Si tienes idea de realizar la implantación de un nuevo ERP en tu empresa, debes saber que es un proyecto crucial para tu organización. Y como tal has de tratarlo. Por ello, a continuación te damos unas claves para que la implantación sea un éxito, haciendo que todo el tiempo y el trabajo dedicado, haya merecido la pena.
Una implantación ERP de éxito
Como en cualquier proceso complejo, una organización adecuada es fundamental. Y para ello, debemos seguir, al menos, las siguientes recomendaciones.
Establecer un proceso
Elaborar un manual con el proceso y fijar los hitos para no olvidar fases clave y que todo el equipo sepa el camino. Para hacerlo formalmente, necesitamos:
- Establecer criterios de evaluación de cada paso.
- Elaborar la documentación del proceso.
- Proyectar un plan de trabajo y su calendario.
- Recopilar documentación de apoyo y consulta.
Conocimiento de la empresa
Haber realizado un estudio previo sobre la empresa, permite no olvidar lo realmente importante durante la implantación. Ese estudio debería tener, al menos, estos datos:
- Recursos disponibles.
- Actores clave.
- Necesidades concretas y prioridades.
- Dificultades y limitaciones de la empresa.
Establecer un cuadro de puntuaciones
En cada fase de la implantación, es posible que se necesite elegir entre distintas opciones, que se pueden comparar en base a diferentes cuestiones clave, pero que pueden no tener el mismo peso. Tener un cuadro de puntuaciones ayuda a basar las decisiones en términos de interés, necesidad o urgencia.
El seguimiento de una implantación ERP
Al iniciar el proceso de implantación, es necesaria la completa disponibilidad del equipo responsable. Y no se trata solo de posponer algunos planes; sino también de designar nuevos responsables del trabajo que no se puede aplazar.
Fases de la implantación
Las fases habituales para implementar un ERP son cuatro:
- Kick off
Análisis detallado con una planificación en detalle y consultoría. Esta fase permite cerrar las necesidades de la empresa para enfocar el proyecto.
- Desarrollo
Se definen los procesos a adaptar en cada departamento y cómo se va a hacer la implantación.
- Puesta en marcha
Se realizan las adaptaciones y se hace seguimiento. La formación a los usuarios es especialmente importante antes del arranque.
- Cierre
Se validan los trabajos, se supervisa la actividad con el nuevo sistema y se da paso a la fase de mantenimiento.
Plan de calidad
El plan de calidad es fundamental en el seguimiento de una implantación ERP porque identifica los controles que se deben hacer. Se puede dividir así:
- Identificación.
- Necesidades.
- Estándares de calidad.
- Establecimiento de los controles.
- Tareas.
- Procedimientos.
- Objetivos.
- Acciones que aseguren el cumplimiento.
- Tareas.
- Efectividad de los controles.
- Calidad del proyecto.
- Procedimientos.
- Estándares de calidad.
Errores al implantar un ERP que debes evitar
La implantación de un ERP no es fácil. Por ello, es importante conocer las principales amenazas que pueden llevarla al traste.
Planificación inadecuada
Un alcance mal definido puede ser fatal a la hora de adoptar cualquier tecnología. Más del 60% de las implementaciones se salen del presupuesto y su duración se alarga cuatro meses más de lo esperado. Por ello es necesario que la dirección de la empresa se involucre en el proyecto, liderando una auditoría interna que establezca los objetivos y metas del ERP en colaboración con todos los departamentos afectados. A partir de ahí, establecer un calendario y un presupuesto antes de contactar con el proveedor, que tiene encargarse de matizarlo de forma realista y contrastable.
Adaptaciones deficientes
La customización es un arma de doble filo. Sin adaptaciones será complicado que el ERP sea un guante para la empresa, pero con demasiadas no sólo se irá de tiempo y presupuesto; también será un calvario usarlo, mantenerlo, escalarlo y actualizarlo. Por tanto, en el término medio está la virtud, así que la empresa debe valorar pros y contras a largo plazo. Con un proveedor capaz de basarse en estándar de referencia que cubra todas las necesidades posibles con el mismo y adaptando el resto con la máxima calidad; el camino será mucho más sencillo.
Evaluación y expectativas
Un tercio de los clientes no llega a ver una demostración. Es absolutamente imprescindible evaluar la solución, verla, conocerla. Y alinearla con los procesos de la compañía. La única forma de reducir las posibilidades de error es evaluar el programa (opciones, posibilidades, desempeño en los procesos propios, casos de éxito…) y evaluar el proveedor (proyecto, referencias, equipo, propuesta…).
Gestión del cambio
Ante cambios de tal envergadura se debe asegurar que toda la empresa entiende la necesidad, la mejora y las nuevas posibilidades. Sin una adecuada gestión del cambio y comunicación, los usuarios pueden no aceptar el nuevo sistema, convirtiendo el proyecto en una inversión inútil. Por este motivo, todos los usuarios de los departamentos afectados deben estar informados, concienciados y bien formados.
¿Tienes más dudas? Pregúntanos sin compromiso o navega en nuestro blog entre los aspectos más importantes a tener en cuenta cuando una empresa se enfrenta a un cambio de ERP.
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