A partir del 15 de enero de 2015 todas las facturas emitidas a Administraciones Públicas deben ser electrónicas. Desde entonces es posible que la contabilidad de nuestras empresas se vea afectada por la obligatoriedad de facturar de forma electrónica a la Administración; por lo que valorar la necesidad de adaptación a la Factura Electrónica es obligado. Para ello, hemos preparado este artículo para ayudaros a tomar una decisión, teniendo en cuenta todos los factores relevantes. Esperamos que os sirva de ayuda.

 

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es una factura idéntica a la tradicional factura en papel a efectos legales, pero con la diferencia de ser expedida en formato electrónico. De este modo, se trata de una alternativa a la factura en papel como justificante de una venta o una prestación de servicios y como tal, debe cumplir los mismos requisitos.

 

¿Cuántos tipos de factura electrónica hay?

Fundamentalmente dos:

• La factura en formato estructurado contiene datos y puede ser generada y tramitada de manera automática por un sistema informático. Un ejemplo de este tipo es Facturae.
• La factura en formato no estructurado es una imagen por lo que su procesamiento debe ser manual . Un ejemplo de este tipo puede ser un documento PDF.

 

¿Debo utilizar la facturación electrónica?

A partir del 15 de enero de 2015, todas las empresas que trabajen con la Administración Pública deben trabajar con la facturación electrónica. Si nuestra empresa trabaja o tiene intención de hacerlo en un futuro cercano con cualquier Administración Pública, se deben tomar las medidas pertinentes para implantar el sistema. Si nuestra empresa no se encuentra en este supuesto, no es una obligación, aunque la tendencia general invita a reflexionar sobre esta implantación ya que quizá en un futuro sea un sistema muy extendido.

 

¿En qué AAPP ha de usarse la factura electrónica?

La respuesta rápida es “en todas”, si bien hay alguna excepción. La factura electrónica deberá emplearse, de forma obligatoria con:

• La Administración General del Estado.
• Las Administraciones de cada Comunidad Autónoma.
• Las Administraciones Locales como Ayuntamientos y Diputaciones.
• Los Organismos Autónomos dependientes de la Administración General del Estado (como por ejemplo el Servicio Público de Empleo).
• Las Entidades de Derecho Público (como por ejemplo el Consejo Superior de Investigaciones Cientí­ficas).
• Las Mutuas de la Seguridad Social.
• Las Universidades Públicas.
• Los Órganos Constitucionales (como por ejemplo el Parlamento).

Las excepciones a esta norma y por tanto, no obligan a emplear la facturación electrónica son:

• Las entidades públicas empresariales estatales, de las Comunidades Autónomas o de las entidades locales.
• Las sociedades mercantiles cuyo capital social pertenezca a una Administración Pública por encima del 50%, ya sea de forma directa o indirecta.

 

¿Se puede usar la factura electrónica con otras empresas?

Si ambas empresas están de acuerdo, sí­. La premisa fundamental es el conocimiento y la aceptación por ambas partes; teniendo en cuenta que puede implicar modificaciones o adaptaciones de sus sistemas o procedimientos.

En este punto es importante reseñar que la medida adoptada por el Gobierno supone una apuesta estratégica, encaminada a hacer más eficientes este tipo de operaciones recurrentes. Por tanto, la oportunidad de utilizar el sistema de facturación electrónica podría ser la antesala de una “globalización” en cualquier empresa y sector. Adelantarse a estos cambios, además de útil, puede ser una oportunidad de innovación en un futuro cercano.

 

¿Qué beneficios aporta la facturación electrónica a la empresa?

Fundamentalmente cuatro:

1. Ahorro de costes (automatización del proceso de facturación, reducción de errores, gastos de impresión y papelería…).
2. Mayor eficiencia (beneficios medioambientales, ahorro de espacio físico, mayor seguridad, optimización de tesorería…).
3. Mejora de la productividad (supresión de tareas sin valor añadido, sencillez del proceso de facturación, entrega inmediata…).
4. Eficiencia en la gestión (trabajo con la Administración Pública, mayor facilidad de auditoría, control del estado de las facturas…).

 

 

¿Qué beneficios aporta la facturación electrónica a la Administración Pública?

La modernización del sistema de facturación aporta a las Administraciones Públicas, y por tanto a todos, dos beneficios principales. El primero es la ayuda en la lucha contra el fraude gracias a un control más exhaustivo y la facilidad para realizar auditorías. El segundo es la propia automatización del proceso, que reduce errores y controla el estado de cada factura. Adicionalmente, el ahorro en recursos garantiza una mejor protección del medio ambiente.

 

¿Qué se necesita para facturar electrónicamente?

Básicamente, la tecnologí­a para hacerlo. Así­, es posible contratar a una empresa que se encargue de nuestra facturación electrónica o por el contrario, como recomendamos desde IGN, adaptar el software ERP a esta situación (o en su caso implantar un ERP que permita facturar de forma electrónica como Microsoft Dynamics NAV 2016.

 

¿Qué requisitos hay para facturar a la Administración Pública?

• Que la factura sea compatible con Facturae 3.2 o superior.
• Que la factura esté validada mediante firma electrónica.
• Que se indique el destinatario de la factura.

 

¿Cómo envío una factura para la Administración Pública?

A través de internet, desde el Puto General de Entrada de Facturas Electrónicas, conocido como FACe.

 

Siendo requisito fundamental, ¿cómo firmo una factura electrónica?

Es necesario disponer de un certificado electrónico reconocido, como por ejemplo el DNI electrónico.

 

Siendo requisito fundamental, ¿cómo indico el destinatario de la eFactura?

La Administración Pública de destino debe informar de sus datos para incluirlos en la factura electrónica:

• Oficina contable.
• Órgano gestor.
• Unidad tramitadora.

 

Una vez enviada la factura, ¿qué tengo que hacer con ella?

Las obligaciones de las facturas tradicionales aplican también a las electrónicas; por ello es necesario conservar al menos una copia “durante el correspondiente perí­odo de regularización y los cuatro años siguientes” garantizando su legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido (más información).

 

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