Preparar una implantación ERP antes de iniciar el proceso no sólo ofrece mayores garantías para culminarlo con éxito, sino también, la oportunidad de ahorrar tiempo y dinero.
Hemos hablado en varias ocasiones de cómo se inicia un proyecto ERP y cuáles son los pasos / tareas que se deben llevar a cabo hasta la puesta en marcha de la nueva solución. Solemos considerar “la pregunta ineludible” como el pistoletazo de salida: ¿necesita mi empresa un ERP? A partir de ahí, se inicia un proceso que debería culminar con una implantación ERP exitosa.
Pero en una situación ideal, antes de plantear esa cuestión (en el peor de los casos, no hará falta preguntarse si se necesita un ERP ya que nos daremos de bruces contra la realidad) se pueden seguir unos pasos previos de preparación.
Aunque sea evidente la necesidad de iniciar un proyecto ERP o por una cuestión concreta se intuya dicha necesidad, lo correcto es no dejarse llevar por el “pánico” que se pueda crear. Implantar un ERP es un proyecto de alto impacto y dedicación, por lo que es mejor madurar la idea (de ahí la idoneidad de no dejar que la realidad nos estalle en la cara).
Preparar una implantación ERP… antes de saber si realmente se hará
Aunque puede resultar una quimera, tener en mente la posibilidad de comenzar un proyecto ERP aunque sea a muy largo plazo, es una buena práctica que ahorra (grandes) sustos. Por ello, cualquier Gerente, CEO o Director General (y por supuesto responsables de áreas como finanzas, marketing, administración o producción) debería tener en cuenta el siguiente consejo.
Contar hoy en día con un software de gestión empresarial es uno de los factores claves para que una empresa de cierto tamaño sea competitiva. Por ello, debemos ser conscientes de que antes o después, si todo va bien; una pyme acabará necesitando iniciar un proyecto ERP. Por tanto, lo lógico es estar preparados para que se pueda iniciar el proceso con calma antes de que sea absolutamente necesario; y por tanto, antes de que sea demasiado tarde.
Vigilancia de procesos o tareas clave
Teniendo un ERP es muy sencillo llevar a cabo esta regla de oro de la gestión, pero estando en una fase previa a ese gran paso… es posible que debamos elegir. En todas las empresas hay muchos procesos importantes, pero siempre hay unos pocos fundamentales. Aquellos que dan la razón de ser a la empresa y de los cuales depende todo el negocio. Esos son los que la dirección debe controlar al milímetro, identificando cualquier variable o incidencia que les afecte. Y si esto no es posible, ya tienes una gran pista para plantear la necesidad de comenzar un proyecto ERP.
Planificación
El día a día puede ser muy demandante; pero nunca se debe fiar el futuro de la empresa a la improvisación. Es cierto que en algunas empresas, por ejemplo las start ups, la “guerrilla”está a la orden del día; pero eso no significa que no se planifique. Llevado al caso que nos ocupa, sin entrar en grandes detalles, es bueno contar con una mínima planificación antes de preparar una implantación ERP. Aunque sea un simple proceso que comience con la detección de una necesidad futura y siga con un equipo de evaluación con sus responsables y objetivos, la presentación de conclusiones y decisión final.
Competencia
Ya tenemos bastante con controlarnos a nosotros mismos como para controlar a la competencia, ¿verdad? Pero lo cierto es que llevar ese control de productos, servicios o estrategias que llevan a cabo otras empresas similares nos ayudan a no perder el pulso de la competitividad. Con la adopción de software ERP sucede lo mismo. El día a día no nos permite estar al tanto de todos estos movimientos en toda la competencia, pero es recomendable tener una idea en las dos o tres empresas que más se asemejan o son la competencia más directa. Si una de ellas prepara una implantación o acaba de poner en marcha un proyecto ERP… cuanto menos, deberías valorar hacer lo mismo en tu empresa.
Asuntos centrales
Decir que contar con un ERP es vital para las empresas hoy en día no es exagerado. La transformación que supone en la empresa, así como la posibilidad de gestionar de forma integral todos sus procesos con la herramienta, lo convierten en un asunto central de la compañía. Su capacidad para reducir costes, aumentar productividad y capacitar cambios para una mayor competitividad son cuestiones de suma importancia para cualquier organización. Si además sumamos la exigencia de una implantación, que afecta a todos los procesos y recursos, la importancia queda fuera de toda duda.
Por esto, es fundamental tener en mente la posibilidad de acometer una implantación en algún momento. Esto ayuda a encontrar el momento propicio para hacerlo y a involucrar a toda la empresa en el cambio.
Matriz de prioridades
Elaborar una matriz de prioridades no sólo beneficia este proceso previo para preparar una implantación ERP; sino que puede servir también para contestar a una de las preguntas fundamentales de cara a una implantación (¿cuáles son los problemas de la empresa?).
Realizar una matriz de este tipo puede ser algo tremendamente sencillo:
- Realizar una lista de problemas de la empresa y/o oportunidades de mejora.
- Definir los ejes (por ejemplo, impacto y urgencia).
- Colocar las oportunidades en función de los ejes.
- Evaluar la matriz, estableciendo las prioridades.
- Establecer el plan de acción.
Preparar una implantación ERP a la ligera (o hacerlo mal o no hacerlo) es uno de los principales factores de fracaso de una implantación ERP. Incluso las consecuencias menores de esto en relación a pérdidas de tiempo, malgasto de dinero y desmotivación del equipo pueden ser gravísimas… ¡Que no te pase!