La mayoría de las implantaciones de ERP que se tuercen no fallan el día del arranque. Fallan semanas antes, en decisiones pequeñas que nadie revisó; como un proceso que se dio por entendido o una migración de datos que se dejó para el final.
Hacer un buen seguimiento consiste en detectar esas desviaciones cuando todavía cuesta poco corregirlas. Esto es lo que conviene vigilar en cada momento del proyecto.
Antes de firmar por un nuevo sistema: escribir para qué
Parece obvio, pero es un paso que se suele saltar. Sin un objetivo escrito y medible, nadie podrá decir al final si el proyecto ha salido bien. ««»Tener un sistema más moderno»»» no es un objetivo; pero «cerrar el mes en la primera semana» o «dejar de mantener tres Excel de stock» sí pueden serlo.
Con los objetivos claros, toca decidir quién lleva el proyecto dentro de la empresa:
- Un responsable de proyecto con autoridad para decidir y tiempo real para dedicarle.
- Un patrocinador en la Dirección que desbloquee cuando haga falta.
- Usuarios clave de cada departamento, que saben cómo se trabaja de verdad en su área.
Y elegir al implantador. Aquí hay una pregunta que ahorra muchos problemas: ¿las personas que te venden el proyecto serán las que lo hagan? En IGN el mismo equipo que hace la venta realiza el análisis e implanta. Además, en la última fase de implantación se incorpora el equipo de soporte. Explicamos qué más preguntar a un partner en este artículo.
Durante el proyecto de implantación ERP
Un ERP se implanta por fases: análisis, configuración y desarrollo, migración de datos, formación y pruebas, arranque… Cada fase debe terminar con un hito concreto que alguien de la empresa valida y firma. Entre hito e hito, estas son las señales a vigilar:
- Decisiones pendientes. Una lista viva de lo que está sin decidir, con responsable y fecha. Si crece semana a semana, el proyecto se está frenando aunque el calendario diga otra cosa.
- Alcance. Cada petición nueva («ya que estamos, ¿podríamos…?») se apunta y se valora. Las que no son imprescindibles para arrancar van a una segunda fase.
- Dedicación de los usuarios clave. Es el recurso más escaso. Si no pueden liberar parte de su trabajo habitual, el proyecto se resiente y su trabajo también.
- Calidad de los datos migrados. Clientes duplicados, artículos obsoletos, saldos que no cuadran… Además de revisarlos, si se hace una primera carga de prueba, aparecen antes.
- Pruebas con casos reales. Un pedido real de principio a fin, desde la oferta hasta el cobro, revela más que cualquier demostración.
Aquí es cuando de verdad se nota si la instalación la vendió un comercial o el propio jefe de proyecto; cuando las promesas que se hicieron se ejecutan o se excusan.
El arranque de la plataforma: cuándo dar el sí
Antes de arrancar conviene responder a tres preguntas con un sí claro:
- ¿Están probados los procesos críticos (vender, comprar, facturar, cobrar, pagar)?
- ¿Cuadran los saldos migrados con el sistema anterior?
- ¿Saben los usuarios hacer su trabajo diario en el sistema nuevo?
Si alguna respuesta es no, retrasar unos días cuesta menos que arrancar con problemas. Las primeras semanas después del arranque son de estabilización, porque aparecerán dudas y pequeños ajustes. Es el momento en el que más se valora tener al lado al mismo equipo que conoce tu configuración, la empresa y a los usuarios.
Después: medir si la implantación ha merecido la pena
Con el sistema estable, se vuelve a los objetivos del principio y se mide. Algunos indicadores habituales:
- Días que se tarda en cerrar el mes.
- Horas dedicadas a tareas manuales que el ERP debía eliminar.
- Diferencias de inventario entre sistema y almacén.
- Plazo medio de cobro.
- Número de incidencias abiertas y tiempo de resolución.
Si un objetivo no se ha cumplido, hay que averiguar por qué para tratar de resolverlo: no es lo mismo un proceso mal configurado, una falta de formación de los usuarios o un objetivo que no era realista. También vale la pena apuntar las mejoras que no estaban previstas, porque suelen ser el punto de partida de la siguiente fase: integrar otras herramientas, automatizar más procesos o sacar partido a los datos con business intelligence.
El papel de IT en este cambio de software
En una pyme, el responsable de sistemas suele ser quien sostiene el proyecto por dentro. Le dedicamos un artículo propio: el rol del CIO en una implantación de Business Central.
Si estás preparando una implantación o tienes una en marcha que no termina de arrancar, podemos revisarla contigo. Habla con nosotros.