A la hora de abordar un proyecto de implantación BI, es común sentir una cierta ansiedad ante la magnitud del proyecto y las expectativas que se generan. En ocasiones ese estado de ánimo alarga la decisiónn final, que tarde o temprano ha de adoptar la empresa al suponer dichas soluciones un factor de competitividad cada vez más relevante.
La mejor forma de superar esas barreras es tener claro el objetivo del proyecto, conocer el alcance de los beneficios y sobre todo, planificar el proceso (elección de criterios o selección de la herramienta adecuada, entre otros). Pero el business intelligence es más que un apoyo en la toma de decisiones; es una herramienta que usada correctamente, tiene el potencial de transformar las organizaciones. Por ello realizar una implantación óptima es una oportunidad de realizar mejoras mayúsculas en la compañía.
Según Ralph Kimball (autor de varios best sellers sobre inteligencia de negocio), los tres factores clave de éxito para que la implantación BI sea impecable, y por tanto, que han de tenerse controlados, son:
Adopción
Todos los miembros de la organización desde la cúspide hasta la base han de adoptar el uso del BI. Para ello se debe empezar por el patrocinio por parte de usuarios clave y directivos; ya que ni el mejor ni el más atractivo software de Business Intelligence es capaz de superar la falta de patrocinio entre los mandos.
Aunque es estrictamente necesario que la totalidad de la empresa comprenda y abrace el cambio (más aún los órganos directivos), el patrocinio va más allá de esa comprensión o inclinación. El patrocinio es, fundamentalmente, adoptar y usar la herramienta, comunicando su potencial y beneficios.
Tras la dirección, se suele recomendar que el siguiente escalón en adoptar la herramienta sea el equipo de ventas, acostumbrado a probar nuevas herramientas y venderlas.
Demanda
El segundo gran factor de éxito es conocer el nivel de necesidad del Business Intelligence en la organización. Aparte de un objetivo o necesidad de negocio, es recomendable explorar otros posibles beneficios de los que sacar ventaja.
Del mismo modo, aunque es común empezar por áreas ligadas a la toma de decisiones corporativa (Gerencia) o de ventas (Comercial), dependiendo del negocio, el BI puede aportar una ventaja competitiva brutal en otros departamentos. Viendo ese beneficio diferencial será más fácil la adopción a nivel de toda la organización. Podemos ver ejemplos en el empleo de la inteligencia de negocios para el área de compras en una empresa industrial o relacionado con marketing en una empresa de servicios.
Datos
El último factor de éxito clave es la disponibilidad de datos de calidad, que por el momento, la empresa no está utilizando. Este tercer punto es condición sine qua non, ya que no tener suficiente cantidad de datos “limpios” invalida los dos anteriores factores; por lo que los ejecutivos han de asegurarse de que los datos son consistentes para que los usuarios puedan confiar en ellos.
En ocasiones, la propia implantación BI ayuda a que afloren datos “sucios” o “malos” (duplicados, erróneos, incompletos, etc.), lo que en sí mismo es un beneficio para la empresa; aunque este hecho puede alargar y/o complicar la implantación.
¿Cómo preparar una implantación BI?
Lo mejor de este tipo de herramientas es que no están sólo dirigidas a las grandes empresas, sino que están al alcance de pymes que necesiten sacar partido de toda la información que generan. Su simplicidad, además, las hace accesibles a cualquier empleado para que utilice sus prestaciones de una forma autónoma en base a sus necesidades concretas.
En cualquier caso, su utilización por parte de gigantes como Amazon o Walmart nos deja una serie de recomendaciones a la hora de abordar el proyecto de implantación BI, que son resumidas por la revista CIO:
- Disponer de datos “limpios”.
- Entrenar y formar al personal.
- Ejecutar rápidamente y testar para mejorar el rendimiento con el menor esfuerzo.
- Construir el almacén de datos de forma integrada.
- Definir los objetivos antes de empezar y evaluarlos periódicamente.
- Establecer cómo se va a medir el ROI.
- Los objetivos de negocio deben estar en el centro de todo.
Teniendo en cuenta estos consejos y los tres principales factores de éxito de una implantación de Business Intelligence, sólo queda abordar el proyecto con un implantador de referencia y una herramienta que satisfaga nuestras necesidades concretas.