Imagina un escenario en el que cada departamento de tu empresa opera de manera más eficiente que nunca. Tus empleados solo acceden a la información relevante para sus tareas diarias, los procesos rutinarios se automatizan y cuentas con informes claros y personalizados que te permiten tomar decisiones estratégicas en tiempo real. Todo esto es posible con Microsoft Dynamics 365 Business Central, un ERP que no solo centraliza la gestión empresarial, sino que puede personalizarse para adaptarse completamente a las necesidades de tu negocio.

Si eres responsable de tecnología o sistemas en una pyme, probablemente ya estés familiarizado con este ERP. Si ya lo estás utilizando, ¿sabes realmente si estás aprovechando todo su potencial? Este artículo te ayudará a descubrir cómo puedes aprovechar la personalización de Business Central para que trabaje de manera más eficiente para tu empresa, optimizando procesos y mejorando la experiencia del usuario.

¿Por qué es importante la personalización de Business Central?

Cada pyme tiene características únicas. Los flujos de trabajo, los procesos operativos y la gestión de clientes y proveedores varían de una empresa a otra. La clave del éxito de Microsoft Dynamics 365 Business Central reside en su capacidad para adaptarse a estas particularidades a través de la utilización de los diferentes módulos, pero también de la personalización.

La personalización de Microsoft Dynamics 365 Business Central te permite ajustar el sistema para maximizar su impacto en la productividad y eficiencia de tu empresa. Al hacerlo, eliminas información innecesaria, simplificas las tareas diarias y optimizas los flujos de trabajo, lo que permite a tus empleados concentrarse en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

Personalización de Business Central

Uno de los grandes beneficios de Dynamics 365 Business Central es su look & feel y sencillez de uso, así como su capacidad de personalización sin necesidad de acudir siempre a un partner especializado. Si bien es aconsejable que así lo hagas, por seguridad de la instalación y por la importancia que tiene la comunicación en la relación con un proveedor, aquí tienes algunos ejemplos de modificaciones que puedes realizar de manera interna y autónoma:

• Interfaz de usuario personalizada: Puedes modificar las pantallas para que cada empleado vea solo la información que necesita. Al ocultar campos innecesarios o cambiar el orden de las columnas, mejoras la claridad y agilidad en el trabajo diario.
• Roles personalizados: Configura roles específicos para cada departamento, asegurando que los usuarios solo tengan acceso a las funciones y datos relevantes para sus tareas. Esto mejora la seguridad de los datos y la eficiencia del sistema.
• Filtros y vistas personalizadas: Los usuarios pueden crear y guardar filtros y vistas personalizadas para acceder más rápido a la información relevante. Esta funcionalidad es especialmente útil para responsables de ventas, compras o finanzas, que necesitan visualizar solo los datos críticos para su trabajo diario.
• Automatización de tareas: Con Business Central, puedes configurar flujos de trabajo básicos que automatizan tareas repetitivas, como la aprobación de facturas o la validación de pedidos, sin necesidad de intervención manual. Esto no solo ahorra tiempo, sino que reduce los errores.

Cuenta con tu partner Microsoft para personalizar Business Central

Tu sistema debe funcionar correctamente, y eso incluye un funcionamiento adaptado a todas sus necesidades. Por eso, entre otras cosas, es fundamental contar con un partner ERP de confianza. Más aún si la empresa crece y los procesos se vuelven más complejos, cuando las personalizaciones a realizar son más avanzadas. Por ejemplo:

• Desarrollo de extensiones personalizadas: Las extensiones permiten agregar funcionalidades adicionales o modificar las existentes sin alterar el código base. Esto asegura que tu sistema esté listo para actualizaciones sin comprometer su estabilidad.
• Workflows avanzados: Si tu empresa necesita procesos de validación o aprobación más complejos, como la gestión de contratos o el control de proyectos, un partner ERP puede configurar flujos de trabajo avanzados que simplifiquen la gestión y aseguren el cumplimiento de los procesos internos.
• Integración con otras plataformas: Un partner puede ayudarte a integrar Business Central con otras soluciones críticas para tu empresa, como un CRM, un sistema de eCommerce o sistemas de gestión documental, a través de APIs o conectores personalizados.
• Informes a medida: Si los informes estándar no cubren tus necesidades de análisis, podemos crear informes personalizados que incluyan KPIs específicos o análisis avanzados. Además, con la integración de Power BI, puedes generar informes visuales y detallados en tiempo real.

Herramientas clave para la personalización de Business Central

Además de la capacidad de entendimiento con el partner y su destreza, tanto técnica como funcional; Microsoft ofrece dos poderosas herramientas que potencian la personalización de Dynamics 365 Business Central:

• Microsoft AppSource: Este marketplace te permite encontrar aplicaciones y extensiones ya desarrolladas que se integran con Business Central. Desde módulos sectoriales hasta herramientas específicas para la automatización de procesos, en AppSource encontrarás soluciones listas para implementar que cubren las necesidades de tu empresa.
• Microsoft Power Platform: Esta potente plataforma low code que incluye herramientas como Power BI, Power Automate o Power Apps, te ofrece un ecosistema integrado para personalizar y automatizar aún más tu sistema. Puedes crear flujos de trabajo automáticos que conecten Business Central con otras aplicaciones y servicios, desarrollar aplicaciones personalizadas sin necesidad de programación, crear visualizaciones de datos intuitivas y un largo etcétera.

Mejores prácticas para una personalización efectiva de Business Central

Personalizar Business Central de manera eficaz es un proceso que requiere un partner ERP en quien poder confiar, con capacidad para entender las necesidades reales de la empresa. Pero también planificación y estrategia:

1. Identifica tus necesidades empresariales: Antes de realizar cualquier personalización, asegúrate de que tienes claras las necesidades y objetivos de tu empresa. Colabora con los equipos clave para identificar qué procesos necesitan ser mejorados.
2. Documenta todas las personalizaciones: Registrar cada cambio o personalización que realices en el sistema es crucial para garantizar una gestión eficiente y facilitar el mantenimiento en futuras actualizaciones.
3. No sobrecargues el sistema: Es importante personalizar solo lo que realmente necesitas. Un exceso de personalizaciones innecesarias puede complicar el uso del sistema y aumentar los costes de mantenimiento.
4. Mantén el sistema actualizado: Microsoft lanza actualizaciones periódicas de Business Central. Asegúrate de que tus personalizaciones sean compatibles con futuras versiones para evitar problemas de funcionamiento.

Microsoft Dynamics 365 Business Central es mucho más que un ERP. Su capacidad de personalización lo convierte en una herramienta flexible y adaptable que puede alinearse perfectamente con los flujos de trabajo y necesidades específicas de tu pyme. Con las opciones de personalización que ofrece, puedes optimizar tus procesos, reducir errores y mejorar la eficiencia operativa de tu empresa.

Si quieres que tu empresa sea más competitiva, eficiente y flexible, ahora es el momento de personalizar tu ERP. Microsoft Dynamics 365 Business Central te permite transformar tu pyme, haciéndola más ágil y lista para enfrentarse a los desafíos del futuro.