Actualización 19/07/2021: la adopción obligatoria de TicketBAI ha sido aplazada al 1 de enero de 2024.
Contestamos a las preguntas que comentamos durante las dos sesiones del webinar sobre TicketBAI que hemos organizado recientemente.
Normativa TicketBAI
¿La fecha de inicio voluntaria es 2020 o 2021?
El plazo voluntario es 2021.
¿Es aplicable para todas las facturas emitidas?
Sí, entrarían todas: nacionales, extranjeras, facturas de anticipo, etc.
Lo que no entra en TicketBAI son albaranes, pedidos, etc.
¿Hay que subir a la DFB todas las facturas emitidas desde el 2020, o sólo las facturas emitidas a partir de la puesta en marcha del sistema TicketBAI?
No hay que enviar nada del año 2020. Si se quiere empezar en el plazo voluntario, se debe enviar desde cuando se arranque en 2021.
El plazo obligatorio comienza el 1 de enero de 2022, por tanto, incluso comenzando de forma voluntaria, se puede dejar de enviar hasta la fecha de inicio obligatorio (01/01/2022).
¿Se puede modificar una factura ya emitida manteniendo el número de factura y fecha de factura como hasta ahora, antes del envío a Hacienda?
Se pueden hacer cambios en descripciones o poner más detalles: cualquier dato que no vaya en el fichero XML y que no invalide la firma. Todo lo demás, no se puede tocar: no se pueden cambiar importes, datos de cliente, fechas, etc.
Esta respuesta tiene un matiz, y es que, hasta que la norma no esté plenamente desarrollada y en funcionamiento, no podremos ver con total seguridad las opciones que se permiten y hasta donde se puede rectificar sin tener que anular una factura. Existe la posibilidad de que con el uso desencadene algún cambio.
¿El LROE incluye libro de facturas recibidas?
Sí, el libro de facturas recibidas está incluido en el LROE.
La comunicación del Batuz, ¿incluye información del ID de TicketBAI?
La comunicación Batuz incluye mucha información: TicketBAI – facturas emitidas, Libros de facturas recibidas…
El Código TBAI está incluido en TicketBAI. La empresa emisora de la factura debe mandar el fichero XML, y este, tiene datos que van en el Código TBAI. El Código TBAI necesita parte de la firma que viene en el fichero XML para formarse.
Las empresas que ya hacen el SII, ¿deben hacer también TicketBAI? ¿Se sustituye el SII por TicketBAI?
El SII queda sustituido por TicketBAI en el caso de las empresas que declaren en la Hacienda Foral de Bizkaia.
No ocurre lo mismo en Gipuzkoa, que las empresas que hacen el SII, deberán seguir haciéndolo.
En el caso de Araba, aunque la normativa no está totalmente definida, todo indica que pasará lo mismo que en Gipuzkoa: las empresas que hacen SII, deben seguir haciéndolo, además de cumplir con TicketBAI.
Operativa TicketBAI
Si se cambia la descripción de la factura, ¿hay que volver a informar a Hacienda o no hace falta?
No hace falta, siempre y cuando no se toquen datos del fichero XML. En dicho fichero se deben identificar datos de descripción y, si lo configuramos para hacerlo muy codificado, podemos tener descripciones más detalladas en las facturas. Estas descripciones las podemos cambiar porque llevamos datos a nivel inferior de detalle en el fichero.
¿Cuándo se genera el XML? ¿Cuándo se registra la factura o cuando se imprime?
Se debe determinar en cada caso cuándo se quiere crear el XML. Es obligatorio hacerlo antes de imprimir el documento de la factura o, en el caso de que no se imprima, debe hacerse antes de cumplir el plazo obligatorio de envío del fichero a Hacienda.
La factura se debe registrar antes de generar el fichero XML y, por tanto, antes de imprimir la factura. La impresión exige que, antes, se genere el XML.
¿Hay que “pintar” en la factura obligatoriamente también la Fecha de Registro de la factura?
Si la fecha de la operación (fecha de registro en NAV) es igual a la fecha de expedición (fecha de emisión del documento de NAV), basta con “pintar” una sola vez.
Si la fecha de la operación y la fecha de expedición son diferentes, debemos “pintar” ambas en el documento.
¿Se puede enviar la factura al cliente antes de recibir la respuesta de Hacienda?
Sí, se puede enviar la factura al cliente antes de recibir la respuesta de Hacienda.
¿Se pueden registrar facturas de forma aleatoria? Es decir, que no sean correlativas a la numeración.
Por el momento, la experiencia nos dice que sí, se pueden registrar facturas no correlativas. Lo que no se puede es dejar un hueco.
En cualquier caso, es importante indicar que se va a controlar la fecha y la hora de la emisión. Así, de hacerlo aleatorio, debe estar justificado. Un ejemplo claro justificado es el caso de haber diferentes series. Otro caso es porque hay diferentes dispositivos, etc.
¿Qué pasa si me quedo sin internet durante el envío a Hacienda?
En caso de que suceda, se debe esperar a que se restablezca la conexión y se puedan enviar los ficheros. La empresa podrá seguir facturando y creando los ficheros, pero no se pueden enviar sin internet.
Esta situación también puede darse en el lado de la Hacienda: que nos de un fallo de conexión y no le permita recibir los ficheros. En este caso, habrá que esperar a que se arregle la incidencia y se pueda enviar.
Como en otras ocasiones, a medida que vayamos reportando veremos como va funcionando. Habrá problemas de desconexiones, eso va a a suceder fijo, pero Hacienda lo tendrá en cuenta y será algo excepcional.
En el caso de Bizkaia, por ejemplo, existe un plazo de envío amplio por lo que será más difícil que se den urgencias. En el caso de Gipuzkoa, al hacerse en tiempo real, puede ser más problemático. En todo caso, es importante justificar la incidencia de cara a argumentar el no cumplimiento de las normas de entrega establecidas.
En el caso de una tienda, ¿hay que poner el código QR en un ticket?
Sí, se debe poner el código QR y el TBAI en cada ticket.
La solución de IGN
Si se emite la factura desde otro programa y NAV solo es soporte de facturas, ¿cómo se inserta el QR en las facturas emitidas?
Esta situación concreta debe ser analizada en cada caso, ya que se pueden valorar diferentes alternativas, dependiendo de las particularidades del caso en cuestión.
Si otro programa emite las facturas, debe tener el código TBAI y el QR para poder hacerlo. Después se deberían de pasar a NAV para reportar con el fichero XML firmado.
Si el otro programa factura, pero sin imprimir el documento, debería “esperar” a que NAV pase los dos identificativos. En este supuesto, se pasarían los datos de facturación a NAV, que crearía el fichero XML, el QR y el TBAI. Posteriormente, desde NAV se pasaría al otro sistema con todo lo necesario para que se imprima la factura.
Si aparte de generar facturas en NAV, se generan en otro software que luego se integran en NAV: ¿el software garante puede ser de otra empresa y luego realizar comunicación desde NAV?
El envío del fichero lo puede hacer NAV, aunque no haya sido el sistema el que lo haya creado; pero se deben cumplir ciertas reglas para poderlo hacer. Sería una cuestión a analizar en cada caso concreto.
En caso de que alguna factura se facture mediante un portal del cliente, ¿cómo afecta a la hora de enviar esa información a Hacienda?
Se trata de una cuestión a tener en cuenta en la fase de análisis. Es posible que se deban establecer diferentes series para identificarlo correctamente.
¿El Código QR está disponible inmediatamente después de registrarse una factura?
El Código QR estará disponible cuando el fichero XML de la factura se haya creado y firmado. Para poder tenerlo firmado, se debe registrar la factura siempre.
En las empresas de Araba y Gipuzkoa tenemos que realizar el registro y generar el fichero XML con la firma de forma inmediata. Desde ese momento, se podrá imprimir la factura con el código QR y el Código TBAI.
En cuanto al EncadenamientoFacturaAnterior en el fichero XML (https://www.batuz.eus/es/preguntas-frecuentes?q=anterior#btz_pregunta_7405262 – FAQ 93): ¿se refiere a la factura anterior de cada ERP, independientemente de la Serie de la factura, o se refiere a la última factura subida a la DFB?
Se refiere a la factura anterior emitida, no a la última subida a la DFB.
¿Debemos gestionar las comunicaciones y respuestas?
Sí, debemos controlar que el envío sea correcto y, en caso de error, corregirlo y volver a enviar.
En el caso de tiendas de Retail que tienen su propio sistema TPV, con su solución de TicketBAI, pero que la declaración a Hacienda se hace desde NAV. ¿Como se conjugan ambas?
Es necesario pasar a NAV los ficheros XML para que se envíen, así como el código QR y el Código TBAI.
¿Tienes alguna duda sobre TicketBAI? ¿Necesitas preparar tu sistema para la normativa? Contacta con nosotros.