Estas siglas, ERP, son realmente muy conocidas en el mundo de la empresa, más aún en ámbitos directivos o relacionados con la tecnología y las finanzas; pero sorprendentemente existe aún cierto desconocimiento en torno a la palabra. En este artículo, intentaremos arrojar un poco más de luz sobre estas herramientas; tan necesarias para garantizar el funcionamiento óptimo de las organizaciones.
Qué es un ERP
Para explicar qué es un ERP, empezaremos por su definición. Ésta corresponde a las palabras en inglés Enterprise Resource Planning, o lo que es lo mismo “planificación de los recursos empresariales”, haciendo referencia la capacidad de estos sistemas para planificar, evaluar, controlar y mejorar los procesos o recursos de las compañías. Por tanto, a fin de cuentas se trata de un apoyo a los clientes, ya que permite reducir tiempos de respuesta a problemas; pero también a los propios empleados, ofreciendo un manejo eficiente de la información que permite la toma oportuna de decisiones y la disminución de costes operativos.
Este software de gestión tiene la capacidad de controlar y planificar cualquier área de la empresa, desde la producción hasta el servicio técnico, pasando por contabilidad, nóminas, finanzas, ventas, logística, marketing, etc. Así, permite gestionar el día a día de la empresa de la forma más eficaz, siendo capaz de programar acciones para reducir tiempos y costes; pero también de generar informes que permitan conocer los datos más relevantes de actividad; de tal modo que se pueden realizar proyecciones a futuro, tomar decisiones en base a la realidad o analizar errores para realizar cualquier tipo de mejora, entre otros beneficios.
Cómo funciona un ERP
Para profundizar en la definición y saber exactamente qué es un ERP, debemos saber cómo trabaja.
Generalmente, un ERP se organiza en módulos, facilitando la gestión por roles y permitiendo a las empresas contar con una solución adaptada a sus necesidades concretas. Cada módulo corresponde a un área concreta de la empresa sobre la que se quiere controlar la gestión, pero el conjunto de módulos que componen el ERP están completamente integrados y conectados.
De este modo, la información fluye entre departamentos y personas, permitiendo a cada perfil acceder a los datos en función de su interés o necesidad, pero al mismo tiempo, tener una visión global de la situación de la empresa.
Hoy en día son soluciones muy extendidas en el mundo de la empresa, siendo realmente complicado encontrar empresas de cualquier tamaño que no cuenten, en función de sus necesidades y posibilidades, con un software más o menos avanzado de este tipo.
Historia de los ERP
Su origen se remonta a los años 50, cuando después de la Segunda Guerra Mundial se comenzaron a utilizar aplicaciones informáticas para gestionar (sobre todo) la logística en nuevas operaciones militares.
Si bien es un origen remoto, nos da una idea de lo que es un ERP hoy en día. Como muchas otras innovaciones, con el tiempo este tipo de sistemas se fue adaptando a las necesidades comerciales de compañías de todo tipo, experimentando un gran salto cualitativo en la década de los 90, cuando se podría decir que surge el ERP tal y como lo conocemos hoy en día.
El camino recorrido desde los años 60, con los primeros programas con listas de materiales, eclosiona en los 80 con el surgimiento de grandes empresas desarrolladoras como Navision (actualmente Microsoft Dynamics 365 Business Central) o Sage, incluyendo las áreas financieras que han marcado fuertemente lo que es un ERP hoy en día.
Ventajas de contar con un ERP
Las posibilidades que ofrecen son fundamentales para comprender qué es un ERP. Contar con un sistema ERP ofrece una serie de ventajas por las cuales cada vez más empresas deciden integrarlos:
- Crecimiento de la empresa; como consecuencia de la mejora competitiva y la posibilidad de tomar las decisiones más adecuadas.
- Mayor control; con conocimiento exhaustivo de todo lo que ocurre en la empresa en todo momento.
- Máxima seguridad de la información; tanto en cuanto a almacenamiento como en acceso y distribución.
- Aumento de la productividad; mediante automatización de procesos y eliminación de tiempo dedicado a tareas de bajo valor añadido.
- Ahorro de costes; producto de automatizar procesos, facilitar el trabajo de los empleados y reducir los fallos.
- Mejora de procesos; gracias a la información que permite detectar errores o desvíos, así como las proyecciones y estimaciones a futuro.
- Mejora del servicio; apoyada en la información almacenada de cada cliente y la mejora de los procesos en almacén, logística, compras, ventas, etc.
Ahora que sabes qué es un ERP, es hora de reflexionar acerca de lo que puede ayudarte a lograr en tu empresa. ¿Quieres que te ayudemos a empezar el camino?