La digitalización y la transparencia son esenciales en el entorno empresarial moderno, y España avanza en esta dirección con la implementación de Verifactu. Este sistema, enmarcado en la Ley Antifraude, busca fortalecer el control fiscal y combatir el fraude. A continuación, desglosamos qué es Verifactu, por qué es importante y cómo las empresas deben adaptarse a esta nueva regulación.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es un sistema de facturación electrónica que entrará en vigor el 1 de julio de 2025. Diseñado para garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de las facturas electrónicas, Verifactu requiere que todas las empresas y autónomos en España utilicen un software de facturación homologado por la Agencia Tributaria.
Importancia de Verifactu
La implementación de Verifactu responde, fundamentalmente, a tres necesidades cruciales:
- Control fiscal mejorado: permite a la Agencia Tributaria un control más eficiente sobre las facturas emitidas, ayudando a detectar y reducir el fraude fiscal.
- Digitalización y automatización: facilita la automatización de procesos contables, reduciendo errores y mejorando la eficiencia.
- Transparencia y confianza: los consumidores pueden verificar la autenticidad de las facturas, aumentando la confianza en las transacciones comerciales.
Regulación aplicable y requisitos técnicos
Las empresas deben cumplir con tres requisitos técnicos clave para alinearse con Verifactu:
- Inalterabilidad de los registros: las facturas deben ser inalterables una vez emitidas, asegurando su integridad.
- Código QR: cada factura debe incluir un código QR para facilitar su verificación.
- Remisión a la Agencia Tributaria: los sistemas deben permitir la comunicación directa y continua de las facturas con la Agencia Tributaria. De forma voluntaria, la remisión de las facturas a Hacienda puede ser automática.
Así los sistemas de facturación y los ERP deberán generar un registro de todas las facturas emitidas, con todos los datos introducidos, modificados o eliminados; incorporando un código QR en las facturas para identificar toda la información.
Obligaciones y excepciones
La normativa establece obligaciones y excepciones específicas. Respecto a las primeras, todas las empresas deben adoptar sistemas de facturación homologados que, entre otras cosas, incorporen la identificación de “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIOFACTU” en las facturas.
Respecto a las segundas, debemos recordar que están exentos de emplear Verifactu los contribuyentes en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA, los contribuyentes en el régimen de recargo de equivalencia o régimen simplificado sin obligación de expedir factura, y los establecimientos permanentes en el extranjero.
Por otro lado, el proyecto abarca todo el territorio español, exceptuando algunas provincias, como los Territorios Forales de Vizcaya, Guipúzcoa o Álava. Éstas ya están cumpliendo o adaptándose a TicketBAI, por lo que en la práctica, ya cumplen con la normativa de la Ley Antifraude, o lo harán próximamente. No en vano, Verifactu suele definirse en algunas ocasiones como “el TicketBAI a nivel nacional”.
Sanciones y cumplimiento
Las infracciones pueden acarrear sanciones administrativas, incluyendo multas, por lo que los sistemas deben emitir un certificado de declaración responsable y no se puede utilizar software que permita la manipulación de los datos contables.
¿Cómo hay que adaptarse a Verifactu?
En primer lugar, se deben actualizar los sistemas de facturación, asegurándonos de que el software cumple con los requisitos de Verifactu. A partir de ahí, las empresas deben capacitar a los empleados en el uso del nuevo sistema y en el cumplimiento de las obligaciones legales.
Es importante buscar asesoramiento especializado para una correcta adaptación y evitar sanciones; así como contar con un partner de software de gestión que pueda implementar las medidas necesarias en el ERP y/o implantar una solución compatible con Verifactu, como IGN.