Cuando una empresa decide cambiar de ERP, la Dirección Financiera suele hacer tres preguntas que no tienen nada de técnicas:
- ¿Podremos facturar el lunes?
- ¿Sabremos cuánto stock tenemos?
- ¿Cerraremos el mes sin descuadres?
El arranque de Microsoft Dynamics 365 Business Central es un periodo corto en el que no se puede usar ni el sistema antiguo ni el nuevo. Ese hueco existe siempre; pero se puede controlar.
Cuándo cambiar de ERP
Lo más recomendable es buscar un momento de poca actividad, lejos de cierres y presentaciones de resultados. En una pyme eso deja tres opciones habituales:
- Arrancar el 1 de enero. Parece lo más limpio; pero el problema es que el cierre del año anterior se hace en el sistema viejo durante enero y febrero, cuando administración está aprendiendo el nuevo.
- Arrancar a principio de otro mes reparte la carga. A cambio, ese ejercicio tiene contabilidad en dos sitios y hay que llevar a Business Central los saldos a fecha de corte, que no coinciden con los de apertura del año.
- Arrancar a mitad de mes parte en dos el periodo de IVA y cualquier informe mensual.
Si la empresa tiene estacionalidad, la decisión es más sencilla: el mes más tranquilo del almacén suele ser el mejor mes para contar el stock y eso pesa más que una fecha redonda.
El primer día: facturar con el sistema nuevo
Lo que pide TicketBAI desde la primera factura
En Bizkaia, Batuz es obligatorio desde el 1 de enero de 2026. Para el día del arranque eso significa una cosa concreta: la primera factura que salga de Business Central tiene que cumplir TicketBAI igual que la última que salió del sistema anterior.
El software de facturación tiene que generar la factura con un código identificativo TBAI y un código QR, las facturas van encadenadas y firmadas electrónicamente, y los registros se envían a la Hacienda foral que corresponda.
Documentos a medio camino
El arranque pilla siempre cosas a medias: pedidos servidos sin facturar, compras recibidas sin factura del proveedor, abonos solicitados… La regla que evita duplicados es que cada documento debe terminar en el sistema donde empezó, o se cierra en el viejo y se abre en el nuevo. Nunca vive en los dos.
La lista de documentos abiertos la saca el sistema antiguo el último día y se repasa con el equipo comercial y de almacén antes de decidir qué se migra.
El stock de apertura: contar una vez y contar bien
El stock inicial de Business Central se puede cargar de dos formas. Para unos pocos productos sirve la acción de ajustar inventario desde la ficha. Para un almacén entero, está el diario de inventario físico: se calcula el inventario, se introduce la cantidad contada en cada línea y se registra.
Lo delicado son tres situaciones que el recuento físico no ve:
- Mercancía recibida y todavía sin factura del proveedor.
- Mercancía servida al cliente y aún en tránsito.
- Material en casa de un tercero (un taller, un subcontratista o un depósito en cliente).
Cada caso va a una sola lista, la de stock o la de documentos abiertos. Si aparece en las dos, el margen del primer mes sale mal y nadie sabe por qué.
El coste de cada producto también se decide antes de cargar. Si el coste medio del sistema anterior arrastraba errores, es mejor revisarlo con la Dirección Financiera que descubrirlo en el primer cierre.
Qué se lleva como saldo y qué como documento
Business Central carga los datos de apertura a través de diarios y no escribiendo directamente en los movimientos contables. Así, los datos entran en los movimientos de forma coherente. Hay funciones para generar las líneas de cuentas contables, clientes, proveedores y productos.
La decisión que toca al área de finanzas es el nivel de detalle:
| Dato | Como saldo | Como documento abierto |
|---|---|---|
| Contabilidad general | Saldo de cada cuenta a fecha de corte | No aplica |
| Clientes | Un importe por cliente | Cada factura pendiente con su vencimiento |
| Proveedores | Un importe por proveedor | Cada factura pendiente con su vencimiento |
| Bancos | Saldo conciliado a fecha de corte | Movimientos sin conciliar, si los hay |
Cargar el saldo agregado de clientes y proveedores es más rápido, pero en el primer cobro no hay factura contra la que liquidarlo. Cargar cada factura pendiente lleva más preparación y permite cobrar y pagar con los vencimientos reales. Para una empresa con cartera de efectos o remesas, la segunda opción suele ser la que funciona.
El histórico de años anteriores suele quedarse consultable en el sistema antiguo: migrarlo encarece el proyecto y no cambia lo que pasa el lunes; pero eso es algo que siempre se debe valorar durante la consultoría del proyecto.
El primer cierre de mes con dos sistemas
La comprobación básica es que el balance de sumas y saldos del sistema antiguo a fecha de corte tiene que coincidir con el de apertura de Business Central. Cuenta a cuenta. Si no coincide, hay que encontrar el error antes de registrar nada más.
Luego, viene la parte fiscal. Ese periodo de IVA puede tener facturas emitidas desde dos programas, lo cual se debe consultar con el partner y el asesor fiscal antes de fijar la fecha.
Dos puntos que no se deben olvidar en el primer cierre:
- Amortizaciones. Si los activos fijos se migran, se migran con su amortización acumulada y la cuota del mes del arranque se calcula en un solo sistema.
- Periodificaciones que el sistema viejo generaba solo. En Business Central hay que configurarlas o registrarlas a mano el primer mes.
Cuándo ya no hay vuelta atrás al cambiar de ERP
Es importante ensayar el arranque varias veces en un entorno de pruebas controlando los posibles errores que puedan surgir.
En Euskadi hay un matiz importante a tener en cuenta en el arranque: en cuanto sale la primera factura con TicketBAI desde Business Central, esa factura queda enviada a Hacienda y ya no se borra.
Qué preguntar al partner antes de fijar la fecha
- ¿Quién estará disponible el día del arranque y la primera semana? ¿Son las mismas personas que configuraron el sistema?
- ¿Cuántos ensayos del arranque haremos y con qué criterios decidimos arrancar o aplazar?
- ¿Cómo se cuadran los saldos y el stock, y quién firma que están bien?
- ¿Cómo queda TicketBAI y el LROE el mes del cambio?
En IGN el equipo que vende el proyecto es el que lo implanta, y el que atiende el primer día. Sin tickets: si el lunes una factura no sale, quien la revisa conoce la configuración porque la hizo.
Si estás valorando cambiar de ERP y quieres revisar cómo sería el arranque en tu caso, podemos revisarlo con tus propios datos sobre la mes.
Preguntas frecuentes para cambiar de ERP
¿Se puede cambiar de ERP sin dejar de facturar?
Sí, si la facturación del sistema nuevo está probada con la configuración real antes del arranque. Solo se deja de facturar durante el corte, que se planifica en un momento de poca actividad.
¿Qué pasa con TicketBAI cuando cambio de programa de facturación?
El nuevo programa tiene que estar inscrito en el registro de software TicketBAI y emitir desde la primera factura con su código TBAI, su QR y su firma. Antes de fijar la fecha, pregunta al partner cómo queda el encadenamiento y el envío a Hacienda el mes del cambio.
¿Se puede volver al sistema antiguo si el arranque sale mal?
Sí, mientras el sistema nuevo no haya emitido ninguna factura. Por eso la decisión final se toma antes de la primera factura.