Cualquier ERP saca informes. Business Central, concretamente, trae decenas (balance, cuenta de resultados, antigüedad de saldos, ventas por cliente…). Entonces, ¿para qué una herramienta BI?
Porque el informe del ERP contesta preguntas que alguien previó al diseñarlo. Pero una herramienta BI permite ir más allá: por qué ha caído el margen de esta familia de productos en el norte, qué clientes compran menos desde que cambiamos la tarifa, qué proveedor nos retrasa más los pedidos urgentes. Y permite hacer estas preguntas sin esperar a que alguien de sistemas prepare un listado nuevo.
Lo que hacen las herramientas BI
Las herramientas de business intelligence hacen tres cosas que el informe estándar no:
- Reúnen datos de varias fuentes en un mismo modelo. Por ejemplo, del ERP, el CRM, una hoja de presupuestos y la web.
- Permiten navegar por esos datos. Puedes filtrar, comparar periodos o bajar de un total al detalle con un clic.
- Muestran la información de forma visual y la comparten actualizada con quien la necesita, en el ordenador o en el móvil.
La parte que más cambia el día a día es la segunda. Cuando un Director Financiero puede pasar del margen total al margen por cliente y de ahí a las facturas concretas sin pedir nada a nadie, la conversación en el Comité de Dirección cambia.
Una pregunta distinta para cada perfil
El BI se suele vender como «información para la dirección», pero cada perfil lo usa para algo concreto.
- Gerencia: cómo va el negocio frente al presupuesto y dónde está la desviación, todo en un vistazo.
- Finanzas: rentabilidad real por cliente, producto y proyecto, previsión de tesorería o control del circulante.
- Comercial: evolución de cada cliente, oportunidades de venta cruzada o cumplimiento de objetivos por vendedor.
- Compras: rotación de stock, cumplimiento de plazos de proveedores o artículos sin movimiento.
- IT: menos peticiones de listados a medida y más tiempo para proyectos que mejoran la empresa.
Si tu ERP es Business Central, empieza por Power BI
Para una empresa que trabaja con Business Central, Power BI es la opción con menos fricción:
- El conector con Business Central viene de serie y no hay que construir integraciones para empezar.
- Microsoft publica aplicaciones de Power BI para Business Central por área funcional de forma prediseñada.
- Los informes se pueden abrir desde el propio Business Central, así que el usuario no tiene que cambiar de herramienta para consultarlos.
Cuándo basta con Excel
No todas las empresas necesitan una herramienta BI desde el primer día. Si una sola persona prepara un informe mensual con pocos datos y nadie más lo consulta, Excel conectado al ERP puede ser suficiente. El salto tiene sentido cuando aparece alguna de estas señales:
- Se dedican varios días al mes a montar los mismos informes a mano.
- Cada departamento tiene su propia versión de la cifra de ventas.
- Las preguntas de la dirección llegan más rápido de lo que se pueden responder.
- Hay datos fuera del ERP que nadie cruza con los de dentro.
Lo que hace que funcionen las herramientas BI
La plataforma es la parte fácil. Los proyectos de BI que fracasan lo suelen hacer por datos de mala calidad en origen o por indicadores que nadie usa para decidir. Lo contamos con detalle en los factores de éxito de una implantación BI.
En IGN empezamos por la pregunta: qué decisión quieres tomar mejor y qué dato te falta para tomarla. Tanto si tienes Business Central como si no, podemos enseñarte lo que Power BI hace con tus propios datos.