inventario

¡El inventario no me cuadra!

Etiquetas: Almacén

Podríamos decir que conocer el valor de inventario es una actividad que todos hacemos en mayor o menor medida. Puede ser tan simple como saber cuántas sillas tenemos en casa para no perderlas durante una mudanza; o tan complejo como gestionar varios almacenes en distintas localizaciones.

En logística, el inventario es la relación ordenada de existencias de la empresa en relación a una fecha concreta. Es decir, la mercancía que tiene la empresa en el almacén y que, por tanto, puede vender directamente. En contabilidad, por su parte, es una cuenta de activo circulante que representa el valor de esa mercancía. O lo que es lo mismo, el dinero que se puede obtener de las ventas de stock.

El inventario se caracteriza por ser una relación detallada de las existencias; por lo que debe reflejar información como el número de unidades de cada artículo, su descripción y el precio unitario entre otros datos de interés. A mayor y mejor información, más posibilidades de rentabilizar el inventario y todo lo relacionado con ello. Así, podremos saber cuándo comprar, qué vender, optimizar el espacio del almacén o mejorar la logística, entre otras cuestiones.

 

El inventario físico no coincide con el contable

Llevar un control exhaustivo del inventario, como hemos visto, puede suponer una gran diferencia competitiva. Pero en ocasiones, el valor de inventario que se tiene informado, no corresponde con la realidad.

Este es uno de los mayores quebraderos de cabeza de la gestión de inventarios: la aparición de diferencias entre el stock teórico y el stock real. Es decir, la diferencia entre las existencias que contabilidad dice que debe haber y lo que el inventario dice que hay.

 

¿Por qué no cuadra el inventario?

Si el registro es inexacto, podemos estar tomando como válida una realidad distorsionada. Esto puede provocar desajustes importantes, en última instancia, en el servicio al cliente. Por este motivo es conveniente controlar el inventario y su contabilización, evitando los problemas más habituales.

Las razones más comunes por las cuales no cuadra el inventario de una empresa son las siguientes.

 

Errores en los procesos

Es necesario un proceso de descarga y recepción adecuado, de modo que se minimicen los errores en el control administrativo. Sin embargo, incluso con un proceso bien establecido se pueden producir errores que descuadren el inventario como:

  • Fallos de transcripción.
  • Equivocaciones en el picking.
  • Errores durante el transporte.
  • Confusiones administrativas.

 

Descuidos en preparación y recepción

Estos errores están relacionados con los enumerados en el anterior punto, con la particularidad de que no se comunican al almacén. Así, se ha podido producir un error en la entrega de una mercancía y por diferentes circunstancias se ha solucionado el error en el momento, pero no se ha comunicado la incidencia. De este modo, se puede producir un desajuste en el almacén por el simple hecho de no difundir la información correctamente.

 

Pérdida de mercancías

Generalmente, se trata de una colocación errónea de los productos. Es difícil perder ciertos productos por lo que, en la mayoría de ocasiones, es posible no encontrar la mercancía en su sitio, simplemente, porque están en otro.

Esto se puede deber a:

  • Movimientos internos no controlados.
  • Errores en la operativa.
  • Falta de codificación o ausencia de un sistema de gestión de almacén (SGA).
  • Fallos en el marcado de las operaciones.

 

Accidentes

Cuando se producen averías o roturas, es necesario informarlas. En ocasiones, durante el manipulado de la mercancía, se pueden producir accidentes que por necesidad de entrega de material al cliente, no se tienen en cuenta y se inicia el proceso de nuevo con otra unidad. Aunque puede parecer que es un ahorro de tiempo, a la larga esta falta de información descuadra el inventario y puede tener consecuencias más graves.

Los accidentes pueden ser debidos a un manejo incorrecto de la maquinaria del almacén, a la falta de formación de los operarios o a un deficiente mantenimiento de las instalaciones. Y por supuesto, como muchos accidentes, a causas fortuitas que se deben minimizar con formación, seguridad y procedimiento.

 

Casos especiales

El descuadre de inventario se puede deber a causas más difíciles de controlar y cuantificar. Por ejemplo los hurtos. Si entran a robar en el almacén y no tenemos confianza en nuestro inventario, la pérdida será aún mayor. También pueden producirse hurtos internos, que pueden eliminarse con una buena política de seguridad.

Por otro lado, en ciertos productos se deben controlar las mermas ya que estas pueden suponer la pérdida de un porcentaje importante de material; que puede hacerse insostenible a largo plazo.

 

Qué hacer para que cuadre el inventario

De los problemas anteriores se derivan buenas prácticas para llevar un correcto control de inventario, pero podemos establecer tres puntos fundamentales para minimizar los errores de inventario:

  1. Contar con un módulo de gestión de almacén en tu ERP.
  2. Evitar la posibilidad de tener stock negativo.
  3. Hacer inventario físico de forma periódica (más que una vez al año).

 

Qué hacer si no cuadra el inventario

Si llegamos al punto de realizar un inventario físico para comprobar que no cuadra con la contabilización, se deben tomar acción en dos fases diferenciadas:

  1.  Realizar una consultoría interna que revise los procedimientos y procesos existentes para la gestión de almacén dentro de la organización. Si fuera necesario, se podrían validar los resultados con consultores externos especializados.
  2. Llevar a la práctica la ejecución de los procedimientos recogidos en la fase anterior dentro del ERP. Esto puede suponer una nueva configuración haciendo uso de la funcionalidad disponible. Llegado el caso, podrían adaptarse las nuevas funcionalidades necesarias para el correcto funcionamiento de la gestión de almacén.

 

¿No te cuadra el valor de inventario? ¿Crees que la gestión de almacén no es todo lo eficiente que debería? Consúltanos sin compromiso: te ayudaremos a gestionar tu almacén y su stock de la forma más eficiente posible.