La pandemia ha transformado muchos aspectos de nuestras vidas. A medida que avanzamos hacia la normalidad, algunas de esas transformaciones se han ido interiorizando hasta el punto de convertirse en algo habitual. El trabajo híbrido es un buen ejemplo de esto, y las aplicaciones de negocio, como los espacios de trabajo, se han ido amoldando a estas situaciones cada vez más comunes.

Qué es el trabajo híbrido

Con el confinamiento, aquellos negocios mejor preparados para una situación de cierre y restricción de la movilidad, implantaron el teletrabajo en sus oficinas. Este cambio, en muchos casos, se dio de un día para otro; con todos los inconvenientes que eso supone. Pasados ya varios meses desde aquello, todo ha ido evolucionando y con la mejoría sociosanitaria, estamos en un nuevo escenario.

En un momento cuando muchas empresas han propiciado el regreso de los empleados a las oficinas, se ha dado también un cambio en la mentalidad de muchos profesionales. Algunos, con la experiencia, desean seguir con el teletrabajo, mientras que otros no quieren verlo ni en pintura. También se dan situaciones en las que un mismo trabajador prefiere trabajar en remoto en algunos momentos y aprovechar las ventajas que ofrece la oficina en otros.

Para estas situaciones, los empleadores han encontrado una buena solución con el trabajo híbrido. Es decir, una forma de trabajo que combina ambos mundos, aportando una mayor flexibilidad y autonomía. El resultado son profesionales capaces de maximizar su productividad laboral con una adaptación perfecta a sus necesidades personales.

El trabajo híbrido, en definitiva, es conseguir los objetivos empresariales con una organización personal y flexible,  pudiendo incluso decidir cuándo se trabaja y desarrollando la actividad en la oficina, en casa, en un coworking y/o en cualquier parte del mundo con conexión a internet.

Beneficios del trabajo híbrido

La flexibilidad del trabajo híbrido permite al empleado alcanzar un mejor equilibrio entre la actividad laboral y la vida personal o familiar. Esto repercute directamente en la satisfacción del trabajador, lo cual tiene un efecto claro en el rendimiento para la empresa.

Y aunque ese es el beneficio más relevante para el empleador, la empresa no debe desdeñar tampoco la influencia del trabajo híbrido en la reducción de costes (por espacios, mobiliario o mantenimiento) y la posibilidad de atraer al mejor talento en cualquier parte del mundo.

Cómo implantar el trabajo híbrido

Como en todo cambio relevante, lo primero que debe hacer una empresa es evaluar su situación concreta y, a partir de ahí, buscar las medias que mayor impacto generen mediante un plan con todo lo necesario: obligaciones, herramientas, procedimientos, etc.

La comunicación es especialmente importante en este caso ya que el trabajo híbrido no es solo “libertad plena”. Es, también y sobre todo, una mejor forma de trabajar. Para ello hay que seguir cuidando las posibilidades de colaboración o transferencia de información mediante inversiones en herramientas, horas establecidas para disponibilidad completa o días para encuentros físicos.

La colaboración, la comunicación y la gestión de proyectos son cuestiones muy importantes en el ámbito laboral actual, por lo que la única forma de permitir a todos los empleados ser productivos (presenciales, remotos o híbridos) es promover alternativas para evitar las posibles desventajas del teletrabajo, la comunicación asíncrona y el trabajo a distancia. Especialmente accesos remotos a equipos, conexiones seguras y plataformas como Microsoft Teams.

Microsoft Teams para el trabajo híbrido

Teams es la solución de colaboración más potente del mercado, que ve sus posibilidades expandidas gracias a su integración en Microsoft 365. Con ella se pueden crear equipos (para conversaciones y gestión de documentos), crear canales (dentro de cada equipo para organizar trabajos en torno a un tema), hacer llamadas (con y sin vídeo con hasta 100 personas al mismo tiempo, que además pueden ser grabadas para su visualización posterior y cuentan con chat y opción de compartir pantalla), gestionar el calendario (para ver y programar reuniones, así como organizar la agenda personal) y gestionar archivos (para compartir con el equipo o crear de forma colaborativa).

La aplicación disponible en cualquier momento y lugar, desde cualquier dispositivo conectado a internet también permite la comunicación y colaboración con personas externas a la organización, que no tienen por qué tener Microsoft Teams. Así, se pueden enviar archivos almacenados en la nube, hacer videollamadas o crear webinars entre muchas otras opciones.

Todas estas posibilidades la convierten en la herramienta perfecta para el trabajo híbrido:

• Acceso rápido para los asistentes a las reuniones, y acceso simple a todas las opciones disponibles (presentación, chat, reacciones, controles de reunión y dispositivo, etc.).
• Planificación desde Outlook, permitiendo el uso del email (que es el sistema de comunicación asíncrona por excelencia) para gestionar mejor la asistencia a reuniones, respuestas, contenido sobre un tema concreto, gestión de calendario, etc.
• Reserva de salas de reuniones en la oficina, asignación de una dirección concreta para una reunión o creación de una conferencia por Teams según el modelo que esté practicando cada trabajador (presencial o remoto).
• Presentaciones híbridas con Cameo, donde se combinan las presentaciones y la cámara, con sugerencias de diseño y distintas posibilidades para hacer presentaciones en remoto como si fuesen en vivo.
• Sugerencias mediante inteligencia artificial para mejorar presentaciones, reuniones o exposiciones de forma privada; asegurando así un mejor ritmo, provisión de datos, alertas sobre interrupciones o sugerencias para favorecer la diversidad.
• Envío de recordatorios sobre reuniones y contenido asociado que puede ser susceptible de revisar para preparar el encuentro.
• Correcciones automáticas de iluminación y vídeo para poder celebrar reuniones en cualquier lugar y condición.

Estas y otras posibilidades de Microsoft Teams permiten a tu organización apostar por el trabajo híbrido con la garantía de no perder ninguno de los beneficios del trabajo presencial, a la vez que se abrazan todas las ventajas del trabajo remoto. Para todos los miembros del equipo y el conjunto de la organización.