Si necesitas digitalizar algunos procesos que quedan fuera de tu ERP pero no quieres incurrir en los costes de un desarrollo a medida o soluciones rígidas y difíciles de mantener, Microsoft también tiene una respuesta a tus plegarias.
Microsoft Power Apps se ha convertido en una de las herramientas más útiles para extender la digitalización de forma ágil, controlada y rentable, ya que permite crear aplicaciones empresariales sin necesidad de desarrollar código complejo.
Qué es Power Apps
Power Apps es una plataforma de Microsoft que forma parte de la Power Platform, el conjunto de herramientas low code que Microsoft ha diseñado para ayudar a las empresas a automatizar procesos, analizar datos y conectar sistemas con rapidez.
En términos prácticos, Power Apps permite crear aplicaciones para móvil y web que cubren necesidades muy concretas: desde capturar datos en campo hasta simplificar tareas para usuarios que no necesitan acceder directamente al ERP. Para una pyme, esto significa poder digitalizar procesos que normalmente se resuelven de forma descontrolada e ineficiente con Excel, papel, WhatsApp o herramientas desconectadas.
Para qué sirve Power Apps en el día a día
Power Apps democratiza la creación de aplicaciones empresariales permitiendo que usuarios sin conocimientos avanzados de programación puedan diseñar soluciones digitales personalizadas. Así, permite crear, tanto desde cero como de forma modular o drag & drop, aplicaciones para móvil, escritorio y web.
Se pueden crear aplicaciones con diferentes lógicas y objetivos, pero también se pueden extender funcionalidades con programación. De este modo, se puede personalizar todo lo necesario para automatizar tareas o resolver desafíos dentro de la organización.
Algunos casos de uso habituales son:
- Introducción de datos operativos desde móvil (partes de trabajo, visitas comerciales, inventarios simples…).
- Formularios internos (solicitudes, incidencias, aprobaciones, checklists…).
- Inspecciones y controles de calidad.
- Digitalización de procesos dispersos que no justifican una personalización del ERP.
- Puentes entre Business Central y otros sistemas.
- Captura de datos mejorada con cámara, GPS, códigos de barras o adjuntos.
La clave es que permite crear pequeñas aplicaciones adaptadas al negocio sin grandes inversiones ni largos ciclos de desarrollo; y que la plataforma está pensada para el empleo de bajo (low code) o nulo (no code) código, lo que extiende las posibilidades de los usuarios de negocio.
Además, se integra con todo el abanico de soluciones y fuentes de datos del entorno Microsoft (Power Automate, Power BI, Business Central, Excel…), permitiendo un ecosistema completo para la innovación empresarial.
Sin embargo, también ofrece la posibilidad de programar y resulta siempre recomendable la participación de un desarrollador en la creación de aplicaciones para extender funcionalidad y mejorar su calidad.
Qué no es Power Apps: expectativas que debes evitar
Power Apps permite transformar operaciones manuales en procesos digitales y automatizados, de una forma mucho más ágil, sencilla y eficiente que desarrollando del modo tradicional. Pero, para tomar una buena decisión, conviene tener claras sus limitaciones:
- No sustituye un ERP.
- No es adecuado para procesos muy complejos.
- No está pensado para trabajar con grandes volúmenes de datos en tiempo real.
- No replica la lógica de negocio avanzada que existe dentro de Business Central.
- No es una solución milagrosa; requiere gobierno, seguridad y mantenimiento.
Power Apps es excelente para procesos concretos y bien acotados, pero no para reconstruir el ERP fuera del ERP.
Ventajas de Power Apps
Las empresas que buscan incrementar la productividad y fomentar la innovación están adoptando plataformas de poco código. En este marco, Power Apps suele aportar beneficios tangibles:
- Reducción del uso de herramientas desconectadas.
- Menor dependencia de desarrollos a medida en el ERP.
- Flexibilidad para cambiar la app según evoluciona el proceso.
- Movilidad real para equipos de campo.
- Integración nativa con el ecosistema Microsoft.
- Rapidez en la entrega (semanas en lugar de meses).
- Coste previsible gracias al licenciamiento por usuario o por aplicación.
En pocas palabras: Power Apps permite una digitalización eficiente sin inflar costes ni complejidad.
Según el estudio ‘The Total Economic Impact™ Of Microsoft Power Apps’ realizado por Forrester Consulting en julio de 2024, los empleados ahorran hasta 250 horas por año gracias a esta plataforma, dando lugar a un 12% de incremento de la productividad. Además, los desarrolladores profesionales recortan la mitad de tiempo en el desarrollo de aplicaciones mediante funciones de integración e interfaz eficiente. Estos datos arrojan un impresionante retorno de la inversión del 206% en tres años.
La integración de Power Apps con Business Central
Si ya tienes Microsoft Dynamics 365 Business Central, Power Apps puede conectarse al ERP de forma nativa. Y como ya conoces el potencial de Business Central, será difícil sorprenderte; pero quizá Power Apps consiga hacerlo:
- Proporciona interfaces simples a usuarios que no necesitan entrar al ERP.
- Recolecta datos en movilidad y los envía al sistema central.
- Extiende procesos sin desarrollar dentro de BC.
- Automatiza tareas que involucran tanto BC como otros sistemas.
- Aumenta la eficiencia en tareas de campo, almacén o servicios.
Power Apps se integra con BC mediante el conector estándar de Microsoft, sin necesidad de desarrollos complejos. Esto permite usar la misma autenticación (AAD) y control de permisos que Business Central, simplificando la seguridad y el acceso.
La solución es ideal para extender funcionalidades simples: inventario, aprobaciones, partes de trabajo, control de horas, etc. En lugar de crear una extensión AL compleja o modificar BC, se puede montar una app de front-end en cuestión de horas.
Las actualizaciones del entorno Power Platform son automáticas, por lo que no se depende tanto del ciclo de release de Business Central ni de extensiones AL versionadas; lo que baja el coste de mantenimiento.
Gracias a la integración con Power Automate se puede añadir lógica de negocio y flujos (aprobaciones, avisos, sincronización con SharePoint, etc.) con poco código y sin tocar Business Central; lo cual es muy potente para escenarios de workflow complementario (no tanto para núcleo transaccional).
Además de los beneficios de la utilización de Power Apps (ahorro de tiempo y costes, eficiencia, personalización, automatización, etc…), también puede suponer un menor coste en licencias de Business Central.
En definitiva, la integración de Business Central y Power Apps permite que tu pyme gane agilidad, eficiencia y productividad sin sacrificar control ni la seguridad.
¿Cuándo es recomendable integrar Power Apps con Business Central?
Las Power Apps en Business Central son útiles para escenarios donde se requiere una interfaz de usuario personalizada y se trabaja con conjuntos de datos pequeños o moderados.
En general, hay que tener en cuenta que el proceso a reproducir es sencillo y acotado para ayudar a usuarios que están fuera de la oficina o no necesitan conocer todo el ERP y que necesitan realizar acciones simples. En estos escenarios, el desarrollo resulta rápido y flexible, a menudo, contrapuesto a personalizaciones complejas en Business Central.
Integrar Power Apps aporta valor inmediato con bajo riesgo en casos como los siguientes.
- Interfaz de usuario personalizada: para crear formularios de entrada de datos o vistas simplificadas que un usuario final necesite para interactuar con Business Central de una manera más intuitiva.
- Escenarios de datos limitados: cuando la aplicación solo necesita manejar un número pequeño o moderado de registros, ya que Power Apps recupera un máximo de 2.000 registros por consulta por defecto.
- Integraciones de servicios premium: con las licencias adecuadas, Power Apps puede conectarse a servicios premium y utilizar conectores para integrar Business Central con otros sistemas.
- Procesos simples: para automatizar tareas sencillas y repetitivas que no requieran un gran volumen de datos.
- Personalización de formularios de SharePoint: para personalizar la entrada de datos en formularios de listas de SharePoint que se integran con Business Central.
- Aplicaciones móviles: Power Apps funciona en iOS, Android y navegador, y se adapta parcialmente al uso offline. Si se necesita exponer datos o acciones de BC a usuarios de campo (técnicos, comerciales, etc.), es más ágil que adaptar la interfaz web de BC.
- Roles o vistas restringidas: si un usuario solo necesita acceder a una pequeña parte de los datos (por ejemplo, stock o pedidos), se puede dar acceso con una app simplificada, sin pagar licencias completas de Business Central.
- Capas de presentación visual: Power Apps es capaz de llamar, recoger la respuesta y controlar todo, de forma inmediata, manteniendo la lógica en Business Central y ejecutando todo en el ERP.
¿Cuándo no es recomendable integrar Power Apps con Business Central?
En función de lo expresado anteriormente, tenemos una idea bastante clara que lo que no deberíamos tratar de hacer con Power Apps.
Si el proceso es complejo o crítico para el negocio, depende de mucha lógica interna en Business Central, el volumen de operaciones es alto, no existen endpoints en la API de BC que cubran los datos necesarios, se requiere trabajo offline avanzado o la empresa no tiene gobernanza sobre la aplicación… se deben buscar otras alternativas.
En general, se deben evitar estos desarrollos para flujos de datos masivos, ya que el límite de delegación de filas y el límite de solicitudes de la plataforma pueden causar problemas de rendimiento y fallos al intentar operar con grandes volúmenes de datos.
Además de estas dos limitaciones, conviene tener en cuenta estas otras a la hora de pensar en un desarrollo con Power Apps integrado con Business Central:
- Limitaciones de conectividad y rendimiento. El conector estándar de Business Central no expone todo el modelo de datos, solo las APIs publicadas. Para tablas personalizadas o lógicas específicas deben crearse APIs en AL, lo que elimina parte del ahorro que ofrece Power Apps. El rendimiento, de todos modos, puede ser más lento que un acceso directo dentro de BC.
- Dependencia de licencias adicionales: en entornos pequeños, Power Apps puede resultar más caro que usuarios adicionales de Business Central. Cada usuario de Power Apps necesita licencia (per-app o per-user).
- Control de versiones: Power Apps no tiene el mismo nivel de versionado, testing ni despliegue controlado que AL o DevOps para Business Central. Si se van a mantener varias versiones o entornos, el sistema se vuelve muy frágil.
- Limitaciones en el modelo de datos y relaciones: Power Apps no maneja fácilmente las relaciones complejas entre tablas del ERP. Si se necesitan combinaciones o joins típicos de BC, es necesario escribir código.
Por estos motivos, utilizar Power Apps puede generar más problemas que soluciones en escenarios como los siguientes.
- Procesamiento de grandes volúmenes de datos: si la aplicación requiere filtrar, ordenar o manipular más de 2.000 registros a la vez, se causarían problemas de rendimiento.
- Flujos de trabajo complejos: para procesos muy complejos o con muchísimas acciones no resultan útiles, ya que pueden llegar hasta 500 acciones por flujo.
- Acceso masivo a datos en PowerApps: si la aplicación necesita mostrar grandes cantidades de datos en una galería o tabla, no resulta óptimo al superar los 2.000 registros.
- Uso de proxies: cuando se utilizan proxies se pueden alterar las solicitudes o encabezados de la aplicación; por eso Power Apps no los admite para evitar comportamientos impredecibles.
- Análisis o informes complejos: las tareas analíticas complejas que impliquen consultas, informes o análisis de datos detallados, un modelo de datos estructurado como Power BI sería más adecuado.
- Procesos transaccionales complejos: en escenarios con validaciones, documentos contables, asientos, etc. no sirve Power Apps. Las APIs de Business Central aplican reglas estrictas y errores difíciles de manejar desde Power Apps. Si el flujo de negocio requiere lógica contable o validaciones cruzadas, es mejor desarrollarlo en BC.
- Reporting: Power Apps no está pensada para listar o filtrar grandes volúmenes de datos. Si el uso principal va a ser consultar datos masivos o dashboards, es más eficiente Power BI o una página AL en Business Central.
Alternativas si no conviene integrar Power Apps con BC
Si nos encontramos con alguno de los casos expuestos anteriormente (o similares) que nos orientan a la no utilización de Power Apps, don’t panic, hay alternativas que permiten adaptar cada necesidad al nivel de complejidad que realmente requiere:
- Extensiones en AL dentro del ERP, ideal si el proceso forma parte del core.
- Personalización ligera de páginas y Role Centers en BC, útil para usuarios internos.
- Power Apps independientes, sin conexión directa al ERP.
- Dataverse como capa intermedia, para enriquecer datos antes de enviarlos a BC.
- Power Automate, para integrar datos en segundo plano.
- Soluciones verticales (ISVs), específicas del sector.
Si quieres dar pasos firmes hacia la digitalización, Power Apps y Business Central ofrecen una combinación especialmente poderosa: flexibilidad, movilidad, integración nativa y capacidad de adaptación continua.
¡No se trata de elegir entre uno u otro! Sino de utilizarlos estratégicamente:
- Business Central como el núcleo de información, procesos y reglas.
- Power Apps como la capa ágil que digitaliza, conecta y simplifica lo que queda alrededor.
Con una buena planificación y un enfoque práctico, esta combinación permite modernizar procesos, reducir costes y mejorar la eficiencia sin recurrir a desarrollos a medida complejos. Consúltanos y te ayudamos a hacerlo realidad.