Si algo caracteriza a la hoja de cálculo (como Excel) que utilizamos diariamente, es la sencillez de uso, al alcance de cualquier trabajador que le haya querido dedicar un mí­nimo de tiempo a la exploración de la herramienta. Estos recursos están muy extendidos en el mundo de la empresa, combinando esa facilidad de uso con un gran potencial para el cálculo, análisis y estructuración de la información.

Pero una hoja de cálculo no es el comodí­n para todo, no podemos confiar ciertas operaciones de nuestro dí­a dí­a a la sencillez de Excel, ya que nos podrí­a llevar a cometer demasiados errores.

Cuanto más utilizamos un servicio y más cómodos nos encontramos con el mismo, es habitual tener la tendencia a expandir su uso, incluso para cuestiones que se alejan de las tareas para las que fue creado. Entre los ejemplos más habituales podemos encontrar la realización de previsiones. En este caso concreto que exponemos, una hoja de cálculo puede ser de gran utilidad como elemento de apoyo, pero nunca debería cubrir esa función principal, por no aportar una garantía total. Su uso está limitado principalmente por la necesidad de actualización continua de los datos necesarios, que otras herramientas más potentes y diseñadas para tal efecto, pueden realizar automáticamente en tiempo real (como un software de Business Intelligence). De este modo, las cuestiones a analizar mediante una hoja de cálculo se tornan obsoletas en un mí­nimo perí­odo de tiempo, por lo que las decisiones a tomar pueden no estar acordes con la situación real de la empresa, con los riesgos que eso implica.

Otro problema de utilizar estos programas para todo lo encontramos con la falta de operatividad. Si bien la integración de Excel en diversas herramientas es uno de sus puntos fuertes, también es cierto que no tiene capacidad para la toma de acción directa en base al análisis o la previsón. De este modo, no se puede automatizar una tarea concreta, planificar acciones a futuro o distribuir de forma eficiente la información como sí­ permite un software ERP o CRM.

Aprender a sacar el máximo partido de herramientas como Excel puede ayudar a mejorar la productividad y facilitar el trabajo diario, siempre y cuando su uso no se extienda a tareas para las que no cuenta con la capacidad necesaria. Por este motivo, se hace necesaria una reflexión acerca de las necesidades de la empresa (o un puesto de trabajo en concreto) y las posibilidades existentes para cubrirlas mediante procesos, herramientas y sistemas de trabajo determinados.