En la jornada sobre controlling organizada por IGN en Bilbao en octubre de 2017, vimos la importancia de la figura del controller. Entre otras cosas, se habló de su estrecha relación con los ámbitos de decisión, gestión y gerencia. Una relación que cuenta con sus particularidades y como en toda relación, en la relación entre controlling y gerencia pueden surgir fricciones.
Durante la ponencia dedicada a la relación entre el controller y el gerente, se pusieron de relieve algunas cuestiones clave para que la relación sea fructífera, por ejemplo:
- Establecimiento de canales de comunicación efectiva.
- Fijación de objetivos.
- Aprovechamiento de la tecnología.
- Transparencia en acciones y decisiones.
- Cumplimiento de las normas.
- Hábitos para mejorar la eficiencia.
- Coordinación entre personas y departamentos.
- Gestión del cambio.
El controller ofrece un apoyo necesario a la gerencia, por lo que una relación fructífera entre ambos perfiles o departamentos, permite tomar mejores decisiones: basadas en datos objetivos, porque lo que no se conoce, no se puede gestionar.
Dado el carácter abierto de la posición del controller, también se vislumbraron algunas de sus cualidades como profesional. En su relación con la gerencia, el controller debe tener especialmente presente la dimensión relacional de su trabajo. En este sentido, cabe destacar el esfuerzo necesario para:
- Integrar al equipo directivo.
- Apoyar el área operacional.
- Posicionarse como de nexo entre dirección y operativa.
- Adquirir conocimientos multidisciplinares: estrategia, operativa y recursos económicos.
- Tener una doble visión en el negocio y en la cuenta de resultados.
- Lograr competencias básicas: liderazgo, gestión de equipos, negociación, inteligencia emocional, habilidades directivas…
Un controller no es una persona encerrada en su despacho haciendo números; es alguien que conoce a todos los recursos clave de la organización, comprende sus necesidades y se relaciona con ellos para buscar formas de mejorar el trabajo. Esa visión operativa es de suma importancia a nivel gerencial.
El sistema de información
La premisa básica de una relación entre controlling y gerencia óptima, es contar con un buen sistema , bien analizado y estructurado; y por supuesto, bien alimentado. El objetivo de este sistema debe ser convertir datos en conocimiento; porque el conocimiento permite proyectar y anticipar acontecimientos; así como una buena gestión operativa diaria y una buena gestión estratégica.
Iñigo Gaminde, Director Financiero de Altuna y Uría, indagó en está cuestión durante su ponencia, en la que destacó por encima de todo, la importancia de la información. De contar con una sistema de información que recoja datos. Y aquí, destapó uno de los principales problemas a la hora de recoger información, con el que se identificó gran parte de la sala: la obsesión por registrar todos los datos “por si luego sirven de algo”.
Y es que tener datos es básico, pero es preciso saber con qué nos debemos quedar para generar conocimiento. Entre otras cosas, porque solemos diseñar el sistema de información en base a los datos que se tienen. Si son demasiados o irrelevantes, el sistema será defectuoso.
Quedarse con la información relevante requiere esfuerzo y es muy difícil. Se necesita elegir por un lado la información para el día a día, y por otro, la información para la estrategia a largo plazo. Así, se reduce la incertidumbre en la toma de decisiones. La clave es meditar sobre qué datos meter, cuándo hacerlo y dónde; así como en qué procesos de reflexión estratégica se van a utilizar (es decir, cómo usar la información).
Para Iñigo Gaminde, cliente de IGN con Dynamics NAV; es fundamental la herramienta informática: el ERP. Una herramienta que, según él, “es un sistema complejo que hay que comprender”, lo cual lleva tiempo. En el ERP cabe de todo; hay muchísima información. Y hay que sintetizarla. Por ello, él recomienda el empleo de otros sistemas como Excel o, “si se quiere ir mucho más allá”, un sistema de business intelligence.
El controller debe ser experto en la utilización y la lógica del sistema informático y el sistema de información. Porque de ahí se extrae el conocimiento fundamental para una buena coordinación entre controlling y gerencia; así como la coordinación entre el controller y el resto de áreas. Lo cual, es absolutamente fundamental.
Desde IGN agradecemos de nuevo la participación de Iñigo Gaminde y de Altuna y Uría en la jornada y recomendamos revisar su presentación aquí.