Un de las mayores ventajas que tiene ser cliente de Microsoft Dynamics NAV o Dynamics 365 Business Central es la posibilidad de seguir con el programa si la implantación no ha sido satisfactoria o el proveedor no ha cumplido los objetivos marcados de rendimiento o servicio. Este ERP tiene la red de colaboradores más extensa tanto en el mundo como en España, por lo que si algo no va del todo bien, el cambio de partner NAV o BC puede ser una salida viable sin tener que plantear una nueva implantación ERP.
Con otras casas de software de gestión, esta posibilidad es mucho más limitada. Por tanto, es más complicado encontrar un implantador de referencia en un sector concreto, una localización cercana o una experiencia de negocio determinado. Así, cuando el ERP no funciona como debería, muchas empresas se ven obligadas a sustituir el programa que tanto ha costado implementar, comenzando el proceso de nuevo.
Motivos para un cambio de partner NAV o BC
Con Navision (NAV o BC), en el caso de que el proveedor de la solución no haya gestionado la instalación como es debido, la empresa puede plantear un cambio de partner NAV manteniendo el mismo programa. Con una serie de correcciones, según el caso, el cliente tiene una segunda oportunidad sin la necesidad de empezar de cero de nuevo.
Sustituir el partner tecnológico en alguna de las fases de una implantación es poco frecuente. Sin embargo, se puede dar el caso cuando se detectan ciertas ineficiencias; por ejemplo:
- Los argumentos en fase de preventa y venta han resultado ser exagerados y las promesas no se cumplen.
- Mala gestión del proyecto con retrasos, entregas incumplidas o aumento de costes.
- Problemas de comunicación y avance (falta de transparencia, poco entendimiento de necesidades…).
- Se vislumbra una falta de conocimiento o experiencia que puede convertirse en un lastre.
- Poco entendimiento de las necesidades, enfoque erróneo, falta de visión a largo plazo o exceso de customizaciones poco justificadas.
Lo mismo ocurre con el servicio post-venta. En la experiencia de IGN, el soporte es un tema crítico para alcanzar los objetivos de negocio marcados en una implantación y mantenimiento de un ERP; y un porcentaje importante de nuestros clientes llegan por un deficiente servicio de su partner anterior; y se quedan por la excelencia, nivel de detalle y cercanía que definen nuestra forma de trabajar.
Son muchos los motivos que llevan a una empresa a querer cambiar de partner por un mantenimiento deficiente, por ejemplo:
- El proveedor está centrado en nuevas instalaciones y clientes, dejando de lado a la base instalada.
- En la fase de venta del proyecto se han ofrecido unas expectativas para lograr el contrato que después no pueden asumir.
- Se realizan subidas de precios que el cliente considera injustificadas o no se han especificado en la fase de preventa y cierre.
- No existe una proactividad en el partner a la hora de proponer mejoras, mantenimiento preventivo, formaciones, etc. y el programa va estancándose poco a poco.
- Cambios en el equipo (tanto en el partner como en el cliente) que pueden derivar en fricciones, falta de comunicación o entendimiento.
En estos casos, incluso con la solución funcionando de una forma más o menos satisfactoria, se puede hacer un cambio de partner NAV o BC para hacerse cargo del mantenimiento. Y todo, sin ningún tipo de perjuicio para la empresa.
Flexibilidad para cambiar de partner NAV / BC
Microsoft Dynamics NAV y Dynamics 365 Business Central cuentan con una amplia red de partners que sigue creciendo. Gracias a este despliegue, cada cliente tiene la posibilidad de trabajar con un proveedor de servicios que se adapte a cualquiera de sus necesidades, ya sean puntuales o sostenidas en el tiempo.
De este modo, que una empresa haya trabajado previamente con un partner Microsoft determinado, no le ata a hacerlo en el futuro. Así, cualquier proveedor que ofrezca las garantías que la empresa demanda, puede hacerse cargo de los desarrollos, la implantación, el licenciamiento, el mantenimiento o la formación, según convenga. Los problemas que puedan surgir en cualquiera de esas fases no implica un costoso cambio de ERP, como sí puede suceder con otras marcas de software.
Esto, además de permitir una mayor flexibilidad y libertad en un proyecto tan importante como una implantación ERP o su mantenimiento, también es una forma de impulsar a los proveedores a seguir mejorando y operando de la mejor manera.
En definitiva, Navision (Dynamics NAV) es accesible a cualquier otro partner. Y lo es cada vez más con las versiones en la nube de Business Central, gracias a las cuales las empresas tienen una mayor flexibilidad, capacidad de adaptación y garantía de futuro.
Cambio de proveedor NAV / BC y desarrollos
En el caso de que un partner haya desarrollado o implantado alguna solución adicional como un vertical, ese desarrollo podría no ser accesible para otro proveedor. Aunque esto puede suponer un perjuicio y por ello, generalmente desaconsejamos su utilización o proponemos ciertas limitaciones en nuestras implantaciones, existen diferentes formas de salvarlo:
- Si se usan, se pueden mantener los desarrollos hasta el siguiente cambio de versión.
- Cabe la posibilidad de reproducir la funcionalidad.
- Se pueden buscar alternativas en Appsource o nuevas versiones de Business Central.
- Si no se usan, lo mejor es quitar los desarrollos.
¿Por qué cambiar de partner NAV / BC?
Por norma general, un cambio de partner Dynamics NAV o Business Central es algo manifiestamente evidente para la empresa. Sin embargo, es posible que, de inicio, no se encuentren las señales adecuadas y ello lleva a dilatar más una relación infructuosa.
Por ello, a continuación enumeramos algunas claves para darse cuenta que es necesario un cambio de partner Dynamics 365 BC o NAV:
- La comunicación con los consultores es mínima o complicada.
- El proveedor no logra o tarda demasiado en comprender el funcionamiento y las necesidades de la empresa.
- Los contactos del proveedor carecen de la experiencia requerida, lo que dificulta o alarga los trabajos.
- Errores habituales en la entrega de nuevos desarrollos o errores recurrentes en la instalación que no acaban de solucionarse.
- Los proyectos encargados tienen desviaciones habituales o exageradas, ya sea en tiempos o en costes.
- Dudas en relación a los costes, falta de transparencia en los mismos o necesidades de inversión elevadas e injustificadas respecto a la competencia.
- El trato personal no es el adecuado, ya sea por falta de comunicación, incompatibilidad o excesiva rotación del personal.
- Incomunicación por distintas vías o incluso constatación de la desaparición del partner.
- Desinformación en cuanto a soluciones alternativas, novedades o propuestas para una mejor utilización de Dynamics NAV o una mejora en los procesos de la compañía.
- Falta de capacidad técnica para abordar proyectos de futuro.
- Servicio y mantenimiento lento o de mala calidad.
¿Cómo cambiar de partner NAV / BC?
Para realizar el cambio, basta con solicitarlo al nuevo partner. Si no existen inconvenientes, en cuestión de días, Microsoft comunica al proveedor actual el cambio y ya está finalizado el proceso.
Aunque el proceso clave es sencillo, es importante tener en cuenta posibles limitaciones que se puedan dar:
- Si la licencia de NAV on-premise está ligada al partner revendedor se requiere un trámite formal previo.
- Si la licencia de BC cloud o SaaS está suscrita a través de un Cloud Solution Provider que gestiona la suscripción, hay que realizar un CSP Transfer.
- Es posible que existan contratos de implantación o soporte firmados con cláusulas de permanencia, penalizaciones o mínimos de facturación.
- El código estándar de NAV / BC es del cliente, dentro de su licencia Microsoft; pero las customizaciones pueden tener cláusulas de propiedad intelectual u otras restricciones de uso y modificación.
- Cuando el partner controla entornos (repositorio de código, DevOps, servidores…), la transferencia puede dilatarse y, en caso de falta de documentación, complicar la entrada de un nuevo partner.
Además, es importante tener en cuenta el momento de cambio. Lo ideal es realizarlo antes de una renovación de licencias o suscripción para hacerlo más sencillo.
En plena implantación, por ejemplo, se deben asumir ciertos retrasos y costes adicionales derivados de la curva de aprendizaje del nuevo partner o las necesarias auditorías. Estas complicaciones deberían darse por buenas si se comparan con el coste de proseguir una implantación ERP que va a ser un fracaso.
En cualquier caso, la decisión firme de cambio es lo primero y, a partir de ahí, ya sea más complejo o más sencillo, el cambio de socio ERP no se puede bloquear por ninguna de las partes.
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