Una gran parte de la fuerza laboral está trabajando desde casa. Ya sea de forma total o parcial. Se calcula que en Estados Unidos, el 26% de los empleados son trabajadores en remoto; y eso es mucha gente. Las reuniones remotas, por tanto, son ya el día a día de millones de trabajadores para colaborar con compañeros o para conectar con clientes de casi todo el mundo.
Aunque trabajar desde casa tiene muchos beneficios, también tiene sus desafíos. Algunos de ellos tienen que ver con la comunicación, la colaboración o las relaciones personales. En este sentido, muchas personas aún manifiestan ciertos temores en relación a las reuniones virtuales. A veces por sentirse incómodas al hablar a través de una pantalla, pero también por miedo a ciertas ineficiencias, a perder la noción del tiempo, sentir la necesidad de estar siempre disponibles o por los problemas que pueden surgir al tratar de abordar demasiados temas en una sola reunión en remoto.
Ante esta situación, podemos destacar algunos consejos básicos para organizar reuniones remotas más efectivas:
Deja de organizar reuniones
Bueno, en realidad, no hace falta ser tan categórico; pero sí es cierto que la facilidad con la que se puede convocar una reunión online, a veces, nos lleva a generarlas casi de forma compulsiva. No hay que dejar de organizar reuniones, pero sí hay que intentar tender a ello. No necesitas reuniones cada día ni que todo el mundo asista a ellas. Debemos priorizar el aprovechamiento del tiempo y dotar de alto valor a las reuniones remotas. Organiza reuniones siempre que sea necesario, cuando haya algo importante que discutir o estés comenzando un nuevo proyecto. Y reuniones, siempre, con las personas clave: cuantas menos, mejor.
En la aplicación de Microsoft Teams, incluida en Microsoft 365 (la evolución de Office), cuentas con múltiples recursos que pueden ayudarte a organizar solo las reuniones más convenientes. Puedes hacer una videollamada rápida, utilizar el chat, gestionar de forma eficiente el calendario, crear equipos, compartir archivos, trabajar de forma conjunta sobre PowerPoint, Word o Excel, gestionar agenda con otras personas, crear formularios y mucho más.
Elige la herramienta perfecta
La selección de una herramienta para reuniones remotas es muy importante. Como en cualquier otro proceso, la tecnología puede resultar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Puede ayudar o frenar.
Esto no es tan sencillo, porque en estos momentos tenemos una amplísima variedad de sistemas entre los que podemos elegir; así que tómate el tiempo necesario para seleccionar el programa ideal según tu caso. Para ello, puedes tener en cuenta estas cuestiones en las que Microsoft Teams te ofrece todas las garantías:
- Las personas que suelen necesitar reunirse de forma remota. ¿La herramienta que estás mirando ofrece alguna limitación de usuarios o asistentes?
- Las características más importantes para el equipo. ¿Necesitas grabar las sesiones? ¿Transcripción automática? ¿Organización de webinars públicos?
- La frecuencia con la que se realizan reuniones en la empresa. ¿La plataforma que utilizas limita las reuniones en número o tiempo?
- Las herramientas de productividad u ofimática que se usan en la organización. ¿Puedes conectar tus reuniones remotas con el email o las hojas de cálculo?
- El grado de integración que se pretende con otro software utilizado. ¿Puedes usar tu ERP, CRM o BI y sus datos dentro de una reunión?
Comparte un programa
Como repetía Julio Anguita, “programa, programa, programa”. Elabora un programa con cariño y compártelo con todos los asistentes de la reunión. Es importante que todos sepan de qué se va a hablar y qué necesitan preparar para ello, así que cuantos más detalles mejor (sin abrumar: incluyendo lo realmente importante) y con el tiempo suficiente para prepararse antes de la cita.
Esto ayuda a mantener a todos los asistentes en el camino correcto y asegura reuniones remotas que no se desvían hacia otros temas. Además, permite que todos los miembros del equipo se preparen para mantener una reunión más eficiente y elimina cualquier tipo de ansiedad que pueda surgir en otros asistentes a medida que se acerca la cita: se sabe de qué se va a hablar, todos se pueden preparar y, sin sorpresas, se puede dedicar un valioso tiempo a otras cuestiones los días previos.
¿Hay algún material que sería de interés para ejecutar la reunión? Compártelo con todos los asistentes con la conexión e OneDrive con Microsoft Teams en vez de adjuntar archivos; así podrás permitir la participación de todos, mejorando el orden del día y, potencialmente, la reunión en remoto.
Se puntual
No siempre es posible, pero se debe procurar empezar las reuniones remotas a la hora establecida para evitar perder el tiempo y, sobre todo, hacérselo perder a los demás. No solo es improductivo, sino que también es frustrante para los trabajadores en remoto, porque sentirán que no se valora el tiempo. Además, volviendo al primer punto, si convocamos reuniones para las cosas importantes, la impuntualidad rebaja esa importancia percibida.
Las situaciones inesperadas forman parte de la vida, así que es comprensible que, en ocasiones, la puntualidad no sea posible. Si esto sucede, debemos asegurarnos de informar a todo el mundo para que se replanteen sus tiempos lo antes posible.
Por supuesto, la puntualidad no solo depende del organizador, es un compromiso compartido entre todos los asistentes. Por ello, resulta recomendable establecer recordatorios automáticos para las reuniones (notificando 24 horas antes y 1 hora antes a todos, por ejemplo), una posibilidad que se puede configurar fácilmente en Microsoft Teams. De este modo, es más difícil que alguien se olvide de la cita y, de nuevo, en caso de imprevistos se puede avisar con cierta antelación al resto.
Establece un protocolo
Solo por que las reuniones sean virtuales no significa que no haya etiqueta. Todos se sienten más cómodos si se conocen y se comparten las pautas básicas para el desarrollo de la reunión. A nivel interno, la empresa puede considerar útil establecer una serie de normas para según qué tipo de reuniones remotas: por ejemplo, si los micros deben iniciar la sesión apagados, si habrá turno de palabra, si hay código de vestimenta para las videoconferencias, si se establece un fondo corporativo…
Este tipo de cuestiones pueden reducir la ansiedad de aquellas personas que no están habituadas a este tipo de interacciones y pueden, incluso, reforzar la imagen de marca; pero sobre todo, son cuestiones básicas para una mayor eficiencia y menos problemas inesperados.
Acostúmbrate a grabar
Siempre que se informe a todos los asistentes y se establezcan unas normas básicas para compartir el contenido después, es un hábito del que se puede sacar mucho provecho. Grabar las reuniones remotas ofrece beneficios como poder compartir las grabaciones con personas que no han podido asistir, revisar el contenido para que no se olvide ningún punto importante y, también, ayudar a seguir el guión para mantener la eficiencia.
Microsoft Teams ofrece la posibilidad de grabar de una forma tan sencilla como pulsar un botón. A partir de ahí, el sistema notifica a todos los asistentes que se está grabando la reunión y, posteriormente, se establecen los filtros que se consideren para ver, utilizar y compartir la grabación.
Intenta hacerlo divertido
¿Quién dijo que las reuniones remotas deben ser tediosas? De hecho, cuanto menos aburridas sean, más efectivas resultarán. Los temas a tratar pueden ser muy complejos y relevantes, pero siempre hay espacio para hacer reuniones más divertidas, o lo que es lo mismo, más interesantes. Por ejemplo, se puede enviar un café a domicilio para compartirlo durante la sesión, si eres de los que les gusta hacer detalles significativos. Pero también se pueden crear encuestas o preparar presentaciones efectivas y amenas.
Este tipo de acciones tienen la dificultad que viene de la creatividad; pero la ejecución puede ser tremendamente sencilla con Microsoft Teams. Esta herramienta es parte del ecosistema de Microsoft, donde se pueden encontrar utilidades de la talla de Power Apps o Excel, con lo que las posibilidades para incitar a la participación u ofrecer visualizaciones de datos interactivas, por ejemplo, pueden multiplicar los resultados positivos de tu reunión.
Realiza un acta de reunión
Después de la sesión, es interesante dejar todo por escrito. De este modo, además de poder evaluar el éxito de la reunión, también podemos realizar un control de lo que se ha hablado, los asistentes (a.k.a. los responsables), si se han tocados todos los temas en el orden del día y, sobre todo, establecer los objetivos y tareas que hayan surgido (para celebrar otras reuniones, siguientes pasos, nuevos proyectos, etc.).
Con Microsoft Teams, no solo se pueden transcribir las reuniones online en tiempo real, sino que gracias a la inteligencia artificial, podemos extraer los comentarios y las ideas más importantes. En definitiva, puedes hacer un trabajo que puede resultar de vital importancia en cuestión de unos pocos minutos gracias a la IA de Microsoft. Más aún: la integración con Microsoft 365 y otras herramientas de la casa como Power Platform o Business Central, permite trabajar desde Teams con otras aplicaciones como Power Automate, Outlook o Word, haciendo más fácil la elaboración del acta, su envío a las personas clave o la asignación de tareas surgidas en la sesión.
Recaba los comentarios posteriores
La reunión en remoto finaliza cuando colgamos, pero siempre hay que tener en cuenta que lo importante no es la reunión en sí; sino las personas que han participado. Todas las empresas son diferentes, tienen sus distintas estructuras, sus asuntos de discusión y personas de diferentes perfiles. Pero siempre es importante recabar los comentarios del equipo. Se han podido quedar cosas en el tintero, las personas pueden percibir distintas sensaciones, quizá alguna no ha podido participar todo lo que quería… Siempre pueden surgir sugerencias interesantes o posibles quejas que atajar cuanto antes.
Trata de crear un entorno abierto y honesto en el que las personas se sientan cómodas compartiendo sus pensamientos y sentimientos relativos al trabajo. No necesitas dedicarle más tiempo del necesario, tu tiempo debes emplearlo en las tareas que marcan la diferencia, en aportar el máximo valor a tu trabajo, tu negocio y tu empresa. Por eso Microsoft Teams te permite conectar las reuniones remotas a Power Platform, desde donde puedes automatizar procesos que se ejecuten de forma autónoma, por ejemplo: enviar un email de resumen, realizar una encuesta, ejecutar un formulario, copiar los datos clave a la siguiente fecha si es una reunión periódica… todo lo que se te ocurra para que la reunión de sus frutos.
Estas estrategias sin duda te van a ayudar a crear reuniones remotas más efectivas. Crea tu proceso, interiorízalo y perfecciónalo para que tus reuniones funcionen desde unos días antes de la celebración hasta la ejecución de los proyectos que surjan de ellas. ¿Te imaginas todo lo que puedes alcanzar? Si sigues estos consejos tendrás un equipo comprometido que espera con motivación las reuniones, en lugar de temerlas.