No hace falta llevar un seguimiento muy exhaustivo para ser consciente de la cantidad de tiempo que se malgasta con tareas repetitivas que pueden ser automatizadas o por introducir los mismos datos una y otra vez en distintos sistemas de gestión.
Pero el tiempo malgastado en tareas repetitivas no es lo peor. Lo realmente grave son las consecuencias que esos trabajos duplicados tienen sobre el bienestar, la moral, la creatividad y la motivación del equipo.
Introducir los mismos datos en sistemas disgregados como hojas Excel, un software de contabilidad y un CRM, por ejemplo; es una pérdida de tiempo. Y también, una oportunidad para generar errores en facturas, pedidos o inventarios, que después hay que corregir.
También es una pérdida de tiempo buscar información en hojas de cálculo interminables o llevar todas las gestiones en diferentes cadenas de emails. Como lo es responder a preguntas de otros departamentos porque los datos están dispersos o rehacer procesos por falta de integración entre diferentes sistemas.
Y cuando los datos no son consistentes, ¿cómo sabemos cuál es el bueno? Ahí tienes más pérdida de tiempo. Y ojo, no te vayas a equivocar; porque quizá estés tomando decisiones poco efectivas por culpa de datos erróneos.
No es difícil saber que todo esto consume horas de trabajo y provoca errores más o menos costosos, retrasos y frustración en tu equipo. ¿Le vas a poner solución?
Sistemas desconectados y procesos manuales
Cuando una empresa utiliza varias herramientas sin integración, se generan ineficiencias como:
- Duplicidad de datos, porque la información se introduce varias veces.
- Pérdidas de tiempo, que podría emplearse en operaciones que generen ventajas competitivas.
- Errores humanos, que afectan a procesos de contabilidad, ventas, almacén, fabricación…
- Retrasos en la operativa, afectando tanto a clientes como a proveedores.
La solución: un ERP que automatiza y centraliza la gestión
Un ERP de la talla de Microsoft Dynamics 365 Business Central permite que toda la información de tu empresa esté centralizada y automatizada, eliminando tareas repetitivas y evitando errores.
1. Introduce los datos una sola vez y olvídate de duplicidades
Con un ERP, toda la información (facturación, contabilidad, inventario, clientes, proveedores, etc.) está en un solo sistema. Así, si actualizas un dato, se sincroniza automáticamente en todas las áreas. De este modo, se eliminan errores por registros duplicados o desactualizados.
2. Automatiza procesos clave y ahorra tiempo
Olvídate de tareas diarias que, siendo necesarias, no aportan valor añadido en tu organización. Por ejemplo, la generación automática de facturas y conciliación bancaria, la creación de pedidos de compra o la actualización de inventario en tiempo real. Creando alertas y flujos de trabajo que notifican a los responsables cuando hay incidencias, tendrás todo el control con el mínimo esfuerzo.
3. Visibilidad total: información en tiempo real para todos
Con un acceso inmediato a datos actualizados para todo el equipo definido por roles, todos los miembros del equipo pueden abordar sus responsabilidades de la forma más ágil. Con informes y dashboards con métricas clave sin depender de hojas de cálculo se ahorra un tiempo considerable. Y en el caso de Business Central, la integración con Power BI permite realizar análisis avanzados y previsiones de negocio.
4. Reducción de errores y mayor satisfacción del equipo
Menos tiempo corrigiendo fallos y más tiempo en tareas estratégicas es mayor competitividad. Menos estrés por procesos manuales y más agilidad en el trabajo diario, puede suponer retención de un talento más eficaz, creativo, motivado y productivo. Y todo, redunda en una mayor satisfacción del cliente gracias a una operativa más eficiente.
Ahorra tiempo, reduce errores y haz crecer tu empresa
Si tu equipo sigue perdiendo tiempo en tareas repetitivas y corrigiendo errores, es momento de automatizar y centralizar la gestión con Microsoft Dynamics 365 Business Central. Así, podrán enfocarse en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
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