En tiempos de trabajo híbrido, la mejor opción para colaborar y reunirse es Microsoft Teams. Una aplicación que, además de estar incluida en la suite Microsoft 365 (con herramientas como Excel, PowerPoint o Word, entre otras), cuenta con una serie de utilidades que permiten un trabajo eficaz y seguro, manteniendo productivas a todas las personas, también teletrabajando.
Las reuniones con Teams son mejores porque permiten conectar de forma segura con personas, tanto dentro como fuera de la propia organización. Con una dirección de correo electrónico, se pueden invitar a compañeros y asistentes externos, tengan o no la app y sin necesidad de instalar nada.
Es más, con Teams es posible habilitar a los participantes en una reunión para utilizar el teléfono para unirse. La opción de Audioconferencia envía una serie de instrucciones automáticamente para que un asistente, en caso de no tener acceso a internet, pueda acceder a la reunión a través de un teléfono. Desde un móvil, además, el marcado del número requerido para unirse a la sesión se realiza de forma automática, evitando tener que memorizar o apuntar números.
Con diferentes opciones de organización, se pueden definir roles y permisos para los participantes en la reunión online. Así, además de mantener todo bajo control y poder llevar a cabo una organización más eficiente, también es posible mejorar la experiencia de los usuarios: creación de salas de espera antes de la reunión, opciones para realizar webinars, grabación de la sesión para revisar posteriormente (o verla si finalmente alguien no ha podido asistir), cambio de presentador, activación de la opción para silenciar asistentes, etc.
Las reuniones con Teams ofrecen la posibilidad de hablar, chatear y, por supuesto, realizar videoconferencias. La opción del vídeo es ideal en reuniones más formales, cuando una conversación cara a cara es más enriquecedora y personal. Pero en ciertas situaciones, esta posibilidad puede llegar a despistar a los convocados. Por ello, la aplicación ofrece distintas opciones para desenfocar el fondo o utilizar fondos personalizados que enriquezcan la comunicación.
Ya que entramos en la cuestión de enriquecer la comunicación y maximizar los beneficios de un encuentro a distancia, las reuniones de Teams permiten compartir contenido, con todas las opciones posibles para encontrar la forma segura y mejor. Desde compartir todo el escritorio hasta ceder la presentación a un asistente, pasando por mostrar solo una aplicación o pantalla. Dado que, en ocasiones, las reuniones se celebran para compartir, intercambiar y colaborar; Microsoft Teams integra la función Whiteboard (pizarra digital). Esta funcionalidad es perfecta para lluvias de ideas, permitiendo que los asistentes contribuyan de forma fácil, pudiendo guardar el resultado para consultarlo más adelante.
¿Y si las condiciones para realizar en encuentro no son óptimas? En el trabajo remoto, en ocasiones, no podemos garantizar un mínimo para que la sesión se desarrolle como debiese. Las reuniones con Teams también tienen estas ineficiencias previstas: además de la certificación de dispositivos para mejorar la calidad de vídeo y audio; cuando el ruido de fondo es molesto (por pura comodidad, hablantes no nativos o para personas con problemas de audición), se pueden activar los subtítulos en directo para leer en tiempo real.
Por todo ello, las reuniones con Teams son mejores y pueden impulsar la productividad en un escenario de trabajo híbrido. No pierdas el flujo de trabajo cuando tienes colaboradores en remoto: conecta al equipo y deja que acceda al contenido compartido en cualquier momento para aprender, planificar e innovar juntos.