Implantar un ERP es un proceso delicado que tiene sus dificultades. Esto es así, principalmente, por la capacidad de transformar procesos fundamentales de la empresa y la necesaria implicación de todas las partes de la compañía; con su personal y recursos. Por ello, iniciar ese camino es una decisión a tomar con conciencia; pero también se debe tener en cuenta que hacer un buen seguimiento de una implantación ERP es una de las claves de éxito para que la misma llegue a buen puerto.
A fin de cuentas, es lógico pretender sacar el máximo rendimiento de un proyecto que cuesta tanto desarrollar. Por ello a continuación ofrecemos una serie de consejos para hacer el seguimiento de una implantación ERP sin que se nos escape absolutamente nada.
Antes de la decisión
La empresa debe tener claro por qué. Sin conocer al dedillo el objetivo de la implantación será muy difícil realizar el seguimiento y, peor aún, no se sabrá si realmente ha merecido la pena el esfuerzo.
Pero no sólo es necesario establecer objetivos, también tenemos que conocer profundamente la situación de la organización, sus necesidades, problemas fundamentales y proyección a futuro.
La mejor forma de preparar el proceso es contar con un equipo que lo patrocine, supervise y desarrolle. Contando con un grupo de personas al cargo todo es más fácil, los procesos de decisión son más ágiles y aseguramos un control en todo momento. Además, estas posiciones de responsabilidad facilitan un punto centralizado para resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.
Antes de la implantación
Para ejecutar la implantación del ERP es necesario un colaborador clave: el partner. Buscarlo puede resultar complejo, pero encontrar el partner adecuado es una garantía de éxito. ¿Cómo hacerlo?
Primeramente, estableceremos un proceso en el cual, teniendo en cuenta las necesidades y características de la empresa; nos ayudará a encontrar el socio ideal. Los puntos clave del mismo son conocer el presupuesto y preparar la solicitudes de información.
Elaborar el presupuesto aproximado es importante a la hora de filtrar candidatos; pero también a la hora de evaluar los resultados posteriores. Si bien se puede ir ajustando con las aportaciones del implantador, es conveniente tener una horquilla en mente. Para ello, debemos tener en cuenta los costes (incluyendo posibles desviaciones) y, obviamente, los recursos disponibles.
Durante la implantación
En el momento en el que se va a iniciar el proceso de implantación propiamente dicho, es necesario que el equipo responsable libere su agenda de ciertas tareas. Para esto no sólo es necesario posponer algunos planes; también es necesario designar nuevos responsables para evitar que el trabajo inaplazable quede sin hacer. Aunque esta parte del proceso puede provocar fricciones en el equipo, es importante gestionarlas adecuadamente porque no es realista seguir con el trabajo habitual mientras nos hacemos cargo de un proceso de tal magnitud… y cumplir los plazos de todos los trabajos.
Fases de la implantación
Las fases habituales para implementar un ERP son cuatro:
- Kick off
Es la fase de análisis detallado que suele constar de una planificación en detalle y la consultoría. Esto permite cerrar las necesidades de la empresa para enfocar el proyecto.
- Desarrollo
En este momento se definen los procesos a adaptar en cada departamento y cómo se va a hacer la implantación. Aquí entra en juego el diseño, la migración de datos y la configuración del sistema.
- Puesta en marcha
Es el momento clave para realizar las adaptaciones y hacer un seguimiento escrupuloso. En este momento cobra especial importancia la formación a los usuarios y el arranque.
- Cierre
Con el cierre del proyecto se validan los trabajos realizados, se supervisa la actividad con el nuevo sistema y se da paso a la fase de mantenimiento y soporte.
En cualquier caso y puesto que el proceso de implantación dura varios meses (dependiendo de su complejidad), sin olvidar los objetivos generales y finales; es recomendable establecer subfases en el mismo. Cada subfase, con sus tiempos, objetivos y resultados. De este modo, la evaluación será más sencilla y ajustada durante el seguimiento de una implantación ERP. Las subfases deben iniciar y finalizar con hitos que ayuden a gestionar adecuadamente el tiempo y la evolución del proyecto, aunque independientemente de esto, establecer controles mensuales de seguimiento puede resultar de ayuda, sobre todo en las fases más largas. Esto ayuda a detectar rápidamente posibles desvíos, establecer mejoras en el proceso y realizar controles más sencillos. Huelga decir que los plazos deben ser realistas, para lo cual podemos apoyarnos en el equipo del implantador y su experiencia.
Plan de calidad
El plan de calidad es el corazón del proceso de seguimiento de una implantación ERP ya que identifica los controles a realizar. Básicamente, se puede dividir en tres elementos:
- Identificación.
- Necesidades.
- Estándares de calidad.
- Establecimiento de los controles.
- Tareas.
- Procedimientos.
- Objetivos.
- Acciones que aseguren el cumplimiento.
- Tareas.
- Efectividad de los controles.
- Calidad del proyecto.
- Procedimientos.
- Estándares de calidad.
Después de la implantación
La hora de la verdad en el seguimiento de una implantación ERP: ¿se han cumplido los objetivos? Sólo hay una forma de saberlo: estableciendo y midiendo unos indicadores para cada uno. En caso de que la implantación no sea satisfactoria (algo realmente complicado si el seguimiento ha sido el adecuado), la empresa debe conocer los motivos y buscar alternativas para dar solución a esa situación.
Pero no sólo debemos fijarnos en la consecución de los objetivos, ni si quiera sólo fijarnos en las mejoras obtenidas (aunque no estuviesen previstas o perseguidas por los objetivos): debemos valorar también si los costes en los que hemos incurrido son los adecuados.
Auditoría
Tras la implementación se pueden dar cambios muy notables en la organización, pero es recomendable definirlos y cuantificarlos. De ahí la importancia de una auditoría que determine si el proceso se ha cerrado adecuadamente.
Una auditoría de este tipo nos puede ayudar a determinar los siguientes pasos para profundizar en los cambios: integración con otras herramientas, capacidades superiores, mejora en modelos de negocio, etc.
Para realizarla es necesario contar con KPI’s (indicadores clave de rendimiento) en cada área afectada por el ERP. Cuanto más al detalle vayan mejor: podemos tener indicadores generales, por departamento, por proceso e incluso individuales.
Seguir estas recomendaciones puede ser la diferencia entre recuperar la inversión o perder dinero. No dudes en solicitar ayuda en este sentido cuando lo necesites.
Más información:
Principales errores al implantar un ERP.