La digitalización no es una opción para la inmensa mayoría de empresas de todo tipo y tamaño. Se puede abordar o no, pero casi con total seguridad, las organizaciones que no lo hagan se quedarán fuera del mercado. Por este motivo, entre otros de considerable relevancia (mayor productividad, ahorro de costes, etc.), si aún no la tienes, es hora de crear una hoja de ruta a la transformación digital.
Digitalizarse es una cuestión de supervivencia en un entorno altamente competitivo, que requiere agilidad y la máxima rentabilidad. Y además, se está convirtiendo en una línea de corte para muchos negocios de forma progresiva: de hecho, ya es difícil encontrar empresas que no tengan página web, correo electrónico o redes sociales. Cuestiones, todas, en las que las pequeñas empresas pueden situarse a la cabeza, ayudándoles a competir de forma eficaz de un modo del que antes no era posible.
La digitalización, en cualquier caso, no debe tratarse (solo) de seguir los consejos generales de estudios de mercado o copiar lo que hace la competencia; sino de reflexionar acerca de los beneficios que aporta una hoja de ruta a la transformación digital en un caso concreto.
Por dónde comenzar una hoja de ruta a la transformación digital
La clave para iniciar un proceso de digitalización global está en analizar la situación actual para poder poner objetivos claros y asegurar el compromiso de los miembros de la organización.
Los primeros pasos de la transformación digital pasan, entre otras cosas, por:
Evaluar el estado actual
Resulta recomendable analizar procesos internos y los sistemas tecnológicos que se están utilizando en la organización. En este análisis es importante identificar puntos críticos, áreas de mejora y nuevas oportunidades; además de mapear de forma clara y exhaustiva todos los procesos críticos de la empresa.
Definir objetivos
Para saber donde y cómo ir, es imprescindible determinar qué se quiere lograr, tanto a nivel operativo del día a día como, sobre todo estratégico: mayor eficiencia, mejor experiencia del cliente, nuevo modelo de negocio, etc. Los objetivos deben establecerse de forma clara y establecer formas de medición objetiva.
Capacitación del equipo
El éxito de una transformación de calado reside en la preparación, adaptación y compromiso de las personas que componen la organización. Para ello, primero deben comprender el por qué de la mejora y lo que se pretende conseguir, tanto a nivel global en la empresa como en las diferentes áreas que afectan de manera directa al trabajo de cada persona. Después, hay que invertir en formación, entrenamiento y fomentar la cultura digital a todos los niveles.
Selección de herramientas
Se debe priorizar la implantación de tecnologías que generen valor de forma rápida para motivar los siguientes cambios; como por ejemplo soluciones para automatizar procesos de bajo valor añadido. Pero, sobre todo, conviene centrarse en los problemas a solucionar y las ventajas a obtener, tomando las herramientas como un mero medio.
Implementación gradual
Un proceso de transformación digital puede ser abrumador y costoso. Por ello, se puede empezar con proyectos piloto que dejen vislumbrar posibles beneficios, un proceso de reflexión y diálogo a lo largo de toda la empresa (también con clientes y proveedores) o la creación de un plan de digitalización que pueda ajustarse de forma gradual según los resultados y el nivel de adopción.
Liderazgo
Cuanta mayor sea la participación de toda la organización, mejores serán los resultados. Pero cada movimiento debe estar alineado con la visión general de la empresa y promocionado por un liderazgo muy involucrado y visible.
Herramientas que pueden impulsar la digitalización de la empresa
Existen herramientas digitales casi para cada necesidad, no solo para impulsar ventas o relaciones con los clientes; también para automatizar la gestión, mejorar la fabricación, agilizar la comunicación interna, facilitar el diseño de productos / servicios o mejorar la seguridad de los datos.
Todo depende, ya que las necesidades y las oportunidades obligan; pero en términos generales, una pyme que quiera seguir siendo competitiva y mejorar día a día en su negocio, debería valorar las siguientes prioridades; sin olvidar que la tecnología es un medio, no un fin.
Ofimática
Aunque obvio, no se puede dejar de lado la importancia de una base digital para el trabajo: Microsoft 365 u otras herramientas ofimáticas como procesador de texto, hoja de cálculo o programa de presentación; así como correo electrónico, una página web y, según el caso, un blog para generar contenidos y perfiles en las redes sociales más interesantes para el negocio. De este modo es posible cubrir necesidades básicas de inicio como es la comunicación con clientes potenciales o la gestión básica diaria de la empresa.
Sistema de Planificación de Recursos Empresariales
Un ERP debería ser el primer paso para la digitalización de una pyme porque, además de ser un sistema pensado para constituir el centro de la organización; es una tecnología muy madura con mucho recorrido. Los sistemas como Business Central permiten empezar con poco e ir creciendo con la propia empresa, así como gestionar todas las áreas de la compañía de forma centralizada, facilitando la comunicación, la colaboración, la automatización de tareas y la disponibilidad de información.
Automatización y digitalización administrativa
Las tareas que suponen una importante inversión de tiempo y que son absolutamente imprescindibles pero que, a su vez, no generan ningún valor añadido, deben automatizarse y agilizarse para ser más eficientes. La automatización de los procesos administrativos permite que el personal dedicado a ellos disponga de mayor capacidad para abordar cuestiones de impacto en la organización. Así, es habitual implantar herramientas digitales para la digitalización de facturas, firma electrónica de documentos, gestión de gastos de empleados o integración bancaria, entre otras.
Sistema de Gestión de Relaciones con Clientes
Una vez que los procesos básicos de la empresa están digitalizados, lo habitual es pretender dar un paso más en la mejora de las ventas. Para ello, un CRM como Dynamics 365 Sales es la herramienta clave, ya que permite registrar y controlar todas las interacciones con clientes potenciales y existentes; así como utilizar datos relevantes para mejorar los impactos y gestionar el embudo de ventas para aumentar así las posibilidades comerciales.
Comercio electrónico
Contrario a lo que se suele suponer, se trata de una alternativa de venta válida para todo tipo de empresas, tanto B2C como B2B. Al fin y al cabo, se trata de un «comercial» 24 horas, todos los días del año; capaz de adaptarse a los ritmos y necesidades de los clientes en tiempo real. También supone una importante ayuda en la gestión de documentos de venta, así como en la fidelización de usuarios cada vez más digitales. La conexión ERP – CRM – eCommerce es una clave de éxito para el presente y el futuro de cualquier negocio.
Cloud Computing
La nube ofrece una amplia variedad de capacidades que se pueden ir agregando a los procesos de la empresa en función de la fase en la que se encuentre. Uno de los principales usos que se le da al cloud en un primer momento es el almacenamiento y la distribución de información. De este modo se puede apostar (de forma total o parcial) por la movilidad, el teletrabajo o el smart working; con relativa facilidad, seguridad y datos actualizados en todo momento.
Inteligencia de Negocios
Con la cantidad de datos que generan el resto de herramientas, es preciso detectar aquellos que son útiles para recogerlos sistemáticamente, compararlos, analizarlos y visualizarlos de modo que permitan tomar decisiones clave de negocio. Con un software de Business Intelligence adecuado, se pueden formular hipótesis, buscar datos y detectar tendencias para reducir la incertidumbre y actuar de forma ágil ante los cambios del mercado.
Ciberseguridad
La creciente interconexión y el aumento de la generación de datos (así como su importancia), requiere de una seguridad a la altura: monitorización de amenazas, gestión de riesgos, servicios accesibles seguros, copias de seguridad, antivirus, etc. Los ataques son muy habituales y la mejor forma de atajarlos es la prevención, para evitar cortes en actividades vitales para la empresa o brechas de seguridad.
Bajo código
Las herramientas de bajo código (como Power Platform) permiten que cualquier persona, sin grandes conocimientos técnicos, pueda crear aplicaciones personalizadas, flujos de automatización de procesos, sistemas de análisis de datos y bots empresariales de manera sencilla y rápida para ayudar en sus procesos de trabajo diarios.
Inteligencia artificial
Los sistemas de inteligencia artificial actuales (como Copilot, ChatGPT o Gemini, entre muchos otros) ya son capaces liberar de una gran carga de trabajo a cualquier recurso profesional. Desde la generación de ideas o la ayuda para crear textos, hasta el análisis de datos complejos o la automatización de procesos rutinarios; la IA puede ayudar a aumentar la eficiencia, la competitividad y la agilidad en el trabajo diario.
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