, Power Platform o Microsoft 365 (antiguo Office) y, en un futuro próximo, las prestaciones de la inteligencia artificial de ChatGPT.