Como todo proyecto de envergadura, un ERP necesita de una metodología de implantación que asegure una ruta hacia el éxito sin que nada se olvide.

En nuestro caso, utilizamos una metodología propia basada en el conocimiento y la experiencia, que ha sido testada con éxito en cientos de proyectos y que ha ido mejorando con el tiempo. Basada en la metodología de implantación ágil, nuestra forma de trabajar tiene una serie de puntos fuertes que permiten llevar a cabo proyecto ERP con total garantía, optimizando los tiempos; pero sobre todo asegurando el futuro del programa en la empresa. Iniciamos la tarea no sólo pensando en la hora de entregar el proyecto, sino también teniendo en cuenta la relación de los usuarios con la plataforma, el mantenimiento del sistema, la evolución de la organización, etc.

 

Metodología de implantación ERP de IGN

Nuestra propuesta para incorporar ERP se basa en cuatro búsquedas fundamentales: la mejora competitiva, el ahorro de costes, el aumento de la productividad y la maximización de la eficiencia. Y la búsqueda de esos mismos valores, son también el punto de partida del proyecto, que iniciamos de una forma independiente y comprometidos con los beneficios esperados.

En una fase preliminar, es necesario recoger un conocimiento general de la actividad y los procesos básicos de la empresa. A través de un cuestionario, conocemos tanto la actividad general como otras asociadas, y también los procesos generales, los procesos críticos, los tipos de usuarios, la organización interna, etc.

A partir de ahí, siendo consecuentes con los recursos disponibles, las necesidades del cliente y su modelo de negocio; se hace una planificación del desarrollo del proyecto, poniendo el foco en el gobierno del mismo y la gestión del riesgo. Esta primera toma de datos y análisis de necesidades sirve para orientar al cliente, también, a la hora de elegir el software o la modalidad de contratación y valorar las distintas alternativas que mejor se amolden a sus características.

 

 

Consultoría

Metidos ya de lleno en la metodología de implantación ERP, se inicia una fase de consultoría cuyo objetivo fundamental es la elaboración de un documento de requerimientos. Para ello, es importante establecer un equipo responsable del proyecto en distintos niveles, tanto dentro de IGN como dentro de la empresa. Siguiendo unas pautas que garanticen la buena interlocución, ambos equipos trabajan en esta fase como uno solo (con roles y responsabilidades claras para cada miembro).

El documento de requerimientos funcionales es, por un lado, una guía de todo el proceso; y por otro, una prueba de todas las decisiones que se van tomando para desarrollar el proyecto. Así, el documento establecerá:

• Alcance
• Objetivos específicos
• Estructura
• Parametrización del sistema
• Configuración inicial
• Traspaso de datos
• Departamentos y responsables
• Tareas de cada departamento
• Usuarios clave y usuarios finales
• Flujos de trabajo
• Tareas identificadas dentro del sistema
• Análisis y diseño de adaptaciones
• Descripción de funcionalidad
• Planificación e hitos del proyecto
• Recursos necesarios
• Calendario

Durante esta fase, además, se inicia una tarea que debe ser sostenida a lo largo de todas las fases: el control del proyecto para el cumplimiento de planificación, temas pendientes, análisis de situación, mitigación de riesgos y control de calidad.

 

Desarrollo

Durante la fase de desarrollo se crea el diseño del sistema y se programan las adaptaciones que sean necesarias, siempre teniendo en cuenta la mejor alternativa para llevarlas a cabo en base al documento elaborado anteriormente, los procesos de la empresa y las buenas prácticas en el sector.

Posteriormente, se efectúan las primeras migraciones de datos, así como la configuración de la plataforma a emplear. Dado que tenemos marcado, entre otras cosas, unos hitos y un calendario, la implantación se realiza conforme a un escrupuloso cuidado para respetarlos.

En un mundo ideal, esta metodología funcionaría por sí sola. Pero en la realidad, en esta fase de desarrollo pueden surgir dudas, cambios de criterio o alcance y modificaciones. Para mitigar cualquier riesgo de cambio de alcance, es importante gestionar las expectativas, revisar los pasos dados, mantener una comunicación fluida, enseñar prototipos y establecer reuniones periódicas de control. En esos momentos, el documento elaborado anteriormente servirá de guía para no perder el foco y además, nos permitirá pivotar sin poner el riesgo todo el proyecto, controlando tiempos, gastos y recursos.

 

Arranque

La fase de arranque es crítica, pero depende del buen desarrollo de las anteriores. En la misma, se realizan las siguientes tareas principales:

• Formación a usuarios clave
• Instalación del hardware requerido, si fuese necesario
• Revisión de sistemas y licencias
• Configuraciones de empresas, bases de datos y módulos
• Migración de datos definitiva
• Paralelo
• Desarrollo e implantación del sistema
• Formación a usuarios finales
• Documentación
• Cierre

Dado que, la gestión del cambio es el principal reto del proyecto, la puesta en marcha del proyecto merece mención aparte en nuestra metodología de implantación ERP. Uno de los principales valores que ofrece IGN es su soporte al usuario durante la fase de arranque: una de las claves de éxito para que el cliente logre los objetivos definidos en la presentación del proyecto.

A la firma del contrato adquirimos un compromiso de acompañamiento de forma presencial para solucionar cualquier duda en el momento, arreglar posibles  errores y cualquier otra actuación necesaria. El personal de mantenimiento, que posteriormente se encarga del soporte (en caso de ser contratado por el cliente), se incorpora de forma paulatina al arranque con lo que logramos un doble objetivo: por una parte, siempre hay personal de IGN apoyando al cliente para que adquiera la confianza y los conocimientos necesarios (además de resolver dudas o pequeños problemas que puedan surgir y entrenar a los usuarios); y por otra, que el personal de mantenimiento de IGN conozca al cliente, a los usuarios y la instalación en profundidad para un soporte posterior óptimo.

 

 

La importancia de la metodología de implantación

Una buena metodología de implantación es fundamental en un proyecto ERP. Sin ella, es muy probable que el proyecto no vea la luz. Pero no es lo único…

También importan los conocimientos. Por ello, en IGN todo nuestro equipo está certificado en las herramientas que proponemos para responder a las necesidades de nuestros clientes. Y lo mejor es que somos usuarios de las mismas, lo que nos da una visión de usuario final que nos permite entender las necesidades del cliente, ofrecer un servicio cercano y adaptar la formación a cada caso.

Y, por supuesto, importa la experiencia. Nuestra metodología ha sido implantada en cientos de clientes de distintos sectores y tamaños. Pero además, contamos con un equipo que tiene una media de 11 años de experiencia, siendo 5 años la mínima. El equilibrio en conocimiento, experiencia y especialización de nuestros recursos permite que cualquier proyecto siga adelante ante cualquier imprevisto.

¿Quieres que tu proyecto de implantación ERP sea un éxito? Ponte en contacto con nosotros y estudiamos el caso para dar la mejor solución.