En muchas pymes el CIO es una persona que lleva los ordenadores, el correo, la red y, ahora, el proyecto del ERP. Con Business Central en la nube su papel cambia bastante. Ya no tiene que instalar servidores ni aplicar parches porque eso lo hace Microsoft. Pero, a cambio, le llegan decisiones que antes no existían o que tomaba el proveedor sin preguntar.
Lo que cambia con Business Central en la nube
Tres cambios afectan directamente al trabajo de IT:
- Actualizaciones continuas. Microsoft publica dos versiones mayores al año y actualizaciones menores cada mes. El sistema se actualiza solo; lo que hay que gestionar es que las extensiones y las integraciones sigan funcionando.
- Personalizaciones como extensiones. En NAV se modificaba el código del producto, pero en Business Central online las adaptaciones se hacen como extensiones independientes, lo que permite actualizar sin rehacerlas cada vez. Si vienes de NAV, las personalizaciones antiguas hay que convertirlas o replantearlas.
- Identidad y accesos con Microsoft 365. Los usuarios entran con su cuenta de Microsoft de la empresa, la misma del correo y Teams. La gestión de altas, bajas y permisos se centraliza.
Antes de la implantación
Antes de hablar de pantallas, el responsable de IT debería tener respuesta a las siguientes preguntas.
- Qué sistemas tienen que hablar con el ERP: tienda online, software de almacén, terminales de planta, herramientas de nómina, bancos… Para cada uno, hay que saber quién mantiene la integración y cómo.
- Qué datos se migran y quién garantiza que estén limpios. Clientes duplicados y artículos obsoletos se arrastran si nadie los depura antes.
- Qué personalizaciones del sistema actual se siguen usando de verdad. Es frecuente descubrir que parte de lo desarrollado hace años ya no lo usa nadie.
- Qué requisitos de seguridad tiene la empresa: autenticación multifactor, acceso desde fuera, perfiles de permisos por puesto, etc.
Con esa información el partner puede proponer un proyecto ajustado y sin sorpresas.
Durante el proyecto
El responsable de IT suele ser el puente entre el equipo del partner y el resto de la empresa. Y en la práctica, eso significa:
- Coordinar a los usuarios clave de cada área y asegurar que tienen tiempo para el proyecto.
- Validar cada decisión técnica (qué se resuelve con el estándar, qué con una extensión de terceros y qué con un desarrollo a medida). Cuanto más cerca del estándar, más sencillo y barato será mantenerlo.
- Controlar el alcance. Las peticiones nuevas a mitad de proyecto son normales; lo que hay que evitar es que entren sin valorar su impacto.
- Preparar el entorno con licencias, usuarios, dispositivos, impresoras, conexiones con bancos y todo lo necesario.
Aquí contamos qué vigilar en cada fase de una implantación.
Después del arranque
Con el sistema en marcha, el trabajo de IT pasa a ser de gobierno:
- Revisar las notas de cada versión de Microsoft antes de que llegue y probar en un entorno de pruebas, habilitado por el partner, lo que pueda afectar.
- Mantener los permisos al día con las altas, bajas y cambios de puesto.
- Ordenar el uso de herramientas que se conectan al ERP, como Power BI o Power Automate, para que no aparezcan informes y flujos sin dueño.
- Medir con la Dirección si se están cumpliendo los objetivos del proyecto.
No tienes que hacerlo solo
No es habitual que, en una pyme, el responsable de IT tenga un equipo detrás. Por eso importa con quién trabaja. En IGN el equipo que hace la venta, el análisis y la implantación es el mismo, y se ve apoyado por el equipo de soporte al final del proyecto. De este modo, el mantenimiento lo realizan personas que conocen la empresa, el sistema y a los usuarios, a quienes atienden sin tickets ni largas esperas, de forma personalizada. Cuando llamas, hablas con alguien que conoce tu instalación.
Si estás preparando el paso a Business Central y quieres revisar el planteamiento técnico, hablamos.