La conocida como Ley Antifraude (11/2021) entró en vigor el pasado 11 de octubre de 2021, marcando una serie de requisitos obligatorios para todas las empresas que utilizan cualquier software de gestión o facturación. A pesar de llevar tiempo en marcha y dado que hay varios puntos que aún no han sido desarrollados, muchas empresas tienen cierto desconocimiento al respecto; así que vamos a tratar de arrojar un poco de luz.

Qué es la Ley Antifraude

La Ley 11/2021 afecta a todas las empresas y autónomos que realicen una actividad de económica; pero tiene especial relevancia para aquellas que llevan su contabilidad y facturación mediante algún programa informático (por ejemplo, un ERP).

El principal objetivo de la Ley Antifraude es acabar con la doble contabilidad y la facturación que omita o altere la anotación de las transacciones realizadas; por lo que el software que realice este tipo de procesos contables ha de tener una serie de garantías para que no ocurran esos supuestos.

Las sanciones que propone esta ley en vigor van desde los 1.000 € hasta los 150.o00 €, dependiendo del supuesto. Por ejemplo, llevar la contabilidad en un sistema que no permite cumplir con la ley (por ejemplo, en un Excel), puede darse una sanción de hasta 50.000 €; mientras que contar con varios programas de facturación (se usen o no) conllevaría una sanción de 1.000 €.

La Ley Antifraude y tu ERP

El ERP donde se lleven los procesos de contabilidad, facturación y/o gestión empresarial debe garantizar:

• Integridad (registro correcto de todos los documentos comerciales, como facturas).
• Conservación (almacenamiento y disponibilidad de toda la información de los últimos cuatro ejercicios según la Ley General Tributaria).
• Accesibilidad (todos los usuarios habilitados deben poder entrar con una identificación y contraseña, así como tener sus propios roles para acceder a la información de su incumbencia cumpliendo con la RGPD).
• Legibilidad (registros en formato estándar que sea entendible por terceros).
• Trazabilidad (registros con fecha y hora con toda la documentación asociada).
• Inalterabilidad (almacenamiento de los registros sin cambios ni omisiones. En caso de modificación, se debe realizar con toda la información – como usuario, fecha, dirección IP, etc. – y con una copia de versiones anteriores, incluso de los documentos eliminados).

Todo sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en el sistema. Es decir, tu empresa no puede llevar, por ejemplo, una “contabilidad B”, pero es que el sistema de gestión tampoco debería permitir siquiera la posibilidad.

Así, es importante contar con un ERP homologado que tenga los cambios introducidos por la Ley Antifraude incorporados. Y para ello no puede permitir cualquier tipo de modificación ni destrucción de registros que puedan ocultar una parte de la facturación.

Además, desde la empresa, solo se puede utilizar un único ERP (o software de facturación / contabilidad). Y más aún, no puede existir otro programa susceptible de permitir una gestión paralela; incluso si no está en uso: el mero hecho de existir puede conllevar sanciones.

Reglamento definitivo

El reglamento definitivo de la Ley Antifraude es inminente (probablemente se apruebe en julio) y, como se ha explicado anteriormente, afecta a usuarios, desarrolladores, fabricantes y comercializadores / distribuidores de ERP u otros softwares de gestión (finanzas, contabilidad, etc.).

Si bien una parte de la ley está vigente, hay otras cuestiones que quedan por definir. Las 4 cuestiones están en vigor y se aplican desde octubre de 2021 son, básicamente, que no se pueden llevar contabilidades distintas a la oficial, que no se permite “no reflejar, total o parcialmente” la anotación de transacciones, que no se permite registrar transacciones distintas a las anotaciones reflejadas y que no se permite alterar transacciones ya registradas.

Lo que aún no se sabe cómo quedará exactamente, porque está pendiente de aprobación (aunque se intuye) afecta a dos puntos:

• La garantía de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros y su legibilidad por parte de la Administración Tributaria.
• La certificación de los sistemas

Las sanciones tendrán tres niveles: intencional (por ejemplo, tener un software “con caja B”), mala práctica (por ejemplo, el software permite borrar facturas) y ausencia de controles (por ejemplo, el software se basa en otro en el que se pueden hacer modificaciones sin control, como un Excel). Y estarán vigentes al día siguiente a la publicación del BOE para las empresas de desarrollo, mientras que afectarán al resto de empresas en 2024.

Por tanto, si tienes un ERP, asegúrate de cumplir con la norma lo antes posible. Y si llevas la contabilidad / finanzas con otro tipo de sistema que no permite los controles exigidos, tendrás que implantar un ERP o software de facturación que cumpla con la ley. Esto no se puede hacer de un día para otro, así que te recomendamos que te pongas manos a la obra ya: en 2024 será tarde.

La mayor parte de la Ley Antifraude está en vigor desde 2021, así que si no lo has hecho ya, asegúrate de cumplir los requisitos exigidos antes de que finalice el plazo de entrada en vigor cuando se desarrollen el resto de apartados.