Un software CRM es una herramienta que permite aumentar el control de los procesos comerciales y la productividad del equipo de ventas, lo que la convierte en una plataforma que puede resultar imprescindible para cualquier empresa.

De sobra son conocidos los beneficios que aporta un CRM a una organización. Incremento de ingresos, toma de decisiones en base a datos, mejor información del equipo de ventas, máxima eficiencia, mayor visibilidad, satisfacción del cliente, predicciones de venta, estudio de progresos o aumento de productividad son los más citados. Pero, ¿cómo se materializan exactamente estas posibilidades para mejorar el trabajo del equipo comercial?

La respuesta se encuentra en las posibilidades que ofrece un CRM para automatizar tareas, liberando tiempo para dedicar a gestiones de mayor impacto, y para mantener un flujo de información que permite aplicar la inteligencia empresarial a las ventas. Y esto es posible gracias a la capacidad del programa para ordenar cuentas, pedidos, acciones comerciales y servicios.

 

Cómo mejorar los resultados de tu equipo de venta con un CRM

Toda acción del equipo comercial y toda posibilidad que ofrece un CRM tiene como fin último el mismo objetivo: la venta. Los comerciales son profesionales de la venta que deben emplear su tiempo en encontrar las oportunidades para maximizar el éxito de la venta, ofrecer la información relevante al prospecto para minimizar eliminar sus dudas y ofrecer el producto / servicio que mejor se adapte, en la forma adecuada, para cada cliente.

Un CRM no es capaz de hacer todo eso, pero sí es la mejor herramienta para posibilitar el trabajo del comercial. Es capaz, también, de hacer muchas más cosas por los comerciales; pero todas con la diana puesta en permitir al vendedor dedicarse a las tareas de mayor valor añadido y ofrecer los recursos para que estas se hagan de la mejor forma posible.

 

Cómo ayuda un CRM a la conversión

Para mejorar los resultados comerciales, el equipo de ventas necesita recoger las oportunidades (propias o por las acciones de marketing) y convertirlas en clientes; proceso que, con un CRM, puede ser más efectivo.

 

1) Aprovechar de los datos

Cuanta más información se disponga del cliente potencial, mayores son las posibilidades de acercarse con resultados positivos. Un CRM permite recoger, almacenar y visualizar la información útil sobre cada contacto, ofreciendo ideas al equipo de ventas para plantear sus estrategias.

 

2) Cualificación

Un error frecuente a la hora de rematar una venta es sobreestimar las posibilidades de la misma o del cliente potencial. Con un CRM efectivo, se pueden recopilar los datos que permiten cualificar cada oportunidad, así como los tiempos de comercialización y las acciones tomadas con sus resultados. El objetivo es emplear el tiempo de valor en aquellos clientes que son verdaderamente potenciales y exprimir las posibilidades de la automatización con los más fríos, definiéndolos en base a unos parámetros estipulados con sus respectivas puntuaciones.

 

3) Acortar los tiempos de respuesta

Ser el primero siempre aporta una ventaja, por lo que tener una herramienta para valorar si un contacto es prioritario puede ser determinante. Gracias al CRM se pueden calificar los contactos en función de su interés, automatizar respuestas, hacer seguimiento de las acciones realizadas estableciendo alarmas y repartir el trabajo entre el equipo de ventas gracias a las funciones de colaboración y comunicación de la información.

 

4) Seguimiento de los leads

Dependiendo del sector, hay ventas que se realizan durante un largo período de tiempo. Por ello, es importante realizar el conveniente seguimiento. Los factores clave de éxito del seguimiento son fáciles de cumplir con un CRM: flujo de trabajo, información actualizada, automatización de tareas, seguimiento de acciones y calendario con alertas.

 

5)  Comunicación

La comunicación es el aspecto clave de las relaciones comerciales y por ello debe ser personalizada. Cada cliente puede tener sus propios horarios, sus preferencias, sus canales de comunicación, sus intereses, sus productos más comprados o sus épocas de mayor actividad, entre otros datos relevantes; y una agenda, o peor aún la cabeza de cada comercial, no es el lugar adecuado para que esa información sea almacenada y sacada a la luz cuando sea necesaria.

 

6) Interacciones regulares

¿Qué fue de aquel contacto que nunca compró y no se volvió a interactuar con él? Es habitual que, centrados en el día a día o en las oportunidades / clientela más ventajosas, dejemos de lado contactos que no fueron exitosos en un primer momento o su potencial es más reducido. Pero no se debe dejar de lado ninguna posibilidad y, con un CRM, esas interacciones regulares que pueden desembocar en un lead caliente no suponen ninguna pérdida de tiempo ni esfuerzo; incluso, si nunca llega a materializarse.

 

7) Información en cualquier momento y lugar

Gracias a la movilidad, un CRM está disponible en cualquier lugar, momento y dispositivo conectado; ofreciendo a cada miembro del equipo comercial la información que necesite en el momento adecuado, aumentando así sus posibilidades de éxito en el cierre de una venta y, también, mejorar la satisfacción de sus clientes… o planificar sus llamadas, correos y reuniones fuera de la oficina.

 

8) Embudo de ventas

El funnel es una herramienta de probado éxito en la labor comercial que permite dibujar el recorrido de cada contacto, desde la captación hasta la conversión, y más allá, en la fase de fidelización. Con un CRM, el embudo es mucho más simple de recorrer:

• Acompañamiento del cliente, con la información o mensajes relevantes en cada fase del embudo, por parte de cualquier miembro del equipo de ventas.
• Información relativa al historial de interacciones para todo el equipo, permitiendo un conocimiento clave para abordar siguientes interacciones.
• Avisos para saber si el prospecto está listo para dar el siguiente paso, en función de interacciones, resultados, puntuaciones e información relativa.
• Tiempo medio para la venta, que permite hacer pronósticos e incidir en los momentos clave que permiten avanzar.
• Automatización de tareas necesarias e importantes, liberando así a los comerciales para centrarse en las acciones clave.

 

Un software CRM es, a día de hoy pero sobre todo a futuro, una aplicación básica de negocio. Unida al ERP y a una plataforma de Business Intelligence, constituye el centro de las organizaciones que quieren seguir siendo competitivas en cualquier entorno.