La información que nos lleva al conocimiento permite a las empresas tomar decisiones acertadas y aprovecharse de las oportunidades que se puedan presentar; oportunidades que pueden resultar críticas para el mercado o la longevidad de la compañía: ahí reside una de las principales ventajas de implantar BI en una compañía.
Cada vez contamos con más datos por lo que ser capaces de almacenar toda esa ingente cantidad de datos y lograr que cobre un verdadero sentido para nuestro negocio, se convierte en todo un desafío. Más aún, cuando incorporamos a nuestro negocio herramientas como las redes sociales, capaces de generar todavía más datos que no sirven de nada si no se analizan.
Aquí es donde el Business Intelligence entra en escena. Como mencionábamos al inicio, que los datos tomen sentido es la principal razón por la que una empresa decide implantar BI: convertir en conocimiento simples datos brutos sin estructurar. En otras palabras, este tipo de software de gestión permite implantar procesos tecnológicos para analizar datos y presentar información para ayudar a los ejecutivos, managers y otros usuarios responsables de la toma de decisiones, a realizar su trabajo de forma rápida y eficaz.
Los beneficios de implantar BI
Mejor estar informado que permanecer en la ignorancia. Pero aparte de esa respuesta rápida, el software de Business Intelligence aporta los siguientes beneficios fundamentales:
1) Acceso a los datos de forma sencilla
Con la centralización de los datos, el acceso a los mismos se simplifica al máximo. La evolución de los servicios cloud, además, permiten este acceso desde (prácticamente) cualquier lugar del mundo y cualquier dispositivo. De este modo, se puede encontrar la información necesaria en el momento que se necesita, colaborar de una forma más eficiente entre compañeros y realizar una toma de decisiones inmediata basada en datos reales.
Esta accesibilidad no compromete la seguridad ya que se pueden poner los datos al servicio de usuarios relevantes. Por otro lado, el BI ofrece los datos de una forma amigable, adaptada al usuario que va a consumir dicha información, por lo que no es necesario un excesivo conocimiento de elaboración de tablas o estadística.
2) Se acabaron las adivinanzas
Cuando todas las decisiones son algo así como adivinanzas sobre lo que pasa en la empresa o lo que puede suceder en el futuro, en la práctica no se tiene control sobre el negocio. Lo que está pasando es que se está jugando al azar con el futuro de la empresa.
El BI aporta conocimiento sobre las finanzas, las ventas o la producción entre otras cuestiones capitales de la empresa, ofreciendo un punto de vista realista que permite agilizar la toma de decisiones, y lo que es más importante; que estas sean correctas.
3) Respuestas rápidas a cualquier pregunta
En muchas ocasiones surgen preguntas muy concretas en reuniones de negocio y tener la respuesta al alcance de la mano tiene múltiples beneficios: brainstormings más efectivos, menos discusiones, estrategias más efectivas, eliminación de grandes cantidades de tablas, detección de problemas, etc.
Es frecuente saber lo que se ha ganado en el mes pasado de un vistazo, incluso de forma automática… pero ¿saber lo que se ganó ayer? ¿O esta mañana? ¿O la estimación del mes que viene? Esa profundidad de pregunta se puede aplicar a cualquier ámbito con el software BI: recursos de marketing que generan más leads, productividad de la plantilla, costes o cualquier otra cuestión que resulte relevante para el negocio.
4) Mejora de las ventas y la relación con clientes
Cada vez es más frecuente conectar datos de redes sociales, web o internet de las cosas al software de BI, con el que convertimos todos esos datos en información relevante. Con ella se hace más sencilla la aproximación a clientes potenciales, el conocimiento de clientes activos o las formas con las que interactuamos con ellos. Así, con esa información en tiempo real y un rápido procesado encontraremos puntos en común entre usuarios, intereses compartidos y otras cuestiones que harán más fácil la comunicación de la empresa con el público; y no solo eso, sino que se pueden automatizar acciones para aprovechar todo ese potencial en el momento más oportuno.
5) Ayuda a sacar la basura
Una de las utilidades “ocultas” de implantar BI es su capacidad para alertar de posibles incidencias o cosas que pueden no estar haciéndose de forma idónea; así como la existencia de datos malos o sucios. Con estas soluciones se puede conocer en detalle el verdadero coste de toda la actividad corporativa, pudiendo detectar acciones redundantes, costes duplicados o procesos no optimizados.
De este modo es posible ahorrar costes, reducir tiempos, mejorar procesos, eliminar taras y encontrar todo tipo de oportunidades de aumentar la eficiencia.
6) Identifica nuevas oportunidades
El Business Intelligence ayuda a identificar limitaciones, fortalezas y áreas de expansión en la empresa gracias a la posibilidad de cruzar todo tipo de datos como la clásica venta de productos con la demografía de los clientes y otras.
Realizar predicciones o proyecciones es mucho más sencillo, basándose en datos reales y concretos que minimizan errores, con los que se pueden plantear diferentes opciones y elegir la idónea de una forma rápida y barata.
Qué tipo de empresas suelen implantar BI
Por norma general, se trata de compañías que necesitan una ayuda en la toma de decisiones en tiempo real. Todo tipo de empresas de cualquier tamaño puede encajar en esta definición, pero es habitual que cuantos más datos disponga una compañía, más susceptible será de implantar un software de Business Intelligence. Sobre todo si no sabe qué ha de hacer con esos datos o cómo hacerlo.
Al implantar BI se puede sacar a la luz cuestiones de alta relevancia que quizá no sean tomados en cuenta a simple vista; como por ejemplo la introducción de nuevos productos en la oferta, la apertura de nuevas sucursales en ciertas localizaciones concretas, la idoneidad de subcontratar procesos o la supresión de pasos que no aportan valor en la cadena de fabricación.
Por otro lado, en mercados altamente competitivos, la táctica cobra especial relevancia. Datos claros para renegociar contratos con suministradores, identificar oportunidades en nuevos mercados o realizar contrataciones en un área de negocio concreta convierten a ciertas empresas en líderes. La diferencia con el resto es que la toma de decisiones es menos arriesgada si tienes el conocimiento y has realizado las estimaciones correctas. Como ejemplo concreto, entre los clientes de IGN que utilizan QlikView se encuentran líderes en su sector como la ingeniería Idom, la farmacéutica Faes Farma o el fabricante automovilístico Megatech entre otras compañías. A nivel global, empresas tan reconocidas como Walmart o Amazon no dejan nada a la imaginación con el empleo de software BI.
El Business Intelligence es más que un apoyo a la toma de decisiones. Si se usa de forma correcta es capaz de transformar radicalmente la empresa.